benchmarking na advocacia

O que é benchmarking na advocacia e como colocar em prática

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Benchmarking significa referência, ou mais especificamente, marca de referência. Portanto, o benchmarking na advocacia é justamente fazer uma comparação entre o seu escritório e suas estratégias com as adotadas e praticadas por outros escritórios de advocacia concorrentes.

Advogar não se resume a saber de leis, doutrina, jurisprudência, ou ter boa oratória e capacidade de argumentação. Também é gerir o escritório, os clientes, as equipes, os recursos e o tempo. Envolve, ainda, planejamento, estratégia, marketing, branding, posicionamento de mercado e inovação.

Resumindo, advogar é tudo isso e mais um pouco. Em um contexto de mudanças, então, esses desafios se tornam ainda mais relevantes e indispensáveis para o segmento jurídico. 

Contudo, fica uma pergunta: será que estamos adotando as melhores práticas na advocacia? O que fazemos hoje e a forma como o fazemos podem ser considerados como os mais eficazes ou eficientes? Como podemos buscar aprimoramento, melhoria contínua e a excelência das nossas atividades em busca de maior produtividade, rentabilidade e competitividade?

É por isso mesmo que precisamos falar de benchmarking na advocacia. 😉

Neste artigo, você entenderá o que é benchmarking, quais as suas vantagens para uma advocacia mais estratégica e como deve ser feito para que seja, de fato, eficaz.

Para facilitar a leitura, você pode navegar pelo conteúdo clicando nos tópicos abaixo:

  1. O que é benchmarking na advocacia?
  2. Benefícios do benchmarking na advocacia
    2.1. Aprimoramento na qualidade dos serviços
    2.2. Aumento do desempenho
    2.3. Redução na curva de aprendizado
    2.4. Autoconhecimento
    2.5. Melhora na experiência dos clientes
    2.6. identificação de oportunidades
    2.7. Inovação
  3. Como fazer benchmarking na advocacia
    3.1.Defina o objeto de benchmarking
    3.2.Organize informações em indicadores
    3.3.Escolha os escritores-referência e colete informações
    3.4.Realize as pesquisas
    3.5.Compare as informações
    3.6.Crie um plano de ação e execute-o
    3.7.Repita todo o processo
  4. Resumo do conteúdo

O que é benchmarking na advocacia?

Benchmarking vem da palavra benchmark, que significa marca ou ponto de referência. A ideia do benchmarking na advocacia é, justamente, fazer uma comparação entre o seu escritório, suas operações e seus processos internos com os adotados e praticados por outros escritórios concorrentes, que podem ser considerados como escritórios-referência. 

Por meio do benchmarking você pode medir qualidade, custo, tempo, eficácia, eficiência, desempenho e níveis de satisfação dos clientes, por exemplo. 

Portanto, com essa prática comparativa, o objetivo é obter ideias para melhoria na gestão, no planejamento e execução de estratégias, redução de custos operacionais e aumento da excelência dos serviços.

A lógica do benchmarking é muito simples: só sabemos, de fato, se somos bons ou excelentes em algo, a partir de uma referência que nos permita a comparação. 

Dessa forma, nós só podemos enxergar com clareza se estamos bem posicionados no segmento da advocacia conhecendo sobre aqueles que concorrem conosco. O que eles têm feito? Como eles têm feito? O que pretendem fazer? Em que estão investindo? Quais práticas somos diferentes? Em que são melhores do que nós? Por que fazem determinada coisa da forma como fazem?

Enfim, o benchmarking na advocacia gira em torno dessas investigações e tem tudo a ver com inteligência competitiva. Em tempos de  concorrência acirrada e de transformações disruptivas, manter uma postura míope e self-oriented na advocacia pode ser fatal. 

Por isso, é preciso se atentar cada vez mais aos movimentos, às tendências, às melhores práticas que podem e devem ser adotadas para desenvolver uma advocacia mais estratégica, inteligente e competitiva

Benefícios do benchmarking na advocacia

Os principais benefícios do benchmarking na advocacia são: aprimoramento na qualidade dos serviços; aumento do desempenho; autoconhecimento; redução da curva de aprendizagem; melhoria na experiência do cliente; identificação de oportunidades e inovação. Confira cada uma delas abaixo:

Aprimoramento na qualidade dos serviços

Basicamente os tipos de serviços jurídicos oferecidos pelos escritórios são muito semelhantes uns dos outros. Isso porque a fonte desses serviços está fundamentalmente na mesma lei, doutrina e jurisprudência. 

No entanto, alguns escritórios se destacam sobre outros porque adotam formas diferenciadas de entregar estes mesmos serviços. Pode ser no atendimento, no relacionamento, no design das entregas, na comunicação leve e assertiva, nos “mimos” adicionais que oferecem além de um trabalho legal bem feito, entre outras práticas. 

Por isso, parta o tempo todo do pressuposto de que as coisas sempre podem ser melhoradas. Esse tipo de pensamento nos ajuda a buscarmos aperfeiçoamento constante rumo à excelência.

Aumento do desempenho 

A comparação de práticas junto a escritórios-referência pode ajudar a identificar eventuais gaps de produtividade, lucratividade e rentabilidade. 

As boas práticas adotadas por esses escritórios podem indicar quais são os elementos essenciais em nossa gestão que precisam de melhoria, os gargalos que reduzem a nossa eficiência e os aspectos que levam ao desperdício de produtividade e rentabilidade.

Assim, essas práticas permitem que o escritório seja melhor gerenciado.

Redução da curva de aprendizagem

Ao observar os resultados já atingidos por escritórios-referência com a adoção de certas estratégias, você pode reduzir a sua curva de aprendizagem. 

Aquilo que precisaria ser pensado, criado e planejado do “zero”, poderá ser levado diretamente para o plano da ação e execução por meio do benchmarking para escritórios de advocacia.  

Logo, ao envolver equipes na execução, estas poderão ficar mais motivadas e entusiasmadas diante de objetivos concretos, comprovadamente já alcançados por outros escritórios. 😉

Autoconhecimento

O benchmarking na advocacia possibilita retratar a realidade do seu escritório dentro do segmento jurídico. 

Além disso, permite que você visualize quais são os pontos fortes do seu escritório que merecem ser mantidos e continuamente investidos, bem como os pontos fracos que fragilizam o seu posicionamento estratégico no mercado e que devem ser trabalhados. 

O autoconhecimento é o ponto de partida para qualquer ação e ele deve partir de critérios externos e objetivos, e não de “achismos” subjetivos.

Melhora na experiência do cliente

Em última instância, o desejo de todo escritório é oferecer uma experiência de excelência aos seus clientes

Por meio do benchmarking, você pode obter informações sobre como os escritórios-referência estão viabilizando a satisfação dos seus clientes e recebendo feedbacks positivos. 

Assim, analise quais são as técnicas de abordagem, prospecção, atendimento e relacionamento que adotam com relação aos clientes. A forma como fazem as coisas também poderá revelar, indiretamente, as preferências e as necessidades dos clientes jurídicos e inspirá-los nas suas melhorias.

Identificação de oportunidades

O benchmarking na advocacia possibilita, também, identificar tendências e oportunidades no mercado

A movimentação dos concorrentes para determinadas direções são informações valiosas que podem levar a nichos não explorados, novas áreas de atuação e mercados pouco acessados. 

Inovação

Há, ainda, um benefício do benchmarking em sentido oposto: dar uma olhada nos concorrentes justamente para verificar o que eles “não fazem”. 

O fato de sermos muito parecidos uns com os outros nos dá a vantagem de termos um mar disponível para inovações. Inovar é, basicamente, criar algo novo que gere valor

Você só saberá o que é novo ao ter a referência do que é velho. Observe o que o mercado jurídico não oferece e inspire-se para desenvolver formas inovadoras e diferenciadas de advogar.

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Como fazer benchmarking na advocacia em 7 passos

Confira os 7 passos para fazer benchmarking na advocacia

1. Defina o objeto de benchmarking

O primeiro passo para o processo de benchmarking é a definição do seu objeto. Para quais aspectos do seu escritório você buscará a comparação? 

Para essa definição, concentre-se em atividades, processos internos, práticas e estrutura que geralmente demandam altos custos, volume ou investimento. 

Também verifique quais são os procedimentos que mais têm gerado perdas, ineficiências e retrabalhos. Em poucas palavras, identifique quais são os aspectos mais críticos para o sucesso da advocacia. 

2. Organize informações em indicadores

A premissa básica de qualquer estratégia em gestão é a de que não gerenciamos aquilo que não medimos. 

Após definir sobre quais aspectos da advocacia vamos aplicar o benchmarking, devemos organizar essa informação em forma de indicadores ou métricas, ou seja, em algo que possamos efetivamente medir e comparar.

Na advocacia, há alguns exemplos de indicadores-chave (KPI’s – Key Performance Indicators –  Entenda mais sobre os KPI’s aqui) que são geralmente críticos: horas trabalhadas, cumprimento de prazos, receita recorrente, nível de ociosidade, custos fixos, ticket médio de vendas, investimento em prospecção, grau de satisfação dos clientes, dentre outros.  

3. Escolha os escritórios-referência e colete informações

Escolha 3 a 4 escritórios que possam servir de referência (benchmark) para a avaliação comparativa desses indicadores. Como dica, nesta fase, vá além do próprio segmento da advocacia. 

Por isso, dê uma olhada em outros segmentos que também podem proporcionar informações comparativas relevantes para indicadores semelhantes.

Como as empresas de outros segmentos gerenciam o nível de ociosidade, por exemplo? O que fazem para reduzir custos fixos? Qual a forma mais eficiente de investimento em prospecção e marketing que adotam? Que fatores determinam uma experiência de excelência dos clientes naquele mercado?

4. Realize as pesquisas

Esta é a fase da efetiva pesquisa e coleta de dados para comparação. Você pode recorrer a fontes como notícias, artigos, relatórios, websites, blogs, base de dados, como também buscar essas informações em eventos, palestras, webinars, talks e entrevistas.  

Um bate-papo informal com colegas de outros escritórios é muito válido e eficaz. Observar como são tratadas as mesmas questões pela advocacia de outros países também pode ser inspirador. Não se esqueça, ainda, de explorar informações de outros segmentos, oportunamente.

5. Compare as informações

Feito o levantamento de informações, organize-as em uma planilha comparativa. Identifique lacunas, falhas e pontos de melhoria do seu escritório. Tente constatar, também, as razões que geram essas lacunas para que você possa tratar as causas, e não apenas as consequências.

Procedendo à comparação, registre as conclusões para que você tenha em mãos a síntese dos pontos essenciais extraídos do processo de benchmarking na advocacia.

6. Crie um plano de ação e execute-o

Uma vez identificados os pontos de melhoria, é preciso efetivamente agir. Crie um plano de ação para cada conclusão que foi gerada do processo comparativo

Quais são as mudanças necessárias? Faça um planejamento estruturado: o que fazer, por que fazer, como fazer, quando fazer, quem vai fazer e quais são os custos envolvidos. 

Evidentemente não podemos parar no planejamento. Por isso, implemente as mudanças projetadas. Monitore, avalie, meça e acompanhe os resultados. 

Veja como o 5W2H na advocacia pode ajudar a iniciar o seu projeto.

7. Repita todo o processo

O benchmarking é um processo de aprimoramento. Não é algo a ser feito pontualmente. Pelo contrário, deve ser realizado de tempos em tempos. 

Essa necessidade se justifica pelo fato de estarmos inseridos em um contexto de mudanças contínuas. O mundo muda o tempo todo, a advocacia muda, os clientes mudam e as boas práticas também. 

Revisite o que foi implementado, reavalie. Esteja sempre de olho nas tendências do mercado e dos concorrentes. Adeque e ajuste o que for preciso. Aperfeiçoe as melhores práticas. Incorpore a prática do benchmarking na própria atividade de advogar.

Resumo do conteúdo

Benchmarking não é um simples ato de imitação ou “espionagem” sobre a grama alheia. É uma prática estratégica válida e eficazmente adotada por empresas de todos os segmentos, e tem como objetivo aprimorar as suas atividades e seus negócios. 

Na advocacia, pode representar uma ótima ferramenta de melhoria e gestão estratégica, se corretamente aplicada. Orientar-se por meio de boas referências, não apenas para aprender, mas também para se inspirar em inovações. Faz parte de advogar com mindset progressivo e elástico, tão necessário nesta nova economia. 

“Sempre é o outro quem nos torna melhores”. Essa é a verdade em qualquer ambiente competitivo, e na advocacia não é diferente.

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