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5 dicas de como gerenciar projetos na advocacia na era digital

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Abrir um escritório de advocacia na era digital pode até ter se tornado uma tarefa mais simples nos últimos anos. Mas mantê-lo em pleno funcionamento com bons resultados continua sendo uma árdua missão.

Muitas vezes, o fracasso, assim como o não desenvolvimento profissional de inúmeros colegas advogados, não guarda nenhuma relação com o Direito, e sim com a falta de uma boa gestão. No mercado jurídico atual, saber gerenciar projetos no meio digital pode ser um diferencial matador para você que não quer entrar para as estatísticas de escritórios e advogados frustrados.

Por isso, se você quer entender um pouco mais sobre como gerenciar projetos na advocacia para oferecer serviços jurídicos com excelência, navegue comigo nas próximas linhas deste artigo! 😉 

Neste texto você confere:

Inicialmente, vamos entender o que são projetos e a importância de aplicar esse conceito na advocacia no meio digital. Em seguida, darei 05 dicas de como aplicar métodos de gestão projetos que podem impactar a sua forma de trabalho na advocacia na era digital:

  1. Utilização de um bom software jurídico
  2. Método OKR
  3. Método Cascata
  4. Método Iterativo e Incremental
  5. O Princípio de Eisenhower

Vamos em frente! Se você preferir, pode navegar pelo menu clicável acima. 

O que é um projeto na advocacia?

Para os objetivos do nosso artigo, podemos conceituar projeto como um conjunto de ações necessárias para a realização de um produto, serviço específico.

Precisamente, no campo da advocacia, podemos definir projeto como um empreendimento temporário de atividades organizadas, com início, meio e fim, para se alcançar determinada solução.

E qual a importância da gestão de projetos na advocacia?

Compreendido o conceito de projeto, desafio você a analisar, neste momento, os principais desafios do seu modelo de negócio jurídico.

Quais são os maiores problemas enfrentados hoje na sua advocacia? 

Dificuldades na captação de clientes? Queda na margem de lucro em razão da inadimplência? Excesso de tarefas e prazos para cumprir e pouco tempo sobrando para investir em marketing jurídico e fazer a sua advocacia crescer?

Você costuma iniciar o dia trabalho seguindo o rumo das tarefas urgentes e se sobrar algum tempo se dedica ao restante? Até quando a sua advocacia vai ficar andando nesse círculo incessante e sem rumo certo?

Para fazer o seu modelo de negócio jurídico funcionar como um empreendimento saudável e que não sirva apenas para pagar os seus boletos é preciso ir além do direito e aprender a fazer uma boa gestão de projetos na advocacia na era digital.

Uma vez identificados e listados os maiores problemas a serem enfrentados em seu modelo de negócio, o próximo passo é definir um método de gestão de projetos para cada situação. Isso servirá de guia para solucionar esses entraves.

Como organizar projetos na advocacia na era digital

A organização do trabalho por meio de projetos pode fazer toda a diferença nos resultados que você pretende entregar não apenas para os seus clientes, mas para a sua própria advocacia em termos de satisfação profissional.

E para mostrar como isso é possível e vou dar algumas dicas de como gerenciar projetos na advocacia na era digital, trazendo exemplos práticos de aplicação. Confira!

1. Utilização de um bom software jurídico

A primeira ação e, certamente, a mais importante em termos de gestão de projetos na advocacia na era digital é a escolha de um bom software jurídico.

E aqui se engana quem pensa que só os escritórios bem estruturados fisicamente devem contar com esse tipo ferramenta. O colega advogado autônomo que trabalha sozinho e conta com um bom software jurídico, certamente já está vários passos à frente de muitos escritórios em termos de gestão de projetos na advocacia.

A utilização de um sistema para advogados é fundamental para a administração de dados do seu negócio e para a consequente tomada de decisões com qualidade.

A título de exemplo, em nosso escritório utilizamos o Astrea como principal ferramenta de auxílio no gerenciamento de projetos, uma vez que se trata de um software jurídico web completo que reúne todas informações do nosso modelo de negócio em uma única plataforma.

Por meio do Astrea nós gerenciamos todos os casos e processos judiciais e extrajudiciais, controle de prazos, publicações, distribuição e cumprimento de tarefas de todos os advogados, parceiros e colaboradores. Também fazemos a gestão de contatos dos clientes, reuniões, eventos, atendimentos, além da administração financeira do escritório.

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Na advocacia na era digital é fundamental ter na palma das mãos o controle das informações de tudo aquilo que envolve o seu negócio jurídico.

Somente a partir desse controle será possível tomar as melhores decisões dentro de qualquer projeto em seu negócio, organizar tarefas por grau de importância e urgência e definir as estratégias mais efetivas para se atingir os seus objetivos na advocacia.

Leia também: Como fazer gestão de projetos com um software jurídico

2. Método OKR

O OKR (Objectives and Key Results) é um método de definição e acompanhamento de metas. Foi criado pela Intel e disseminado pelo mundo através de grandes empresas e pode ser perfeitamente aplicado na advocacia na era digital. 

É uma estratégia de gerenciamento que pode alavancar o crescimento do seu escritório. Afinal, não podemos esquecer que todo escritório de advocacia tem a essência de uma empresa. Assim, o lucro financeiro deve figurar entre os principais objetivos do seu negócio jurídico.

Por meio do método OKR na advocacia você pode criar uma projeção anual ou semestral para a sua advocacia, estabelecendo um objetivo principal e metas a serem cumpridas para que esse resultado se concretize.

Essa projeção pode ser um objetivo financeiro, organizado por metas de venda de determinado serviço a novos clientes ou até mesmo da realização de uma segunda venda para clientes antigos do seu escritório. Por isso, é importante ter em pleno funcionamento um bom software jurídico, mantendo o sistema sempre alimentado e atualizado, registrando cada passo rumo aos seus objetivos. 

Pensando em facilitar o seu planejamento com o método OKR na advocacia na era digital, a equipe da Aurum elaborou um kit de materiais sobre o assunto. Com ele, você pode definir e acompanhar metas, garantindo foco para seus projetos. Para acessar, é só clicar abaixo:

baixar kit de planejamento de metas na advocacia com OKR

3. Método Cascata

O método cascata, também conhecido como clássico ou tradicional, costuma ser usado para gerenciar projetos que possuem um problema bem definido e que são compatíveis com a divisão de tarefas ou etapas de realização.

Resumidamente, esse método pode ser aplicado sempre que for necessário passar por determinadas fases ou etapas de realização de forma sequencial até se chegar ao resultado ou objetivo previamente definido.

Por exemplo, em nosso escritório aplicamos o método cascata na fase inicial de execução em diversos trabalhos. Por exemplo: entre o fechamento de cada contrato e a entrega do serviço inicial, seja judicial ou extrajudicial.

Para cada tipo de demanda, nós temos uma ordem lógica de tarefas pré-definidas em nosso sistema e que devem ser executadas, desde o envio e recebimentos dos documentos iniciais para cada cliente, passando pela análise e estudo de cada demanda, pela elaboração de minutas, pareceres ou petições iniciais até a entrega ou protocolo físico ou eletrônico das peças.

Esse controle de tarefas sequenciais pelo método cascata pode ser perfeitamente aplicado e administrado por meio do Astrea, que oferece diversos recursos no gerenciamento de tarefas e prazos.

Por exemplo, após tratar uma publicação e definir determinado prazo no sistema, você pode definir as tarefas necessárias para o cumprimento daquele prazo, delegando ações para seus colaboradores e classificando cada ação conforme o grau de prioridade.

Leia também: Como otimizar a divisão de tarefas em diferentes rotinas com o Astrea

4. Método Iterativo e Incremental

Se o método cascata é focado em projetos sequenciais, com começo, meio e fim, o modelo iterativo e incremental propõe um ciclo de atividades menor e constante.

O termo interação refere-se justamente a uma repetição cíclica e contínua de determinadas ações. Já o termo incremental remete à entrega de cada parte útil do projeto, ou seja, os “incrementos” decorrentes de cada iteração.   

É como um ciclo de atividades que se repete várias vezes e, no fim de cada um, acontece uma entrega funcional. Trata-se de um método muito útil para gerenciar projetos auxiliares para o sucesso da sua advocacia na era digital, como no marketing e produção de conteúdo jurídico.

Lembra-se do método OKR? Então, muitas vezes, para se alcançar os objetivos definidos em um projeto maior de crescimento da sua advocacia, será necessário se valer de entregas cíclicas em subtarefas que vão te aproximar dos resultados esperados.

A prospecção efetiva de clientes e um projeto de construção de autoridade na advocacia, por exemplo, podem ser perfeitamente administrados pelo método iterativo e incremental.

A título de exemplo, com base nesse método você pode organizar uma agenda de produção conteúdos específica para impactar o seu público e delegar as iterações para que cada colaborador do seu escritório possa produzir incrementos fortalecendo o projeto final de marketing jurídico.

5. O Princípio de Eisenhower (Urgência X Importância)

Agora lhes apresento um dos meus métodos favoritos para gerenciar projetos na advocacia na era digital: o Princípio de Eisenhower. 

Dwight D. Eisenhower foi um general de cinco estrelas do Exército Americano que se tornou o 34º presidente dos EUA em 1953, permanecendo no exercício de seu mandato até o ano de 1961. A ele é atribuída a seguinte frase: 

O que é importante é raramente urgente, e o que é urgente é raramente importante”.

Os seus ensinamentos foram reproduzidos com excelência por Stephen R. Covey no best seller “Os 7 hábitos das pessoas altamente eficazes”.

Na obra, o autor deixa claro o poder de priorizar tarefas conforme a Matriz de Eisenhower, que orienta a organização de tarefas a partir da classificação entre urgentes ou importantes.

Tudo bem, mas o que isso tem a ver com a gestão de projetos na advocacia na era digital?

Tudo meus amigos! Afinal de contas, o principal ativo de qualquer advogado é o tempo.

Na advocacia eu afirmo que, em regra, uma tarefa urgente é uma tarefa importante que você não realizou anteriormente por falta de uma boa gestão de projetos.

O advogado tem que ser um profissional dinâmico. Muitos colegas, sobretudo no início da carreira na advocacia, acumulam funções diversas em seu escritório e que vão muito além do que a faculdade de direito ensina. 

Por isso, a aplicação do Princípio de Eisenhower em seus projetos pode ajudar a tirar a sua advocacia do caos e tornar a sua forma de trabalho mais produtiva.

No desespero da rotina intensa da advocacia na era digital e com a pressão do cumprimento de prazos e da exigência de atenção dos clientes, muitas tarefas importantes acabam sendo deixadas de lado e os advogados seguem diariamente fazendo apenas o que se apresenta como urgente.

Como medida de solução, a aplicação da chamada Matriz de Eisenhower é fundamental para manter o foco da sua advocacia naquilo que é importante e evitar que tudo se transforme em urgência amanhã.

Matriz de Eisenhower para gerenciar projetos na advocacia na era digital

A Matriz de Eisenhower tem como finalidade a organização de sua rotina e de seus projetos. Com ela, é possível priorizar as tarefas de acordo com seu grau de importância e urgência a partir de um quadrante fragmentado em dois eixos (vertical e horizontal). Confira na imagem:

Matriz de Eisenhower

Essa matriz pode servir de guia para ter maior produtividade na gestão de qualquer projeto dentro da advocacia na era digital.

É bem comum encontrar colegas advogados que passam boa parte de seu tempo cumprindo tarefas do “Quadrante I”, ou seja, apagando incêndios e gerindo crises. Tipo aquele prazo que você não fez com antecedência e agora está apertando seu dia.

Quando não estão presos no quadrante das crises pela má-gestão do tempo, muitos colegas estão transitando incansavelmente entre os “Quadrantes III e IV”.

Por um lado, são várias interrupções no meio do dia com tarefas até urgentes, mas não importantes naquele momento, como telefonemas, WhatsApp de clientes, checagem excessiva de e-mails entre outras situações que poderiam esperar.   

Por outro lado, são tarefas sem importância e nenhuma urgência, o famoso tempo mal gasto como o uso excessivo das redes sociais e outros fatores de distração que comprometem a produtividade do advogado.

Foco no “Quadrante II”

De nada vai adiantar definir metas e planejar projetos dentro da advocacia, se o seu foco não estiver no “Quadrante II. O sucesso para gerenciar projetos na advocacia na era digital passa necessariamente pelo foco nas tarefas importantes e que podem ser realizadas em tempo hábil.

Em regra, esse segundo quadrante é esquecido por não ter a aparência de urgência. Mas aqui está o segredo da produtividade!

É no “Quadrante II” que conseguimos alavancar os projetos na advocacia, pois aqui temos tempo hábil para executar as tarefas estratégicas com qualidade, avaliar os riscos, desenvolver competências e evitar que aquilo que é importante hoje se transforme em uma crise de urgência amanhã.

Em nosso escritório, o Princípio de Eisenhower é o ponto de partida para executar, programar ou delegar qualquer tarefa. 

O Astrea é um importante aliado nessa estratégia de gestão da advocacia na era digital, pois o sistema nos permite classificar as tarefas por grau de importância, definir datas de realização, envolver responsáveis e separar em listas de assunto. Além disso, oferece recursos de etiquetas personalizadas para que você possa organizar o trabalho conforme a linguagem do seu time de colabores.

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Reprograme a sua advocacia na era digital

A minha missão aqui não foi esgotar o tema, mas sim apresentar a vocês algumas estratégias e métodos para gerenciar projetos na advocacia na era digital.

A evolução das formas de trabalho exige que nós advogados façamos uma reprogramação periódica da nossa advocacia, buscando amparo em outras áreas do conhecimento.

Então, não importa se você está começando ou se já é um veterano da profissão, pode ter certeza que a definição de métodos, a organização física e virtual do seu escritório, o planejamento racional e a execução com foco no que realmente é importante vão colocar sua advocacia na prateleira de cima.

Mais conhecimento para você

Se quiser ler mais dicas sobre advocacia na era digital, indico os seguintes conteúdos aqui do blog da Aurum:

E aí, o que achou do conteúdo? Compartilhe com a gente nos comentários abaixo suas dúvidas e experiências sobre projetos na advocacia. Vamos adorar trocar ideia sobre o assunto. Até a próxima! 😉

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