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5 motivos para criar rotinas de escritório de advocacia

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Num primeiro momento, pensar em estabelecer rotinas de escritório de advocacia pode parecer um esforço desnecessário. Afinal, com tanta demanda para atender, tantos processos e clientes para se preocupar, não dá para perder tempo pensando em sistematizar o dia a dia do escritório, certo? Bom, não exatamente.

Podemos dizer que, mesmo que você ainda não tenha refletido sobre isso, a rotina acontece. E está presente nas atividades e ações que se repetem no dia a dia. Então, por que planejar as rotinas de escritório? A resposta vem clara e sem rodeios: para melhorar a produtividade, a organização e a gestão do tempo. E esses ganhos podem ser sentidos tanto na sua atividade individual como em todo o fluxo de trabalho do escritório. Parece bom, né?

Para ajudar você a mergulhar ainda mais fundo nesse assunto e a entender as vantagens de criar rotinas de escritório de advocacia, preparamos uma lista com 5 motivos. Para saber quais são, é só continuar a leitura. 😉

5 razões para criar rotinas de escritório de advocacia

Facilitar a cobrança de honorários

Para o cliente, é importante saber exatamente como essa cobrança acontece e como pode ser paga. Para o advogado, ser claro e elegante no momento da cobrança é mais uma oportunidade de mostrar a qualidade do trabalho. Dessa forma, criar um modelo de relatório adaptável, tomar cuidado com a aparência e, principalmente, com a apresentação desse documento é essencial.

Pense como seria se você, ao contratar um serviço de longo prazo, recebesse diferentes formas de tratamento e vários modelos de relatórios de uma mesma empresa. Como esse tipo de comportamento soa para você? Além de causar boa impressão e investir na fidelização de clientes, inserir o uso de modelos de relatórios na sua rotina é importante também para tornar a repetição dessa atividade para outros clientes mais ágil, sem perder a qualidade, o cuidado e a eficiência.

Aumentar a agilidade no contato e aproximar o cliente

O atendimento ao cliente é uma das etapas mais sensíveis do trabalho do advogado. É preciso ter zelo, cuidado e estratégia. Sim, estratégia! Mais do que apenas oferecer um bom atendimento, é importante pensar no processo de fidelização (sobre o assunto, indicamos um ebook com ótimas dicas práticas). E, nesse sentido, criar rotinas de escritório de advocacia que facilitem a obtenção e a retenção dos dados dessas pessoas é um ótimo começo.

Mas de nada adianta ter um banco de dados e uma imensa lista de contatos se você não as utiliza para o bem do seu negócio jurídico, certo? É aí que entra a importância de estabelecer dias e horários na semana para se dedicar ao follow up. O Thiago Luna, advogado parceiro de conteúdo aqui do blog, fez um vídeo sobre isso. Vale a pena dar uma olhada. 😉

Ter mais eficiência no relacionamento com a equipe e com os colaboradores do escritório

Quantas horas da semana você passa em reuniões com a sua equipe? Como você acompanha o trabalho dos seus colaboradores? Fixar dias na semana para os diferentes tipos de atividade pode resultar em uma grande diferença no engajamento da sua equipe, no atingimento de metas e no seu relacionamento com as pessoas que trabalham com você.

Aqui na Aurum, por exemplo, como já falamos neste artigo sobre gestão horizontal, planejamos na segunda-feira e celebramos na sexta. A segunda também é o dia que paramos para avaliar as nossas metas e definir estratégias para alcançá-las. Esses compromissos estão fixados na agenda dos nossos colaboradores e fazem parte da nossa rotina. Que tal criar rotinas de escritório de advocacia para manter o alinhamento da sua equipe e alcançar seus objetivos?

Criar um fluxo de trabalho consistente

Existem atividades que são diárias, outras semanais, algumas mensais ou trimestrais e também aquelas semestrais ou anuais. Identificar os tipos de atividades e a periodicidade de cada uma é fundamental para estabelecer rotinas de escritório de advocacia eficientes, capazes de contagiar toda a equipe.

É claro que estabelecer um fluxo de trabalho dá trabalho, com o perdão do trocadilho, e necessita impulso para quebrar a inércia. Mas, por experiência própria, nós garantimos que funciona. Até porque o tempo e a repetição vão deixando a rotina mais prática e intuitiva. E, quando se percebe, a produtividade subiu a curva para não descer mais.

Identificar os pontos de atenção

O processo de estabelecer rotinas de escritório de advocacia é uma ótima oportunidade para descobrir pontos a serem melhorados. No meio do caminho você pode perceber, por exemplo, que, para dar conta de todas as atividades da sua rotina, você precisaria de algumas horas a mais no dia.

Como já falamos várias vezes, ter noção do problema é metade do caminho para a solução. A boa notícia é que, para melhorar questões como a falta de tempo, podemos contar com a tecnologia. Atualmente, existem vários aplicativos que simplificam a rotina e ajudam a otimizar o cotidiano. Aqui no blog já indicamos muitas ferramentas (aqui, aqui e aqui).

Também recomendamos o caso do advogado Thiago Possiede, que apostou na tecnologia para melhorar a rotina do seu escritório. 🙂

Agora é a sua vez! Como você administra a rotina do seu escritório de advocacia? Quais são seus desafios? E seus acertos? Conte a sua história para a gente aqui nos comentários 😉

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