Organização advocacia

4 dicas de organização para seu escritório de advocacia

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Existe um ditado bastante conhecido que diz “cluttered life, cluttered mind”, ou, em tradução livre, “vida bagunçada, mente bagunçada”. Podíamos esticar um pouco mais a expressão e incluir: mente bagunçada, ambiente bagunçado. O seu espaço profissional pode dar boas dicas sobre a sua personalidade e como você trabalha. O que seu escritório conta sobre você e a sua equipe? Se quanto mais coisas você faz, mais “concorrida” fica a sua mesa e mais “volumoso” parece o seu dia, é hora de parar alguns minutinhos para refletir sobre como a sua forma de se organizar tem interferido na sua rotina e na rotina das pessoas que dividem o local com você.

Você sabia que um ambiente de trabalho organizado pode proporcionar um ganho de tempo em mais de 40%? Pois é! Já um ambiente desorganizado pode ser um dos grandes responsáveis por baixar sua motivação, reduzir sua produtividade e até interferir na qualidade do seu trabalho. O espaço à nossa volta influencia bastante em como o nosso cérebro percebe e conduz as atividades. Por isso, é interessante pensar no seu escritório como um espaço propício para que você realmente trabalhe e faça o que é importante!

Afinal, você acumula muitas funções e a sua mesa não deve ser um lembrete de que não é possível fazer tudo ao mesmo tempo. Em vez disso, ela pode contar uma história muito melhor: a de que tudo tem a sua hora e todas as atividades serão feitas seguindo uma ordem de prioridade. Assim, a sua mente fica livre para agir e o seu tempo é valorizado. Então, que tal mudar o mapa mental e começar, a partir de já, a criar uma cultura de organização e produtividade no seu escritório de advocacia? Separamos algumas dicas que vão ajudar você nesse processo!

Deixe por perto apenas o que é necessário

Será que você precisa mesmo de tudo o que está no seu escritório? Sem que você perceba, as coisas podem tomar o espaço da sua produtividade. Portanto, deixe por perto apenas o que é útil e necessário. Descarte os objetos que você não usa mais, arquive o que já foi resolvido e guarde, de maneira adequada, os outros itens. Separe o que deve ficar junto à sua mesa e o que precisa ser guardado em pastas, arquivos ou armários. Itens pessoais, como plantas, fotografias e elementos decorativos devem ser selecionados de acordo com um propósito. Esses objetos motivam você de alguma forma? Então, mantenha-os! Se você trabalha com mais pessoas, lembre-se que a organização deve fazer sentido para todos. Por isso, crie padrões e converse com seus colegas para que todos sigam o modelo estabelecido.

Decidir o que fica e o que sai pode ser um processo demorado, principalmente quando chega o momento de separar os documentos. Uma dica especial para lidar com o excesso de papéis: se ficar em dúvida sobre manter ou não um documento, muito provavelmente é porque ele não é importante. Portanto, pode descartá-lo sem pena. Ou, se achar mais seguro, ainda há a opção de digitalizá-lo e guardá-lo em uma pasta organizada no computador. Outra dica interessante para evitar o acúmulo de papéis é ter uma lixeira próxima à sua mesa de trabalho. O segredo da organização é tornar óbvia a escolha de manter a arrumação.

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Organize com critérios

Para conseguir manter a ordem no escritório, é preciso criar critérios claros de organização, que combinem com a sua rotina. O que você mais usa deve ser mais acessível. Na mesa, deixe apenas os itens de uso diário, como caneta, calendário e agenda. O material básico de papelaria, como lápis, borracha, bloco de papel e grampeador, deve ficar na primeira gaveta. Já documentos importantes, de uso rotineiro, na segunda. Livros que você usa diariamente podem ficar em uma prateleira próxima à sua mesa de trabalho. Já os que você usa menos, podem ocupar o lugar reservado para sua biblioteca.

As etiquetas são as suas melhores amigas na organização. Use marcadores coloridos e legendas para indicar os locais, classificar os tipos de documentos, facilitar o encontro dos objetos e evitar que as coisas sejam guardadas no lugar errado. Depois de usar algo, devolva para o lugar. E sempre que um documento chegar à sua mesa, arquive-o imediatamente. Arquivar os documentos no lugar certo logo no início da tarefa faz com que você não esqueça onde deixou e mantenha seu espaço de trabalho vazio de distrações.

Essa dica também se aplica aos arquivos digitais. O ideal é que, assim que você receber um documento por email, arquive-o na pasta designada ou salve direto no seu software para advogados. Dessa forma, manter o seu espaço organizado ficará infinitamente mais fácil. E sempre que algum colega precisar de um documento ou objeto quando você não estiver por perto, saberá onde encontrar.

Crie hábitos e estabeleça fluxos de trabalho

Ter um escritório organizado implica em mudança de hábitos e comportamentos. Pessoas organizadas costumam ser mais produtivas, criativas e ágeis. Se esse é o seu objetivo, comece a adotar pequenas mudanças a partir de agora. O planejamento é primo-irmão da organização. Portanto, planeje o seu dia com antecedência. Procure fazer seu planejamento semanal na sexta-feira, para aproveitar o fim de semana com a cabeça tranquila e recomeçar a rotina de trabalho com tudo sob controle.

Crie rituais para marcar o início e o fim do trabalho. Assim, você educa a sua mente e cria um ciclo de organização sustentável. Antes de encerrar o expediente, faça um checklist das atividades programadas para o dia seguinte e arrume a mesa. Assim, quando retornar ao trabalho, você encontrará o ambiente ideal para a produtividade.

Um truque útil para ajudar você a gerenciar o tempo é distinguir os eventos das tarefas do dia a dia. Um evento tem data, horário e local para acontecer – reuniões com cliente e audiências são alguns exemplos. Já as tarefas cotidianas, como responder emails, redigir peças e escrever para o seu blog, podem ser feitas do seu escritório em dias e horários definidos por você. Ao fazer seu planejamento e organizar sua agenda semanal, leve essas diferenças em consideração, para conseguir cumprir todas as atividades em tempo hábil.

Reduza a quantidade de papel

Quando se trata de organização, quanto menos papel, melhor. Além de ser mais prático e eficiente, manter a maior quantidade possível de documentos no computador pode simplificar a sua advocacia. Afinal, é possível guardar todas as informações e arquivos sobre um caso ou processo em um mesmo lugar. E, sempre que você precisar de algum documento, uma pesquisa simples é capaz de rastreá-lo em segundos.

Se você trabalha com um volume grande de informação, sente dificuldade em encontrar uma maneira eficiente de organizar documentos no computador ou tem medo de perder esses arquivos e nunca mais encontrá-los, contar com um software jurídico pode resolver esses problemas e ainda melhorar sua produtividade.

Cada vez mais modernos, os melhores softwares jurídicos permitem que você salve documentos e arquivos direto no sistema e relacione-os aos casos, processos e contatos. Além disso, é possível automatizar sua rotina, acompanhar suas atividades, delegar tarefas e ganhar umas horinhas a mais no seu dia para advogar com qualidade! Para isso, é fundamental que você encontre o software que melhor combine com a sua forma de trabalhar e se organizar.

Agora é a sua vez! Como você organiza seu escritório? Tem alguma dica de organização e produtividade? Gostaria de fazer uma pergunta ou comentário? Escreva para a gente aqui embaixo e participe do assunto! Se você procura uma forma simples e intuitiva de ter uma rotina mais organizada e produtiva, experimente o Astrea grátis!

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