Tributário da Volkswagen Serviços Financeiros obtém informações jurídicas e contábeis em tempo real

Case Volkswagen Serviços Financeiros

Fundada em 1937, a Volkswagen é a maior fabricante de automóveis do mundo. Presente no Brasil há mais de 60 anos, a montadora comercializa 22 modelos, alguns produzidos no país e outros fora. Além da montadora, o Grupo Volkswagen é composto por outras empresas, como é o caso da Volkswagen Serviços Financeiros, o braço financeiro do grupo no mundo inteiro.

A Volkswagen Serviços Financeiros compreende o Banco Volkswagen, que é o maior banco de montadora do mundo, o Consórcio Nacional Volkswagen, a maior empresa de consórcio do país, entre outras empresas menores. Dado o porte da empresa, seu jurídico é dividido por áreas do direito, sendo o Dr. Marcos Napoleão um dos advogados seniores do departamento tributário. Segundo ele, a empresa presa pelo uso de sistemas em todos os processos e áreas, e também por compliance e governança da informação. Existe uma grande preocupação em fazer com que os sistemas comuniquem-se com o ERP, que por sua vez está integrado com a matriz, na Alemanha.

Necessidade por automação de processos

Até 2008, o tributário da Volkswagen Serviços Financeiros utilizava planilhas para o controle da informação. “Como parte dos processos é operacionalizada por escritórios terceiros, nem sempre as planilhas eram alimentadas da maneira que esperávamos”, comenta Dr. Marcos. Ele explica que o modelo de operação dos processos é híbrido, ou seja, parte é de responsabilidade do departamento e a outra parte terceirizada com escritórios e correspondentes.

Para integrar a informação, não apenas entre o departamento e os escritórios, mas também com a corporação como um todo, o tributário da Volkswagen Serviços Financeiros identificou a necessidade de implantar um software. “Durante seis meses, nós avaliamos soluções de mercado e desenvolvidas internamente para identificar a que atendesse as necessidades do departamento”, conta Dr. Marcos. A decisão, após essa criteriosa avaliação, foi implantar o Themis, um dos softwares jurídicos com maior aderência para departamentos jurídicos e tributários do país, e capaz de reduzir o manuseio das informações e tornar tudo sistêmico.

Atualmente, todos os escritórios terceiros utilizam o Themis Web – uma extensão do sistema com interface que pode ser acessada de qualquer lugar através da internet. Isso possibilita ao departamento ter uma visão consolidada dos processos e manter a central de informações sempre atualizada.

Viés contábil do software

Segundo Dr. Marcos, um dos pontos fortes do Themis é o viés do sistema para atender, além da rotina de processos jurídicos, o controle contábil. A funcionalidade de atualização automática dos índices, por exemplo, possibilita aos profissionais de contabilidade fazerem os lançamentos, sempre com informações atualizadas. “Ao explorar todo o potencial do Themis, concluímos que nenhum outro sistema é tão completo para o que precisamos”, comenta Dr. Marcos.

Ao todo, são sete usuários que trabalham integrados no Themis, entre advogados e contadores, e mais sete escritórios externos que trabalham de forma colaborativa através do Themis Web, abrangendo as áreas jurídica contenciosa e fiscal.

Informação em tempo real

O maior benefício enxergado pelo departamento tributário da Volkswagen Serviços Financeiros é ter a informação em tempo real – característica crucial para uma área que lida com informações tão sensíveis de uma das maiores corporações do mundo. “Hoje, temos visibilidade em tempo real dos processos ativos e encerrados, envolvendo valores e provisões”, comenta Dr. Marcos. De acordo com ele, o departamento tem fácil acesso as informações importantes que precisam ser repassadas para a diretoria no Brasil, e também na matriz da Alemanha.

Além de utilizar as informações diretamente do sistema, o departamento explora os relatórios providos pelo Themis para atuar de forma estratégica, provisionar budgets e teses de defesa. A forma como o jurídico tributário utiliza o sistema contribui, e muito, para o sucesso da operação – além dos próprios profissionais, todos os escritórios externos devem estar comprometidos com o uso adequado para que o sistema esteja sempre atualizado e com informações confiáveis e padronizadas.

Outra vantagem que o Themis trás para o departamento é a redução do consumo de papel e aumento na segurança da informação. O fato de os documentos e processos estarem centralizados e em formato digital possibilita que exista backup da informação, estando assim em conformidade com as normas exigidas pela corporação.

Atualmente, o jurídico tributário tem contado com a Aurum Software, desenvolvedora do Themis, para customizar o sistema e aumentar os pontos de integração com o ERP utilizado por toda a empresa. “A Aurum é um fornecedor que traz tranquilidade para nossa operação e atende nossas solicitações com a devida urgência requerida pelo negócio”, finaliza Dr. Marcos.

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