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Qual o destino do papel na advocacia?

Seria uma grande ousadia dizer que existe uma previsão para a extinção do papel físico na advocacia, até porque são muitas as utilidades entre documentos, processos, livros e anotações. Alguns de nós temos preferência pela leitura através do papel, e isso faz com que ele seja mantido em nossa rotina.

No entanto, não é nenhum sensacionalismo afirmar que o consumo do papel tem sido reduzido – pelo bem do meio ambiente e em prol da produtividade nas empresas. As tecnologias de hoje são capazes de substituir de maneira superior cada uso do papel: a logística dos documentos fica muito mais fácil, o armazenamento, compartilhamento e até a assinatura de documentos e processos é possibilitada pela tecnologia.

Seguindo essa linha de raciocínio, podemos afirmar que existe um destino final para o papel na advocacia, esse destino é a nuvem!

A nuvem é o ambiente computacional onde as informações são processadas e armazenadas e podem ser acessadas pelas pessoas através da internet. Para que o assunto não se torne técnico demais, vamos explicar porque enxergamos dessa maneira:

  • Já nascem em nuvem

Quando um processo é criado dentro de um software jurídico, ele já “nasce em nuvem“, ou seja, todo seu ciclo pode ser realizado sem que ele saia do computador. A maturidade do software jurídico permite que ele seja criado, sofra mudanças, atualizações (inclusive automáticas), e encerrado sem que se seja impresso. A modernização do judiciário contribui muito para isso, afinal, as informações ficam disponíveis na internet. Uma vez que as informações estão em um software, isto é, em servidor/banco de dados, existem tecnologias que permitem o acesso a partir de outros locais, tais como VPN.

O Themis, por exemplo, possui uma interface web que permite aos usuários terem acesso de outras localidades, inclusive em mobilidade.

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  • São migrados para a nuvem

Mesmo quando o processo nasce em papel, ou por alguma razão é impresso, ele pode tornar-se digital através de sistemas de digitalização e passam a ser gerenciados através de GED. Esses sistemas são capazes de criar workflows que guiam os documentos por etapas pré-determinadas, garantindo assim mais agilidade e organização nos processos dos escritório e empresas.

Em ambos os casos acima, os ganhos para o escritório são imensos: 

  • Uma filial, que fica em um estado brasileiro, pode acessar um documento que está sendo trabalhado pela matriz, localizada do outro lado do país ou do mundo;
  • Um advogado que precisa de uma informação imediata pode acessar um documento online a partir de seu celular, esteja ele no fórum, no aeroporto ou em casa;
  • A confecção de relatórios estratégicos, que levariam horas de trabalho consolidando papéis, passa a ser feita em minutos e facilmente compartilhada;
  • Contingência das informações e processos do escritório. Se pega fogo no ambiente físico, o que acontece com toda a papelada? Vira cinzas;
  • A sala que seria dedicada a armazenar arquivos em papel pode ser alocada para mais advogados trabalharem;
  • Os custos com papel, impressão e armazenamento passam a ser alocados em tecnologia e qualificação de pessoas, o que torna o negócio mais inteligente e produtivo.

Há exatamente dois anos, nós fizemos um post muito interessante que teve bastante repercussão e que abordava uma série de dicas para reduzir o papel nos escritórios de advocacia (http://www.aurum.com.br/blog/como-reduzir-o-consumo-de-papel-do-seu-escritorio-de-advocacia/). Após dois anos, o que mudou na sua empresa?

Seria uma ótima ideia se todas as empresas e escritórios estivessem comprometidos com a causa do papel e passassem a controlar melhor o seu uso. A realidade pode parecer distante, mas desde já crie uma metodologia para que, a partir de agora, tudo já nasça em formato digital. Tenha também um cronograma para migrar o que já está em formato físico para o digital e, por último, faça um grande bem ao meio ambiente: recicle toda a papelada!

Existe um caso de cliente do Themis em que o sócio do escritório mandou remover todas as gavetas do escritório para que os colaboradores se adequassem a trabalhar com pouco papel e fizessem mais uso dos sistemas. Ele afirma que os ganhos em produtividade são inestimáveis. Por que não seguir o modelo?

Como criar a cultura de software jurídico dentro do escritório de advocacia?

Você sabe qual é o principal fator responsável pelo fracasso nos projetos de implantação de um software em qualquer empresa, seja em um pequeno escritório de advocacia ou uma grande corporação multinacional? A aceitação das pessoas!

O software é uma tecnologia que existe para conduzir os processos, e automatizar parte deles, para criar padrões de organização e economizar o tempo das pessoas que o utilizam. É uma ferramenta de apoio que existe para ajudar as pessoas a seguirem os processos da maneira mais adequada para tornarem-se mais organizadas e produtivas.

Vejam que falamos dos três pilares fundamentais que compõe um projeto de software: processos, tecnologia e pessoas.

Mas, se criaram uma tecnologia com os processos adequados como, por exemplo, um software jurídico, que ajuda a levar procedimentos mais adequados para um escritório de advocacia, por que o software por si só não é suficiente? Porque as pessoas precisam utilizá-los!

Entramos em uma parte mais delicada do assunto, pois é relacionada à um fator cultural: a maioria das pessoas é contra mudanças. Os colaboradores das empresas seguem processos e executam suas atividades da mesma maneira há anos (seja da forma adequada, ou não) e tendem a não aceitar muito bem a implantação de uma ferramenta que exija um reaprendizado da maneira de executar aqueles processos/atividades.

Vamos pegar um exemplo de um escritório de advocacia que possui advogados mais seniores: o profissional é acostumado a lidar com seus processos jurídicos da mesma maneira há  dezenas de anos. Como dizer a ele que será necessário mudar a forma como fazer, não porque o que ele faz está errado, mas porque existem maneiras mais eficientes de fazê-lo?

A resposta para essa e outras perguntas está na criação da cultura de software dentro da empresa. É preciso engajar todas as pessoas da empresa na causa e comprovar que a implantação do software é uma medida que ajudará as pessoas individualmente e a empresa como um todo. Acompanhe-nos abaixo para aprender algumas maneiras de fazer isso no seu escritório de advocacia:

Encare o projeto como uma empreitada

O projeto de implantação de um software é algo vital, afinal, o software torna-se o motor do escritório. O fracasso do sucesso resulta em desgaste para as equipes e perda de dinheiro para a empresa, além de o escritório não obter nenhum dos benefícios propostos pelo software. É preciso encarar o projeto com muita seriedade e enfatizar isso para todas as pessoas. Uma vez no projeto, o escritório deve ir até o fim.

Envolva as pessoas na escolha do software

Quando algo é imposto, normalmente causa resistências. Ao invés de obrigar as pessoas a usarem o software, é interessante despertar a vontade nelas de usar. Uma ótima maneira de fazer isso é tornar a decisão mais democrática, envolvendo pessoas de diferentes departamentos, com diferentes pontos de vista, para testar as opções e chegar a uma decisão juntos, pesando os prós e contras de cada uma.

Forneça treinamento e atualização para os usuários

Após escolhida, a decisão precisa ser divulgada, e isso pode envolver um pequeno evento dentro da empresa para introduzir o software para as pessoas. É essencial que todas as pessoas que trabalharão no software sejam treinadas e, mais do que isso, tenham seus conhecimentos constantemente atualizados, afinal o software evolui com o tempo, novas pessoas entram no escritório, entre outras variáveis. As pessoas gostam mais do que fazem quando possuem conhecimento.

Escolha uma ferramenta com interface amigável

Um fator que aumenta muito a aceitação das pessoas é a interface do software. Essa interface deve ser agradável e de fácil assimilação/uso para as pessoas. Ainda existem opções “quadradas” no mercado, desenvolvidas sobre tecnologias obsoletas, portanto tome cuidado! Uma dica importante é avaliar a velocidade do software – um software lento impacta em ociosidade, que resulta insatisfação nas pessoas e outros pontos negativos para a empresa como um todo.

Ajude as pessoas a enxergar os benefícios

Mensurar o “antes” e o “depois” e apresentar os resultados nos eventos internos do escritório é uma ótima ideia para fazer com que as pessoas percebam os benefícios obtidos. Apontar o quanto o escritório ganhou em produtividade, quantos novos clientes foi possível atender, quantas novas contratações e o quanto o escritório cresceu após a implantação. Se o escritório está em fase de avaliação de um software, pode buscar por casos de outros escritórios que adotaram um software jurídico e qual foi o seu impacto.

Elimine as exceções

Mesmo com tantas formas de engajar as pessoas na causa do software jurídico, é muito possível que ainda restem algumas que oferecem mais resistência. Neste caso, é importante não abrir mão de ninguém que trabalhe “fora do software”, afinal, uma única ruptura pode impactar no fracasso de todo o projeto. Além disso, as outras pessoas podem ser influenciadas pelas que não usam. Ainda neste item, o escritório deve reduzir as formas de controle paralelas, como planilhas e papeladas. Um bom software jurídico é capaz de abranger tudo o que a rotina de um escritório de advocacia demanda, independentemente do seu porte, portanto qualquer outra forma de gerir processos, pessoas, finanças se faz desnecessária.