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Segurança da informação: seu departamento jurídico está protegido?

O volume crescente das informações digitais, bem como do uso de aparelhos eletrônicos, contribuem para o aumento da produtividade e da organização das pessoas e empresas, mas podem ser portas abertas para as ameaças, não apenas externas à empresa, como também internas.

Os departamentos jurídicos tratam informações sensíveis e sigilosas que devem ser mantidas protegidas não apenas de acesso externo, como de outras pessoas da própria empresa.

Quando pensamos em segurança da informação, não devemos considerar apenas a proteção dos documentos, arquivos, dados e informações, mas também a contingência e a disponibilidade de todos esses recursos, pois as ameaças não estão relacionadas apenas às pessoas mal intencionadas que podem acessar essas informações, mas também aos desastres que podem ocorrer em qualquer local de trabalho.

Vamos citar alguns exemplos de formas que os departamentos jurídicos comumente tratam suas informações e quais os riscos e cuidados que devem ser considerados em cada uma delas:

 Controle de processos através de papel

Muitos advogados devem pensar: se eu deixar meus processos em papel, não corro o risco de ter minhas informações vulneráveis caso eu sofra um ataque hacker, ou algo do tipo. Neste caso, o advogado pode pensar que seus documentos estão protegidos ao trancá-los em um arquivo, ou até mesmo em um cofre. Mas, o que acontece no caso de um desastre, como um incêndio, por exemplo? Todos os processos de uma empresa são perdidos! E se o advogado responsável por um processo está viajando e está com a chave do arquivo, ou se ele mesmo está em outro local e precisa de acesso ao documento, qual é a disponibilidade dessa informação?

>> Neste caso, a vulnerabilidade é baixa, porém a contingência e a disponibilidade também. 


 Controle de processos através de Excel

Esse é o caso da maioria dos departamentos jurídicos, e talvez ofereça ainda mais riscos que o caso acima. Qualquer funcionário da empresa pode plugar um pendrive e levar todas as informações para outro local, ou até mesmo acessar a planilha através da rede.

O advogado pode pensar que sua planilha está protegida por uma senha que impede o acesso de qualquer outra pessoa, mas está enganado: os ataques hackers são cada vez mais poderosos, e não é uma grande dificuldade para um “profissional” como esse eliminar uma senha de uma planilha. Além disso, o que acontece caso o computador onde a planilha está sofre uma quebra, é formatado por engano, ou até mesmo é perdido ou roubado, como pode ocorrer com um notebook? Mais uma vez, todas as informações estão vulneráveis e podem ser perdidas com desastres que ocorrem frequentemente nas empresas.

Mesmo quando existe uma solução de backup na empresa, é muito difícil que ela abranja também os computadores dos usuários, pois o custo inviabiliza na maioria dos casos. Portanto, a vulnerabilidade da informação é alta e contingência continua baixa.

 Controle de processos através de software jurídico

Se o software jurídico é instalado unicamente no desktop do advogado, os mesmos problemas das planilhas tende a acontecer: informações são perdidas caso o computador sofra algum dano ou perda, além de ficar vulnerável a ataques.

Já no caso de uma solução mais robusta e profissional, o software jurídico possui apenas interface de acesso nos desktops, e todas as informações de processos ficam armazenadas em servidores – como é o caso do Themis. O ambiente de servidores de uma empresa é muito mais seguro e contingente do que o ambiente dos desktops de usuários, e normalmente possui uma série de recursos dos quais podemos destacar: firewall, antivírus, replicação de dados, restauração, backup, criptografia, entre vários outros que reduzem os riscos de ataques, garantem que a informação continuará existindo mesmo no caso de um desastre e que estarão disponíveis, com o mínimo de impacto, caso ocorra uma falha em algum equipamento.

Concluímos então que a solução mais segura, que oferece menos riscos e vulnerabilidade e mais contingência e disponibilidade é o software jurídico que trabalha no modelo cliente-servidor, mantendo as informações armazenadas nos servidores da empresa, como é o caso do Themis.

Departamentos jurídicos de pequenas e médias empresas precisam de software?

Existe uma dúvida comum entre as pequenas e médias empresas que possuem departamentos jurídicos compostos por poucos advogados, ou até mesmo que terceirizam o seu jurídico: é necessário contratar um software jurídico?

Para responder essa questão, elaboramos esse post que explica em quais situações é adequado contar com um software jurídico e quais as melhores opções em cada caso. Vamos lá:

  • Empresas que terceirizam completamente o seu jurídico

Nestes casos, não existe uma rotina jurídica interna para ser gerida, mas se existem processos. Se existem processo, é preciso ter o controle deles, certo?

É muito importante que uma empresa que opta por terceirizar completamente o seu jurídico com um escritório de advocacia avalie se aquele escritório possui uma boa gestão, e isso envolve o uso de um software jurídico. A vantagem para a empresa que contrata um escritório de advocacia que usa software jurídico é a organização de seus processos, a possibilidade de acessá-los a qualquer momento através da internet e ainda receber informações sobre os andamentos dos processos em seu e-mail.

Portanto, se a sua empresa selecionará um escritório de advocacia que cuidará de seus processos, exija que ele utilize um software jurídico.

  • Empresas que possuem departamentos jurídicos pequenos

Nos casos das empresas que possuem poucos advogados em seu departamento jurídico, ou até mesmo um único advogado, é extremamente recomendável o uso de um software, afinal, além dos processos, existe toda uma rotina a ser gerida, que inclui compromissos, prazos, despesas, entre outros fatores envolvidos nos processos.

Outro ponto fundamental para o departamento jurídico é a possibilidade de efetuar provisões de custos com processos para alocar verba e fornecer informações para outras áreas da empresa, como financeira e diretoria.

A empresa deve considerar também que as poucas pessoas que compõe o departamento jurídico podem ser desligadas em algum momento e, se todo o conhecimento acerca dos processos está nas mãos de um único colaborador, existe o risco de tudo ir embora junto com ele.

O mesmo se aplica as planilhas. Existem empresas que possuem planilhas de controle de processos, porém apenas a pessoa que a criou sabe como operá-la. Se um dia essa pessoa deixa de fazer parte do quadro da empresa, todas aquelas informações podem ser perdidas, ou demandar um tempo enorme para serem interpretadas.

Com um software jurídico, as pequenas e médias empresas eliminam esses riscos e garantes a continuidade dos serviços do seu departamento jurídico, independentemente do profissional que trabalha nele. Além disso, conseguem avaliar o desempenho dos processos e dos advogados através de relatórios originados com através histórico armazenado dentro do software.

O Themis possui um plano desenvolvido para atender departamentos jurídicos com necessidades mais avançadas, como controle de provisão e gestão de contratos, e também um plano mais flexível indicado para departamentos jurídicos com rotinas mais básicas. Acesse a nossa página de planos para conhecê-los e deixe nossa equipe comercial ajudá-lo a tomar a melhor decisão.

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6 formas de aumentar a produtividade no seu departamento jurídico

As empresas vivem uma corrida acirrada em busca de eficiência e nós, profissionais, buscamos cada vez mais formas de nos mantermos organizados e produtivos, de modo a cumprir nossas expectativas profissionais, atender nossos clientes internos e externos, e ainda ter tempo para cuidar da nossa vida pessoal.

Para os profissionais de um departamento jurídico, existe ainda um desafio extra que é, além de advogar, fazer parte de uma corporação onde é preciso trabalhar integrado com outros departamentos e prestar contas para a gestão. O profissional do departamento jurídico, seja ele um advogado ou assistente, precisa ser pró-ativo no controle de suas atividades e processos para que seu trabalho seja estratégico dentro da organização.

Confira abaixo as dicas que compartilhamos para ajudar profissionais de departamentos jurídicos a tornarem-se mais produtivos e aumentar a eficiência do departamento como um todo:


1. Controle da agenda de compromissos

É imprescindível que um profissional do meio jurídico seja muito organizado em relação à sua agenda. Um único processo demanda diversos eventos, tarefas, prazos, e é preciso ter o controle de todas as datas; além de outros compromissos não relacionados diretamente aos processos, mas que fazem parte do dia-a-dia de qualquer profissional: reuniões de equipe, visitas aos clientes, entre outros. Para ajudar na organização da rotina do profissional do departamento jurídico, o Themis possibilita controle total da agenda de compromissos, estejam eles vinculados ou não aos processos. Além disso, é possível obter, em poucos instantes, pautas de compromissos para organizar o dia, semana ou mês.

2. Reuniões mais produtivas

Falamos acima sobre o grande volume de compromissos que compõe a rotina dos advogados, mas imagine se conseguíssemos economizar tempo nos compromissos, ou até mesmo reduzir o número de compromissos e o tempo que passamos em trânsito? Utilizar o próprio computador para fazer reuniões à distância, que demandariam horas de trânsito e viagem, é uma prática cada vez mais comum nas empresas. Outra maneira de resolver o problema das reuniões é torná-las mais rápidas e objetivas, estabelecendo previamente uma ATA com o assunto que será tratado e controlando para que o assunto da reunião não desvie do planejado. Por fim, aqui na Aurum nós utilizamos um formato de reuniões internas muito produtivo, chamado stand-up meeting – as reuniões são feitas com os participantes em pé, justamente para não durar muito tempo.

3. Centralização dos processos

Uma das dificuldades dos departamentos jurídicos é gerenciar os escritórios de advocacia que prestam serviços. Em alguns casos, são vários escritórios de advocacia que atendem uma mesma empresa – cada um com uma forma de trabalho diferente. Uma sugestão que damos para minimizar esse impacto é centralizar esses processos através de software. O escritório de advocacia que presta serviço para seu departamento jurídico deve fornecer alguma forma profissional de acompanhamento do processo, preferencialmente através de algum software com interface web que lhe permita visualizar a partir de qualquer local, através de login e senha para garantir a segurança da informação. Dessa forma, o departamento jurídico centraliza o controle dos processos e está sempre atualizado sobre as movimentações, sem despender horas e horas para buscar uma informação.

4. Gerenciamento de tarefas

Com o aumento da busca por produtividade por parte dos profissionais, aumentam as ferramentas disponíveis no mercado. Existem várias opções de software na nuvem, de aplicativos para tablets e smartphones, entre outras formas de controlar suas tarefas. O importante é que, independentemente da escolha que o profissional faz – através de software, planilha, ou caderno – ele consiga controlar o planejamento e a execução de suas tarefas. Uma dica valiosa é sempre organizar todas as tarefas logo no início do dia e fazer o possível para cumpri-las. No final do dia, cabe fazer uma análise do que foi feito, o que não foi e o motivo de ter ficado pendente.

5. Automação de processos

Estamos em 2013 e ainda existem muitos profissionais do direito – de escritórios e departamentos jurídicos – que fazem a busca de processos de forma manual. Mesmo que não seja mais necessário buscar a informação pessoalmente no fórum, só a atividade de entrar no site de cada Tribunal, consultar cada processo e extrair a informação, pode consumir mais de uma hora em único dia. Agora, faça o cálculo dessa hora consumida multiplicado pelo número de funcionários do departamento jurídico, multiplicado pelo número de dias do mês e veja quantas horas são perdidas na simples atividade de atualizar os andamentos dos processos. O Themis tem a função de fazer a atualização dos processos automaticamente e, quando os processos são terceirizados por um escritório, é muito importante que seja estabelecido um meio de comunicação, como e-mail, onde o escritório emita as informações dos andamentos de processos.

6. Mobilidade da informação

Para concluir nosso post, sabemos que os celulares não existem apenas para fazer ligações e enviar SMS. Com o avanço das tecnologias, hoje é possível ter praticamente todas as informações que temos em nosso local de trabalho ao alcance de nossa mão. Portanto, recomendamos o uso de smartphones para dar continuidade ao trabalho, independentemente da localização onde o profissional se encontra. Existem editores de textos e planilhas, aplicativos que sincronizam os arquivos do PC com o celular, entre vários outros que já apresentamos aqui no blog.

O próprio Themis possui uma versão Mobile para que o advogado tenha acesso aos processos onde quer que esteja. Use toda essa tecnologia a favor de sua produtividade!

Continue acompanhando nosso blog onde constantemente abordamos técnicas e tecnologias que nos ajudam a ter uma rotina mais produtiva!