Exibindo posts com a tag: software de gestão jurídica

Dicas de como treinar a equipe que usará o software jurídico

No nosso último post, nós falamos sobre como criar cultura de software jurídico dentro da empresa, afinal, as pessoas que utilizarão o sistema são as principais responsáveis pelo sucesso do projeto.

Sabemos que, para muitos, o início da rotina através de um software é uma quebra de paradigmas, pois existem escritórios que existem há décadas e sempre se organizaram, na medida do possível, através de outras formas que não sejam um software. No entanto, para os escritórios que desejam crescer, manterem-se competitivos e prestando um bom serviço aos seus clientes, o software é fundamental.

Entre os itens que abordamos sobre, o principal deles é o treinamento dos usuários. Por isso, queremos fazer deste post um guia de orientação com dicas sobre os procedimentos necessários para treinar a equipe e garantir que todos utilizarão o software da maneira mais adequada, de modo a estender os benefícios para toda a empresa.

Compartilhamos abaixo um fluxograma com os processos e logo abaixo explicaremos cada um deles: 

 

#1 – Planejamento

O ponto de partida de um projeto de treinamento é o planejamento. Vamos dividir este tópico em três itens:

  • Pessoas: Elencar as pessoas que necessitarão ser treinadas e nomear um ou mais responsáveis por garantir que os treinamentos estão sendo feitos e avaliar o conhecimento das pessoas treinadas;
  • Cronograma: Determinar um cronograma de execução das datas e casar a conclusão dos treinamentos com a data em que o software entrará em uso – afinal, não faz sentido começar a usar o software na empresa se ninguém está apto para isso;
  • Orçamento: Será necessário gastar com esses treinamentos, deslocar pessoas para as aulas, entre outros custos? Se, sim, é preciso fazer a estimativa. No caso da Aurum, os treinamentos para clientes do Themis são gratuitos e feitos online para que o único investimento do cliente seja o seu tempo.

 

#2 – Treinamento básico

A grande maioria das pessoas da empresa fará uso de funções mais básicas do software, diretamente relacionadas à rotina diária do advogado: gerenciar processos, prazos, compromissos, clientes, podendo até chegar à um controle de despesas. Neste caso, não vale a pena investir tempo dos profissionais para que eles aprendam uma série de coisas que não será usada por eles e poderá ainda confundi-los.

 

#3 – Acompanhamento

Durante o período que sucede o treinamento básico, é interessante fazer um acompanhamento dos usuários. É aí que entra o papel do responsável pelo bom uso do software na empresa, que deve ter sido elegido na etapa do planejamento. Essa pessoa deverá prezar pelo uso correto do software, garantir que todos estão utilizando e sanar dificuldades mais básicas dos usuários que não foram esclarecidas no treinamento. Caso a empresa não tenha disponibilidade, a Aurum oferece consultores que fazem esse acompanhamento.

 

#4 – Treinamento avançado

Algumas funções dentro da empresa exigem conhecimentos diferentes, como atividades administrativas e financeiras, controle do arquivo, biblioteca, entre outras. Deve-se nomear quem são os profissionais que demandam esses conhecimentos e providenciar treinamentos dos módulos complementarem do software como, por exemplo, o módulo financeiro. Mesmo que 90% do escritório seja composto por advogados, como é a maioria, é importante treinar também as pessoas administrativas e de apoio.

 

#5 – Acompanhamento

O treinamento avançado também demanda um acompanhamento das pessoas, afinal, um erro no módulo financeiro pode resultar em uma cobrança indevida, esquecimento de um pagamento ou dificuldade para conciliar a conta bancária com o sistema. A Aurum possui consultores especializados no financeiro para desempenhar esse acompanhamento.

 

#6 – Reciclagem do conhecimento

O software jurídico é um produto dinâmico que muda para adequar-se as novas demandas do mercado, sejam dos clientes ou do próprio Judiciário. As atualizações trazem novas funçõe e mudanças e é possível que, com o passar do tempo, algumas pessoas percam a familiaridade com o sistema, e o mais adequado é providenciar que elas tenham seus conhecimentos reciclados constantemente.

 

#7 – Treinamento de novos funcionários

Assim como o software, sua empresa também é dinâmica – profissionais mudam de posição e novas pessoas são contratadas. É muito importante que cada novo colaborador receba o devido treinamento, seja através de um usuário experiente de dentro da empresa, ou o inscrevendo no treinamento da empresa fornecedora do software. A Aurum possui turmas flexíveis de treinamento (e-trainings) onde sua empresa pode inscrever um único funcionário, possibilitando que cada novo funcionário seja treinado assim que inicia na empresa.

Note que, quando desmembramos o treinamento, enxergamos a importância de cada item, por isso indicamos que nenhuma etapa seja pulada e que a sua empresa tenha um controle rigoroso sobre o uso do software.

Não há desculpas para os usuários não utilizarem por falta de conhecimento, afinal, os treinamentos estão disponíveis para todos. Boa aula!