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Como convencer a gestão da empresa que um software jurídico é fundamental

No nosso último post, nós orientamos sobre os processos que estão envolvidos na avaliação e aquisição de um software jurídico. Esses mesmos conhecimentos podem ser adaptados, também, para outras aquisições, afinal são processos naturais quando vamos comprar algo:

  1. Identificamos nossa necessidade
  2. Levantamos as alternativas
  3. Filtramos e avaliamos algumas delas
  4. Negociamos as que gostamos
  5. Fechamos a que oferece o melhor custo/benefício para nossa necessidade

 

Quando estamos em um processo de compra, nem sempre nós decidimos sozinhos, principalmente dentro de uma empresa. Ao longo do processo, existem diferentes papéis, sendo os mais comuns: o(s) usuário(s), o influenciador, o decisor, o comprador. Muitas vezes, esses papéis se misturam entre as mesmas pessoas, principalmente quando a empresa é pequena.

Para ilustrar melhor, vamos citar os papéis de compra em um escritório de advocacia:

  • Usuários: os advogados que trabalham na rotina dos processos; estagiários, bibliotecárias, recepcionistas e outras pessoas com papéis de organização dentro do escritório.
  • Influenciadores: Os próprios usuários, que são beneficiados com o uso do sistema e, em alguns casos, a gestão – quando enxerga que será beneficiada com uma equipe mais produtiva.
  • Decisores e compradores: Os sócios do escritório, que darão o aval final sobre o produto e serão responsáveis pela compra.

 

Já em um departamento jurídico, o cenário é diferente:

  • Usuários: novamente, são os advogados que trabalham na rotina dos processos.
  • Inflenciadores: a TI da empresa pode influenciar no levantamento da necessidade, por buscar sempre alternativas que automatizam e agilizam atividades da empresa através da informática. Eles também participam do processo avaliando técnicamente os sistemas testados.
  • Compradores: o departamento de compras das empresas é o responsável por negociar com os fornecedores, comparar as propostas e identificar a melhor opção antes de efetuar a compra.
  • Decisores: pode ser uma diretoria jurídica, ou até mesmo uma diretoria geral, quem dá o aval final sobre a compra.

 

Sabendo de todos os processos envolvidos e papéis envolvidos que os profissionais exercem, como você pode exercer um papel importante e de grande influência para a aquisição de um software jurídico? Digamos que você é um advogado em um escritório que ainda não utiliza o software e sabe que o sistema agregaria um grande valor ao negócio. Quais seriam os passos para comprovar para a gestão do escritório que a necessidade existe e que o escritório como um todo seria beneficiado com um sistema?

Apontar os benefícios que o software trará para os usuários

Os usuários do sistema, em sua maioria os advogados que atuam nos processos, são beneficiados com mais organização e agilidade em suas rotinas. Muitas tarefas que antes eram feitas de forma manual passam a ser automáticas, e outras coisas que levavam muito tempo, como encontrar uma informação, passam a ser instantâneas.

Além das vantagens individuais, um software jurídico também impacta na colaboração da equipe, que passa a trabalhar de maneira muito mais integrada.

Tudo isso reflete diretamente na produtividade do escritório como um todo.

Apontar os benefícios que o software trará para a gestão

Os benefícios dos usuários também impactam para a gestão, afinal uma equipe mais produtiva é também mais lucrativa. As informações organizadas dentro de um sistema contribuem para as análises que influenciam nas tomadas de decisão da gestão da empresa.

Analisar a saúde financeira, o histórico os processos, dos clientes, da equipe, fazer análises de desempenho em tempo real e até prever o futuro com mais segurança são itens que podem ser alcançados pela gestão da empresa através do uso de um software jurídico.

Está em suas mãos levantar e comprovar as necessidades e efetuar os processos que impactarão na implantação de um software que fará toda a diferença no escritório de advocacia ou departamento jurídico onde você trabalha.

Caso precise de alguma ajuda em seu processo, os consultores da Aurum estarão a disposição para ajudar-lhe.

Nova versão 4.7.2.1 do Software Themis

Postagem da categoria 'Novas Funcionalidades'

Já está disponível a nova Versão 4.7.2.1 do software Themis!

Veja abaixo as novas funcionalidades e melhorias que disponibilizamos nesta nova versão.

 Perfis / Campos variáveis 

Para nossos clientes que utilizam informações adicionais como o “recursos de campos variáveis”, agora é possível incluir estas informações em processos, pessoas, despesas e contratos. Para facilitar a extração destas informações, o layout foi ajustado possibilitando a exportação para excel conforme exemplo abaixo:

Exemplo tela do Themis Jurídico
 

   Notificação de andamentos

Na área de configurações do usuário, cada usuário poderá configurar se deseja ser notificado por e-mail quando:

  • um andamento é criado e ele é o advogado principal do processo;
  • um andamento automático é recebido, seja ele participante ou não.

 

Veja exemplo abaixo:

 Notificação de erro ao suporte

Caso ocorra alguma exceção no sistema, o usuário poderá abrir um chamado para o suporte técnico da Aurum pela própria tela da mensagem de erro.

Ao clicar no botão “Notificar“, basta preencher os campos com suas informações “enviar” e aguardar o retorno de um analista.

 Ficha do processo por email

Agora é possível enviar o relatório “Ficha do processo” por e-mail.

 

 Balanço Financeiro

Na área de “Exportação – Relatório do Usuário”, foram disponibilizados os relatórios de balanço do plano de contas para o ano corrente e ano passado. Estes relatórios apresentam o saldo mensal das contas do livro caixa.

   Atualização do Sistema

O processo de atualização é feito de maneira gradativa e é necessário o agendamento prévio por parte do cliente. Para agilizar a solicitação, clique no botão abaixo para preencher nosso formulário rápido:

Se preferir, envie um e-mail para implantacao@aurum.com.br 

Obs.: Clientes com a manutenção em dia recebem as atualizações gratuitamente.

Clientes inativos podem solicitar mais informações no e-mail faleconosco@aurum.com.br

 

Como criar a cultura de software jurídico dentro do escritório de advocacia?

Você sabe qual é o principal fator responsável pelo fracasso nos projetos de implantação de um software em qualquer empresa, seja em um pequeno escritório de advocacia ou uma grande corporação multinacional? A aceitação das pessoas!

O software é uma tecnologia que existe para conduzir os processos, e automatizar parte deles, para criar padrões de organização e economizar o tempo das pessoas que o utilizam. É uma ferramenta de apoio que existe para ajudar as pessoas a seguirem os processos da maneira mais adequada para tornarem-se mais organizadas e produtivas.

Vejam que falamos dos três pilares fundamentais que compõe um projeto de software: processos, tecnologia e pessoas.

Mas, se criaram uma tecnologia com os processos adequados como, por exemplo, um software jurídico, que ajuda a levar procedimentos mais adequados para um escritório de advocacia, por que o software por si só não é suficiente? Porque as pessoas precisam utilizá-los!

Entramos em uma parte mais delicada do assunto, pois é relacionada à um fator cultural: a maioria das pessoas é contra mudanças. Os colaboradores das empresas seguem processos e executam suas atividades da mesma maneira há anos (seja da forma adequada, ou não) e tendem a não aceitar muito bem a implantação de uma ferramenta que exija um reaprendizado da maneira de executar aqueles processos/atividades.

Vamos pegar um exemplo de um escritório de advocacia que possui advogados mais seniores: o profissional é acostumado a lidar com seus processos jurídicos da mesma maneira há  dezenas de anos. Como dizer a ele que será necessário mudar a forma como fazer, não porque o que ele faz está errado, mas porque existem maneiras mais eficientes de fazê-lo?

A resposta para essa e outras perguntas está na criação da cultura de software dentro da empresa. É preciso engajar todas as pessoas da empresa na causa e comprovar que a implantação do software é uma medida que ajudará as pessoas individualmente e a empresa como um todo. Acompanhe-nos abaixo para aprender algumas maneiras de fazer isso no seu escritório de advocacia:

Encare o projeto como uma empreitada

O projeto de implantação de um software é algo vital, afinal, o software torna-se o motor do escritório. O fracasso do sucesso resulta em desgaste para as equipes e perda de dinheiro para a empresa, além de o escritório não obter nenhum dos benefícios propostos pelo software. É preciso encarar o projeto com muita seriedade e enfatizar isso para todas as pessoas. Uma vez no projeto, o escritório deve ir até o fim.

Envolva as pessoas na escolha do software

Quando algo é imposto, normalmente causa resistências. Ao invés de obrigar as pessoas a usarem o software, é interessante despertar a vontade nelas de usar. Uma ótima maneira de fazer isso é tornar a decisão mais democrática, envolvendo pessoas de diferentes departamentos, com diferentes pontos de vista, para testar as opções e chegar a uma decisão juntos, pesando os prós e contras de cada uma.

Forneça treinamento e atualização para os usuários

Após escolhida, a decisão precisa ser divulgada, e isso pode envolver um pequeno evento dentro da empresa para introduzir o software para as pessoas. É essencial que todas as pessoas que trabalharão no software sejam treinadas e, mais do que isso, tenham seus conhecimentos constantemente atualizados, afinal o software evolui com o tempo, novas pessoas entram no escritório, entre outras variáveis. As pessoas gostam mais do que fazem quando possuem conhecimento.

Escolha uma ferramenta com interface amigável

Um fator que aumenta muito a aceitação das pessoas é a interface do software. Essa interface deve ser agradável e de fácil assimilação/uso para as pessoas. Ainda existem opções “quadradas” no mercado, desenvolvidas sobre tecnologias obsoletas, portanto tome cuidado! Uma dica importante é avaliar a velocidade do software – um software lento impacta em ociosidade, que resulta insatisfação nas pessoas e outros pontos negativos para a empresa como um todo.

Ajude as pessoas a enxergar os benefícios

Mensurar o “antes” e o “depois” e apresentar os resultados nos eventos internos do escritório é uma ótima ideia para fazer com que as pessoas percebam os benefícios obtidos. Apontar o quanto o escritório ganhou em produtividade, quantos novos clientes foi possível atender, quantas novas contratações e o quanto o escritório cresceu após a implantação. Se o escritório está em fase de avaliação de um software, pode buscar por casos de outros escritórios que adotaram um software jurídico e qual foi o seu impacto.

Elimine as exceções

Mesmo com tantas formas de engajar as pessoas na causa do software jurídico, é muito possível que ainda restem algumas que oferecem mais resistência. Neste caso, é importante não abrir mão de ninguém que trabalhe “fora do software”, afinal, uma única ruptura pode impactar no fracasso de todo o projeto. Além disso, as outras pessoas podem ser influenciadas pelas que não usam. Ainda neste item, o escritório deve reduzir as formas de controle paralelas, como planilhas e papeladas. Um bom software jurídico é capaz de abranger tudo o que a rotina de um escritório de advocacia demanda, independentemente do seu porte, portanto qualquer outra forma de gerir processos, pessoas, finanças se faz desnecessária.

 

Dicas para uma reunião de sucesso

Quem tem medo de reuniões pouco produtivas, em que se perde muito tempo e se tomam decisões pouco efetivas? A maioria quer evitá-las, no entanto, em alguns casos, as reuniões fazem parte da rotina e da cultura de grandes empresas. Por isso, é preciso tomar nota de algumas coisas que devem ser feitas para melhor a qualidade destes encontros e torná-los mais produtivos.

O primeiro passo é definir com antecedência. Não é possível controlar tudo o tempo todo. Sempre surgirão alguns detalhes emergenciais. No entanto, pré-definir um roteiro com antecedência diminui as chances de erros ou contratempos, melhorando a reunião.

Desse modo, estabeleça:

– Datas,

– Horários,

– Duração,

– Pautas que devem ditar o ritmo do encontro.

Em seguida, defina o objetivo, escolhendo os pontos que são essenciais para a resolução dos problemas, assim evita-se a perda de foco e objetividade. Leve consigo os temas em pauta, o que impede a abordagem de assuntos aleatórios. Essa é uma das principais causas de reuniões extensas, durante as quais se tem a sensação de que pouco foi resolvido.

Outro ponto importante para uma reunião de sucesso é selecionar os profissionais. Por que parar todo um setor ou empresa, quando reunir alguns profissionais teria sido muito mais produtivo? Por isso, chame apenas os envolvidos. Nesse sentido, é preciso apenas se lembrar de compartilhar de maneira clara as decisões tomadas.

Durante a reunião, coordene as interações para que as discussões não se prolonguem. É preciso, portanto, agir de modo a limitar, ou melhor, conduzir os envolvidos a exposições efetivas. Assim, evita-se que a discussão seja unilateral ou polarizada, permitindo um número maior de opiniões. Do mesmo modo, isso facilita o controle sobre o tempo.

Para obter bons resultados, busque decisões efetivas, manejando as situações para que o que deverá ser feito seja especificado e assimilado de maneira rápida. Para tanto, é importante ainda delegar a maneira “como” tudo tem que ser feito. Uma vez identificado o problema e apontadas às possíveis soluções, indique profissionais que se ocuparão em resolvê-las, fazendo com que todos assumam um compromisso. Uma dica, nesse sentido, é estipular prazos e marcar uma nova reunião para discutir os resultados obtidos.

Por fim, distribua as atas e as decisões com todos da empresa. Isso ajuda manter todos os colaboradores inteirados sobre as decisões tomadas nas reuniões. Para isso, existem as atas, que devem se mantidas atualizadas e acessíveis aos interessados.