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Qual o destino do papel na advocacia?

Seria uma grande ousadia dizer que existe uma previsão para a extinção do papel físico na advocacia, até porque são muitas as utilidades entre documentos, processos, livros e anotações. Alguns de nós temos preferência pela leitura através do papel, e isso faz com que ele seja mantido em nossa rotina.

No entanto, não é nenhum sensacionalismo afirmar que o consumo do papel tem sido reduzido – pelo bem do meio ambiente e em prol da produtividade nas empresas. As tecnologias de hoje são capazes de substituir de maneira superior cada uso do papel: a logística dos documentos fica muito mais fácil, o armazenamento, compartilhamento e até a assinatura de documentos e processos é possibilitada pela tecnologia.

Seguindo essa linha de raciocínio, podemos afirmar que existe um destino final para o papel na advocacia, esse destino é a nuvem!

A nuvem é o ambiente computacional onde as informações são processadas e armazenadas e podem ser acessadas pelas pessoas através da internet. Para que o assunto não se torne técnico demais, vamos explicar porque enxergamos dessa maneira:

  • Já nascem em nuvem

Quando um processo é criado dentro de um software jurídico, ele já “nasce em nuvem“, ou seja, todo seu ciclo pode ser realizado sem que ele saia do computador. A maturidade do software jurídico permite que ele seja criado, sofra mudanças, atualizações (inclusive automáticas), e encerrado sem que se seja impresso. A modernização do judiciário contribui muito para isso, afinal, as informações ficam disponíveis na internet. Uma vez que as informações estão em um software, isto é, em servidor/banco de dados, existem tecnologias que permitem o acesso a partir de outros locais, tais como VPN.

O Themis, por exemplo, possui uma interface web que permite aos usuários terem acesso de outras localidades, inclusive em mobilidade.

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  • São migrados para a nuvem

Mesmo quando o processo nasce em papel, ou por alguma razão é impresso, ele pode tornar-se digital através de sistemas de digitalização e passam a ser gerenciados através de GED. Esses sistemas são capazes de criar workflows que guiam os documentos por etapas pré-determinadas, garantindo assim mais agilidade e organização nos processos dos escritório e empresas.

Em ambos os casos acima, os ganhos para o escritório são imensos: 

  • Uma filial, que fica em um estado brasileiro, pode acessar um documento que está sendo trabalhado pela matriz, localizada do outro lado do país ou do mundo;
  • Um advogado que precisa de uma informação imediata pode acessar um documento online a partir de seu celular, esteja ele no fórum, no aeroporto ou em casa;
  • A confecção de relatórios estratégicos, que levariam horas de trabalho consolidando papéis, passa a ser feita em minutos e facilmente compartilhada;
  • Contingência das informações e processos do escritório. Se pega fogo no ambiente físico, o que acontece com toda a papelada? Vira cinzas;
  • A sala que seria dedicada a armazenar arquivos em papel pode ser alocada para mais advogados trabalharem;
  • Os custos com papel, impressão e armazenamento passam a ser alocados em tecnologia e qualificação de pessoas, o que torna o negócio mais inteligente e produtivo.

Há exatamente dois anos, nós fizemos um post muito interessante que teve bastante repercussão e que abordava uma série de dicas para reduzir o papel nos escritórios de advocacia (http://www.aurum.com.br/blog/como-reduzir-o-consumo-de-papel-do-seu-escritorio-de-advocacia/). Após dois anos, o que mudou na sua empresa?

Seria uma ótima ideia se todas as empresas e escritórios estivessem comprometidos com a causa do papel e passassem a controlar melhor o seu uso. A realidade pode parecer distante, mas desde já crie uma metodologia para que, a partir de agora, tudo já nasça em formato digital. Tenha também um cronograma para migrar o que já está em formato físico para o digital e, por último, faça um grande bem ao meio ambiente: recicle toda a papelada!

Existe um caso de cliente do Themis em que o sócio do escritório mandou remover todas as gavetas do escritório para que os colaboradores se adequassem a trabalhar com pouco papel e fizessem mais uso dos sistemas. Ele afirma que os ganhos em produtividade são inestimáveis. Por que não seguir o modelo?

Retorno de investimento sobre aquisição de software jurídico

 

É sabido que um software jurídico traz diversos benefícios em gestão e organização para um escritório de advocacia ou departamento jurídico, e um desses benefícios é tornar esses negócios mais lucrativos através da redução de custos operacionais e aumento na rentabilidade dos processos. Vamos detalhar abaixo alguns itens importantes que esclarecem esse raciocínio:

Redução de custos operacionais: o software jurídico otimiza o trabalho dos profissionais do escritório, pois automatiza diversos processos que antes eram feitos de forma manual. Os profissionais que antes faziam tarefas executoras têm mais tempo para trabalhar em funções estratégicas e rentáveis para o negócio. A redução de custos também é obtida través da diminuição no consumo de recursos, como papel, uma vez que os processos ficam digitalmente armazenados no software, e também com transporte, pois o software automatiza funções como a extração de andamentos processuais. 

Aumento na rentabilidade dos processos: além de reduzir custos processuais, o software jurídico fornece informações estratégicas para a gestão, o que permite identificar quais são as causas mais lucrativas para se atuar, quais os clientes mais rentáveis, entre outras, e dessa forma direcionar os esforços ao que realmente traz retorno. Já houve casos, por exemplo, de um escritório de advocacia acreditar que o “Cliente A” era o mais rentável pelo volume de processos – mas, quando extraiu informações do software, identificou que o “Cliente B” era mais rentável, mesmo com um volume menor de processos.

Para departamentos jurídicos, o software jurídico ajuda a provisionar valores de processos, de modo a sinalizar que a organização precisa destinar um determinado budget para as causas. Dessa forma, quando uma causa é perdida, não é necessariamente um prejuízo para a empresa, pois já existia um budget destinado para esse fim. 

Um exemplo de como calcular o retorno do investimento:

Vamos utilizar aqui um exemplo simbólico de um escritório de advocacia, apenas para facilitar a compreensão do leitor. Ignoraremos tributos, encargos e outras eventuais despesas para não dificultar a equação.

Digamos que o Escritório de Advocacia tenha um custo operacional de R$30.000 e um faturamento de R$100.000 por mês. No prazo de um ano, esse escritório tem:

  • Custos – R$360.000
  • Faturamento – R$1.200.000
  • Rentabilidade – R$840.000

Supondo que, ao implantar um software jurídico, esse escritório reduza seus custos anuais em 10% e aumente sua rentabilidade em 5%, os dados ficam:

  • Custos – R$324.000
  • Faturamento – R$1.260.000
  • Rentabilidade – R$936.000

Neste exemplo, o Escritório de Advocacia obteve um aumento de mais de 11% na rentabilidade anual, ou seja, R$96.000.

Digamos que, neste mesmo ano, o Escritório de Advocacia tenha investido R$6.000 em um software jurídico – o seu retorno foi de 16 vezes o valor investido no software, isso apenas no primeiro ano!

Fica evidente que um bom software jurídico traz rapidamente o retorno do valor investido, de modo a ser considerado como um investimento, e nunca apenas como custo. No próximo post, diremos por que o Themis é o software que traz o retorno de investimento mais rápido do mercado!

Se você já é usuário do Themis, acompanhe o nosso blog, pois estamos constantemente ensinando como potencializar ainda mais o retorno do investimento do seu Themis.