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Dica: Como utilizar a função de mala direta do Themis

A dica de hoje é sobre um importante  recurso de relacionamento com clientes, a mala direta.

O Themis armazena todas as informações cadastradas no sistema em seu banco de dados, possibilitando desta maneira, extrair informações de forma segmentada, permitindo a impressão de etiquetas para mala direta, listagens de pessoas e relatórios de ficha pessoal.

Este é um poderoso recurso que  possibilitará ao advogado enviar mensagens para seus clientes de forma segmentada, seja por região geográfica, data de aniversário, função, entre outras informações que desejar, permitindo personalizar a mensagem e ampliar o relacionamento com a carteira de clientes.

 

Veja um exemplo de etiquetas

 

Imprimindo as etiquetas

  • Selecione o menu Relatórios, seguido da opção Mala direta. A seguinte tela será apresentada.

  • Acione o botão Selecionar dados. A tela de localizar pessoas será aberta para seleção das pessoas desejadas. Os nomes serão apresentados na tela.
  • Selecione os nomes para envio da mala direta. Para seleção de alguns nomes, mantenha a tecla “CTRL” pressionada e clique sobre os nomes desejados. Para selecionar todos os nomes, selecione a caixa “Marcar todos”.
  • Selecione a aba Etiquetas e configure os parâmetros da etiqueta a ser utilizada.
  •  Selecione o botão Imprimir Etiquetas.

 

Veja um exemplo de listagem

Imprimindo uma listagem

  • Selecione o menu Relatórios, seguido da opção Mala direta. A seguinte tela será apresentada.
  •  Acione o botão Selecionar dados. A tela de localizar pessoas será aberta para seleção das pessoas desejadas. Os nomes serão apresentados na tela.
  • Selecione os nomes para envio da mala direta. Para seleção de alguns nomes, mantenha a tecla CTRL pressionada e clique sobre os nomes desejados. Para selecionar todos os nomes, selecione a caixa Marcar todos.
  • Selecione a aba Listagens e selecione as colunas que deseja incluir na listagem.
  •  Selecione o botão Imprimir Listagens.

 

Veja um exemplo de relatório

Imprimindo um relatório
  • Selecione o menu Relatórios, seguido da opção Mala direta. A seguinte tela será apresentada.
  •  Acione o botão Selecionar dados. A tela de localizar pessoas será aberta para seleção das pessoas desejadas. Os nomes serão apresentados na tela.
  • Selecione os nomes para envio da mala direta. Para seleção de alguns nomes, mantenha a tecla CTRL pressionada e clique sobre os nomes desejados. Para selecionar todos os nomes, selecione a caixa Marcar todos.
  • Selecione a aba Relatórios e selecione os dados que deseja incluir no relatório.
  •  Selecione o botão Imprimir Relatórios.

 

Como convencer a gestão da empresa que um software jurídico é fundamental

No nosso último post, nós orientamos sobre os processos que estão envolvidos na avaliação e aquisição de um software jurídico. Esses mesmos conhecimentos podem ser adaptados, também, para outras aquisições, afinal são processos naturais quando vamos comprar algo:

  1. Identificamos nossa necessidade
  2. Levantamos as alternativas
  3. Filtramos e avaliamos algumas delas
  4. Negociamos as que gostamos
  5. Fechamos a que oferece o melhor custo/benefício para nossa necessidade

 

Quando estamos em um processo de compra, nem sempre nós decidimos sozinhos, principalmente dentro de uma empresa. Ao longo do processo, existem diferentes papéis, sendo os mais comuns: o(s) usuário(s), o influenciador, o decisor, o comprador. Muitas vezes, esses papéis se misturam entre as mesmas pessoas, principalmente quando a empresa é pequena.

Para ilustrar melhor, vamos citar os papéis de compra em um escritório de advocacia:

  • Usuários: os advogados que trabalham na rotina dos processos; estagiários, bibliotecárias, recepcionistas e outras pessoas com papéis de organização dentro do escritório.
  • Influenciadores: Os próprios usuários, que são beneficiados com o uso do sistema e, em alguns casos, a gestão – quando enxerga que será beneficiada com uma equipe mais produtiva.
  • Decisores e compradores: Os sócios do escritório, que darão o aval final sobre o produto e serão responsáveis pela compra.

 

Já em um departamento jurídico, o cenário é diferente:

  • Usuários: novamente, são os advogados que trabalham na rotina dos processos.
  • Inflenciadores: a TI da empresa pode influenciar no levantamento da necessidade, por buscar sempre alternativas que automatizam e agilizam atividades da empresa através da informática. Eles também participam do processo avaliando técnicamente os sistemas testados.
  • Compradores: o departamento de compras das empresas é o responsável por negociar com os fornecedores, comparar as propostas e identificar a melhor opção antes de efetuar a compra.
  • Decisores: pode ser uma diretoria jurídica, ou até mesmo uma diretoria geral, quem dá o aval final sobre a compra.

 

Sabendo de todos os processos envolvidos e papéis envolvidos que os profissionais exercem, como você pode exercer um papel importante e de grande influência para a aquisição de um software jurídico? Digamos que você é um advogado em um escritório que ainda não utiliza o software e sabe que o sistema agregaria um grande valor ao negócio. Quais seriam os passos para comprovar para a gestão do escritório que a necessidade existe e que o escritório como um todo seria beneficiado com um sistema?

Apontar os benefícios que o software trará para os usuários

Os usuários do sistema, em sua maioria os advogados que atuam nos processos, são beneficiados com mais organização e agilidade em suas rotinas. Muitas tarefas que antes eram feitas de forma manual passam a ser automáticas, e outras coisas que levavam muito tempo, como encontrar uma informação, passam a ser instantâneas.

Além das vantagens individuais, um software jurídico também impacta na colaboração da equipe, que passa a trabalhar de maneira muito mais integrada.

Tudo isso reflete diretamente na produtividade do escritório como um todo.

Apontar os benefícios que o software trará para a gestão

Os benefícios dos usuários também impactam para a gestão, afinal uma equipe mais produtiva é também mais lucrativa. As informações organizadas dentro de um sistema contribuem para as análises que influenciam nas tomadas de decisão da gestão da empresa.

Analisar a saúde financeira, o histórico os processos, dos clientes, da equipe, fazer análises de desempenho em tempo real e até prever o futuro com mais segurança são itens que podem ser alcançados pela gestão da empresa através do uso de um software jurídico.

Está em suas mãos levantar e comprovar as necessidades e efetuar os processos que impactarão na implantação de um software que fará toda a diferença no escritório de advocacia ou departamento jurídico onde você trabalha.

Caso precise de alguma ajuda em seu processo, os consultores da Aurum estarão a disposição para ajudar-lhe.

Dica: Como filtrar dados de colunas no Themis

A dica de hoje é sobre o recurso de filtro de dados do Themis.

Dependendo do volume de dados que você possuir no Themis, este recurso facilitará a localização e visualização das informações desejadas de maneira ordenada e organizada.

Veja abaixo como utilizar este recurso:

Selecione a seta de localização no final da coluna desejada e escolha uma das opções apresentadas.

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  • Todos: mostra todos os registros de uma coluna.
  • Personalizar…: permite filtrar as informações por um ou mais critérios específicos.
  • Brancos: mostra todos os registros em branco.
  • Preenchidos: mostra todos os registros preenchidos.
  • As demais opções referem-se ao conteúdo da coluna em questão e também poderão ser selecionadas para filtrar a tabela.

O filtro selecionado é exibido na parte inferior do grid.

18.jpg

Para remover o filtro, selecione o botão “X”  na parte inferior esquerda do grid.
Notas:

  1. O filtro é um recurso somente de visualização, que facilita localizar um conjunto específico de informações; não altera o conteúdo do que está cadastrado no sistema.
  2. É recomendável retirar os filtros após sua utilização, pois os filtros são fixos por computador, ou seja, os filtros ativos antes de encerrar a sessão do Themis serão utilizados no próximo acesso ao sistema, naquele computador.
  3. O filtro realizado no grid não se aplica na geração de relatórios. Os relatórios são gerados a partir dos registros selecionados pelo botão Localizar.

 

Caso ainda tenha dúvidas sobre essa dica e/ou sugestões para os próximos posts dessa categoria, envie-nos um e-mail para marketing@aurum.com.br

Para ver todas as Dicas de Uso do Themis, clique aqui.

 

Dicas para uma reunião de sucesso

Quem tem medo de reuniões pouco produtivas, em que se perde muito tempo e se tomam decisões pouco efetivas? A maioria quer evitá-las, no entanto, em alguns casos, as reuniões fazem parte da rotina e da cultura de grandes empresas. Por isso, é preciso tomar nota de algumas coisas que devem ser feitas para melhor a qualidade destes encontros e torná-los mais produtivos.

O primeiro passo é definir com antecedência. Não é possível controlar tudo o tempo todo. Sempre surgirão alguns detalhes emergenciais. No entanto, pré-definir um roteiro com antecedência diminui as chances de erros ou contratempos, melhorando a reunião.

Desse modo, estabeleça:

– Datas,

– Horários,

– Duração,

– Pautas que devem ditar o ritmo do encontro.

Em seguida, defina o objetivo, escolhendo os pontos que são essenciais para a resolução dos problemas, assim evita-se a perda de foco e objetividade. Leve consigo os temas em pauta, o que impede a abordagem de assuntos aleatórios. Essa é uma das principais causas de reuniões extensas, durante as quais se tem a sensação de que pouco foi resolvido.

Outro ponto importante para uma reunião de sucesso é selecionar os profissionais. Por que parar todo um setor ou empresa, quando reunir alguns profissionais teria sido muito mais produtivo? Por isso, chame apenas os envolvidos. Nesse sentido, é preciso apenas se lembrar de compartilhar de maneira clara as decisões tomadas.

Durante a reunião, coordene as interações para que as discussões não se prolonguem. É preciso, portanto, agir de modo a limitar, ou melhor, conduzir os envolvidos a exposições efetivas. Assim, evita-se que a discussão seja unilateral ou polarizada, permitindo um número maior de opiniões. Do mesmo modo, isso facilita o controle sobre o tempo.

Para obter bons resultados, busque decisões efetivas, manejando as situações para que o que deverá ser feito seja especificado e assimilado de maneira rápida. Para tanto, é importante ainda delegar a maneira “como” tudo tem que ser feito. Uma vez identificado o problema e apontadas às possíveis soluções, indique profissionais que se ocuparão em resolvê-las, fazendo com que todos assumam um compromisso. Uma dica, nesse sentido, é estipular prazos e marcar uma nova reunião para discutir os resultados obtidos.

Por fim, distribua as atas e as decisões com todos da empresa. Isso ajuda manter todos os colaboradores inteirados sobre as decisões tomadas nas reuniões. Para isso, existem as atas, que devem se mantidas atualizadas e acessíveis aos interessados.