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3 Dicas de produtividade para negócios jurídicos

Produtividade advocacia

A eficiência é a palavra da vez no mundo dos negócios. Todas as empresas buscam reduzir desperdícios financeiros e perda de tempo, ao mesmo tempo que aumentam sua capacidade produtiva e seus lucros. Para uma empresa de serviços, como um escritório de advocacia, o sinônimo da eficiência é a produtividade.

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Diferenças entre um software jurídico web e um software jurídico servidor/desktop

Existe uma tendência cada vez mais forte em tecnologia chamada cloud computing. Essa tecnologia, explicando de uma forma bem abrangente, nos permite armazenar nossas informações em ambiente externo (nuvem) e acessá-las com nossos dispositivos – PCs, notebooks, smartphones, celulares etc – através da internet.

Nos dias de hoje, é pouco provável que não tenhamos pelo menos um aplicativo na nuvem, mesmo que não saibamos. Por exemplo, uma conta de e-mail ou até mesmo um perfil em uma rede social são recursos que utilizam a nuvem, afinal, nossas informações ficam todas hospedadas nos servidores de outras empresas, e não em nosso computador.

A nuvem é a atualidade e o futuro da tecnologia, e já é realidade na maioria dos aplicativos utilizados pelas pessoas. Ninguém mais compra um software de prateleira, uma vez que existe uma gama muito ampla de opções na internet, muitas delas disponíveis de forma gratuita. Além disso, dispositivos mais recentes, como tablets, já não possuem entrada para CD-ROM.

Trazendo esse assunto para a realidade dos negócios jurídicos, os advogados já desfrutam de muitas tecnologias que fazem uso de cloud computing. Recentemente, temos visto também novas opções de software jurídico web que surgem no mercado, com uma abordagem voltada para o cloud computing. Mas, como um escritório de advocacia ou departamento jurídico saberá se esse software é adequado para o seu negócio? Bem, vamos explicar:

Seja no mercado jurídico, ou em qualquer outro segmento de mercado, existem softwares que possuem décadas de existência e amadurecimento, como é o caso do Themis. Ao longo dos anos, esses softwares cresceram, receberam muito know-how de negócios e características para atenderem clientes de vários perfis e exigências. Tanto a tecnologia do software, quanto os dados e informações dos clientes que o utilizam, torna-se maduros e robustos – ou seja, um legado.

Apesar de estar em grande evidência, o cloud computing é uma tecnologia relativamente recente e já existem vários aplicativos que funcionam muito bem para diversas necessidades, porém ainda pouco se vê a respeito de ERPs e softwares mais robustos capazes de fazer a gestão completa de um negócio de uma grande ou média empresa.

Para o mercado jurídico, existem algumas opções de software jurídico web (ou cloud), porém nenhuma com a capacidade de abranger completamente a gestão jurídica e administrativa de um escritório de advocacia ou departamento jurídico de porte. São softwares mais enxutos, que podem atender um advogado autônomo ou até mesmo uma pequena sociedade de advogados que precisa controlar suas atividades e efetuar a cobrança dos clientes.

A resposta às novas tecnologias de um software maduro como o Themis é agregar novas funcionalidades para manter-se atual, e ao mesmo tempo robusto, tais como: acesso com de dispositivos móveis através versão mobile; serviço de busca de andamentos que utiliza a internet para capturar informações e alimentar o sistema automaticamente; interface web para possibilitar acesso às informações através de outras localidades, ou até mesmo fornecer acesso a um cliente.

A conclusão que chegamos é que os softwares jurídicos web que surgem no mercado podem atender necessidades mais simples e apoiar o profissional individualmente, mas não gerir o negócio como um todo. Para escritórios de advocacia que precisam ser geridos como um negócio, considerando a administração financeira, e departamentos jurídicos corporativos, apenas uma solução como o Themis é capaz de abranger todas as necessidades. Neste caso, é importante que o escritório ou departamento selecione um desenvolvedor que possui tempo de mercado e continua fornecendo atualizações e novas funcionalidades que tornam o software sempre up to date.

Retorno de investimento sobre aquisição de software jurídico

 

É sabido que um software jurídico traz diversos benefícios em gestão e organização para um escritório de advocacia ou departamento jurídico, e um desses benefícios é tornar esses negócios mais lucrativos através da redução de custos operacionais e aumento na rentabilidade dos processos. Vamos detalhar abaixo alguns itens importantes que esclarecem esse raciocínio:

Redução de custos operacionais: o software jurídico otimiza o trabalho dos profissionais do escritório, pois automatiza diversos processos que antes eram feitos de forma manual. Os profissionais que antes faziam tarefas executoras têm mais tempo para trabalhar em funções estratégicas e rentáveis para o negócio. A redução de custos também é obtida través da diminuição no consumo de recursos, como papel, uma vez que os processos ficam digitalmente armazenados no software, e também com transporte, pois o software automatiza funções como a extração de andamentos processuais. 

Aumento na rentabilidade dos processos: além de reduzir custos processuais, o software jurídico fornece informações estratégicas para a gestão, o que permite identificar quais são as causas mais lucrativas para se atuar, quais os clientes mais rentáveis, entre outras, e dessa forma direcionar os esforços ao que realmente traz retorno. Já houve casos, por exemplo, de um escritório de advocacia acreditar que o “Cliente A” era o mais rentável pelo volume de processos – mas, quando extraiu informações do software, identificou que o “Cliente B” era mais rentável, mesmo com um volume menor de processos.

Para departamentos jurídicos, o software jurídico ajuda a provisionar valores de processos, de modo a sinalizar que a organização precisa destinar um determinado budget para as causas. Dessa forma, quando uma causa é perdida, não é necessariamente um prejuízo para a empresa, pois já existia um budget destinado para esse fim. 

Um exemplo de como calcular o retorno do investimento:

Vamos utilizar aqui um exemplo simbólico de um escritório de advocacia, apenas para facilitar a compreensão do leitor. Ignoraremos tributos, encargos e outras eventuais despesas para não dificultar a equação.

Digamos que o Escritório de Advocacia tenha um custo operacional de R$30.000 e um faturamento de R$100.000 por mês. No prazo de um ano, esse escritório tem:

  • Custos – R$360.000
  • Faturamento – R$1.200.000
  • Rentabilidade – R$840.000

Supondo que, ao implantar um software jurídico, esse escritório reduza seus custos anuais em 10% e aumente sua rentabilidade em 5%, os dados ficam:

  • Custos – R$324.000
  • Faturamento – R$1.260.000
  • Rentabilidade – R$936.000

Neste exemplo, o Escritório de Advocacia obteve um aumento de mais de 11% na rentabilidade anual, ou seja, R$96.000.

Digamos que, neste mesmo ano, o Escritório de Advocacia tenha investido R$6.000 em um software jurídico – o seu retorno foi de 16 vezes o valor investido no software, isso apenas no primeiro ano!

Fica evidente que um bom software jurídico traz rapidamente o retorno do valor investido, de modo a ser considerado como um investimento, e nunca apenas como custo. No próximo post, diremos por que o Themis é o software que traz o retorno de investimento mais rápido do mercado!

Se você já é usuário do Themis, acompanhe o nosso blog, pois estamos constantemente ensinando como potencializar ainda mais o retorno do investimento do seu Themis.

Como o Themis pode auxiliar um Departamento Jurídico

Um dos desafios do departamento jurídico é figurar como uma área estratégica da corporação, e não ser encarado como um apagador de incêndios ou até mesmo um gerador de custos. Para que um departamento seja estratégico, o trabalho precisa ser consultivo, pró-ativo e analítico.

Esse misto de qualidades necessárias para um departamento jurídico permite aos advogados, além de reduzir o número de processos, provisionarem um budget periódico para atender os processos que a empresa está envolvida, e só há uma forma de fazer isso de forma eficiente: Software jurídico.

Como a rotina do departamento jurídico não envolve apenas processos, como também contratos e outros trabalhos consultivos, o apoio de um software jurídico é fundamental, independentemente do tamanho da corporação ou do número de processos que ela está envolvida.

Para ser estratégico, o departamento jurídico precisa ir além apenas do trabalho técnico, mas fazer parte do negócio da corporação, estar integrado aos demais departamentos.

Listamos abaixo 5 tópicos essenciais para gestão eficiente do departamento jurídico estratégico:

  • Monitorar o trabalho dos escritórios de advocacia

Ter acesso aos processos que estão em andamento com diferentes escritórios de advocacia é essencial, e a melhor maneira de fazer isso é contar com um sistema que possui tecnologia para fazer o push dos andamentos dos tribunais e permite acessar processos via web. O push de andamentos do Themis permite que o advogado do departamento jurídico acompanhe os andamentos dos processos na tela do sistema e ainda programar que sejam exibidas notificações para facilitar a exibição, de modo a permitir que o departamento jurídico esteja sempre a par da atualização processual e ainda se antecipe ao escritório que o atende.

  • Provisionar despesas com processos

Um dos maiores diferenciais do Themis para um departamento jurídico é a funcionalidade que provisiona os valores dos processos, corrige valores com correção monetária e juros, e ainda balanceia os riscos de perda ou êxito da empresa. Esse balanço permite uma simulação muito próxima à realidade de quanto a corporação desembolsará com processos, o que possibilita ao departamento jurídico determinar metas e budget e ser pró-ativo no controle dos seus custos.

  • Gerenciar contratos

Independentemente do porte da corporação, além dos processos jurídicos que o departamento deve gerir, parte da rotina é dedicada a gestão de contratos, que envolve desde a elaboração até o acompanhamento do mesmo. Para facilitar todo esse trabalho, o Themis armazena os contratos junto a seus respectivos documentos, permite a vinculação de andamentos processuais e ainda a inserção de datas de vigência e vencimento para que a empresa não corra riscos de perder prazos.

  • Compartilhar informações com outros departamentos

Além da possibilidade de integração com sistemas de mercado, o Themis possui uma inteligência de negócio que permite aos profissionais extraírem praticamente quaisquer informações do sistema em forma de relatórios. Essa característica enriquece os advogados do departamento jurídico com informações estratégicas para fornecer feedback para outras áreas, como financeira e diretoria, e ainda embasar decisões no médio e longo prazo.

  • Obter informações estratégicas do negócio

Identificar as áreas que se envolvem em mais processos, bem como os motivos, para tomar medidas preventivas, como melhorias na operação e capacitação das equipes. Mensurar e compartilhar as causas ganhas também pode ser um diferencial para o departamento jurídico na estratégia da corporação. Para ter essas informações, é preciso realizar um trabalho consultivo, e isso é possível dentro do Themis.

Muitas empresas, algumas das maiores do país, trabalham com o Themis para tornar o seu departamento jurídico ainda mais estratégico e eficiente. Confira aqui algumas delas.

Novidades na versão 4.7.1.0 do Themis!

Lançamos nesta semana, novas funcionalidades para a versão 4.7.1.0 do Themis.

As novas funcionalidades da versão foram desenvolvidas com base em estudos de usabilidade e da experiência dos usuários do Themis.

Além do design moderno e amigável, os usuários poderão usufruir de funcionalidades que ajudarão significantemente no dia-a-dia de trabalho como menus de busca rápida, alertas de notificações, atalhos, entre outras novidades que foram desenvolvidas pensando na produtividade e organização de escritórios de advocacia e departamentos jurídicos.

 

Confira as novas novidades da versão 4.7.1.0 do Themis:

  • Menu de busca rápida: Mais agilidade aos usuários do Themis, criamos um menu de busca rápida na parte superior da tela que permite realizar buscas por pastas, títulos, participantes e números do processo. 


  • Menu inteligente:  Criamos um menu inteligente de acesso rápido aos recursos mais utilizados pelos usuários.  Além de ícones personalizados, agora o usuário poderá optar por utilizar o menu simplificado ou completo na barra lateral do Themis.
  • Help online: Ícone de acesso rápido para a tela de dúvidas e respostas do Themis. Consulta ao conteúdo de tutoriais, vídeos, FAQ, Lançamentos de versões etc.
  •  Notificações: Incluímos na parte superior da tela a funcionalidade de notificação, onde são exibidos os andamentos recebidos diretamente do Tribunal.

O processo de atualização é feito de maneira gradativa, e é necessário o agendamento prévio por parte do cliente. Para obter a atualização do sistema, o cliente deverá agendar com nosso departamento de implantação através do e-mail implantacao@aurum.com.br

Clientes com a manutenção em dia recebem as atualizações gratuitamente. Clientes inativos podem solicitar mais informações no e-mail faleconosco@aurum.com.br

Versão demonstrativa do Themis

O Themis não é um software que faz apenas busca de processos nos tribunais ou que faz apenas cadastro de processos e pessoas.

Trata-se de um software jurídico completo que fornece diversas funcionalidades para gerir a atividade jurídica do escritório de advocacia ou departamento jurídico.

Veja abaixo algumas funcionalidades do software:

  • Processos;
  • Andamentos;
  • Agenda;
  • Alocação de horas;
  • Despesas;
  • Honorários;
  • Gerenciamento de documentos;
  • Cadastro de pessoas;
  • Acesso via web (acesso aos dados do sistema de qualquer dispositivo com acesso à internet);
  • Integração com tribunais e diários oficiais (extração de andamentos e publicações para dentro do sistema).

Se você ainda não conhece o software jurídico Themis, ou já conhece, e gostaria de indicar o software, informamos que estas funcionalidades se encontram em nossa versão demonstrativa que está disponível em nosso site.

Nesta demonstração você terá: 

  • 30 dias de utilização;
  • 1000 cadastros de andamentos;
  • 100 cadastros de processos;
  • 150 cadastros de pessoas/usuários;
  • 100 cadastros de alocações;
  • 100 cadastros de honorários;
  • 100 cadastros de despesas;
  • 10 créditos para realizar buscas de processos em tribunais e integrar ao Themis.
Teste o Themis por 30 dias

Conveniência: Após o término do período de demonstração, ao optar pela contratação do Themis, todos os dados que forem cadastrados neste período serão mantidos e poderão ser utilizados normalmente.