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Dicas para uma reunião de sucesso

Quem tem medo de reuniões pouco produtivas, em que se perde muito tempo e se tomam decisões pouco efetivas? A maioria quer evitá-las, no entanto, em alguns casos, as reuniões fazem parte da rotina e da cultura de grandes empresas. Por isso, é preciso tomar nota de algumas coisas que devem ser feitas para melhor a qualidade destes encontros e torná-los mais produtivos.

O primeiro passo é definir com antecedência. Não é possível controlar tudo o tempo todo. Sempre surgirão alguns detalhes emergenciais. No entanto, pré-definir um roteiro com antecedência diminui as chances de erros ou contratempos, melhorando a reunião.

Desse modo, estabeleça:

– Datas,

– Horários,

– Duração,

– Pautas que devem ditar o ritmo do encontro.

Em seguida, defina o objetivo, escolhendo os pontos que são essenciais para a resolução dos problemas, assim evita-se a perda de foco e objetividade. Leve consigo os temas em pauta, o que impede a abordagem de assuntos aleatórios. Essa é uma das principais causas de reuniões extensas, durante as quais se tem a sensação de que pouco foi resolvido.

Outro ponto importante para uma reunião de sucesso é selecionar os profissionais. Por que parar todo um setor ou empresa, quando reunir alguns profissionais teria sido muito mais produtivo? Por isso, chame apenas os envolvidos. Nesse sentido, é preciso apenas se lembrar de compartilhar de maneira clara as decisões tomadas.

Durante a reunião, coordene as interações para que as discussões não se prolonguem. É preciso, portanto, agir de modo a limitar, ou melhor, conduzir os envolvidos a exposições efetivas. Assim, evita-se que a discussão seja unilateral ou polarizada, permitindo um número maior de opiniões. Do mesmo modo, isso facilita o controle sobre o tempo.

Para obter bons resultados, busque decisões efetivas, manejando as situações para que o que deverá ser feito seja especificado e assimilado de maneira rápida. Para tanto, é importante ainda delegar a maneira “como” tudo tem que ser feito. Uma vez identificado o problema e apontadas às possíveis soluções, indique profissionais que se ocuparão em resolvê-las, fazendo com que todos assumam um compromisso. Uma dica, nesse sentido, é estipular prazos e marcar uma nova reunião para discutir os resultados obtidos.

Por fim, distribua as atas e as decisões com todos da empresa. Isso ajuda manter todos os colaboradores inteirados sobre as decisões tomadas nas reuniões. Para isso, existem as atas, que devem se mantidas atualizadas e acessíveis aos interessados.