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3 Dicas de produtividade para negócios jurídicos

Produtividade advocacia

A eficiência é a palavra da vez no mundo dos negócios. Todas as empresas buscam reduzir desperdícios financeiros e perda de tempo, ao mesmo tempo que aumentam sua capacidade produtiva e seus lucros. Para uma empresa de serviços, como um escritório de advocacia, o sinônimo da eficiência é a produtividade.

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Aurum Software apresenta balanço de 2012

O ano de 2012 foi decisivo para a Aurum Software. A empresa, que completou 19 anos de atuação no mercado brasileiro, sempre teve como visão posicionar-se no mercado como o principal fornecedor de software jurídico do país, conquistou esse título ao permanecer uma empresa independente e focada exclusivamente no desenvolvimento de software para o mercado jurídico.

Além de manter o seu foco, a Aurum expandiu sua carteira de escritórios de advocacia e departamentos jurídicos, levando o Themis não apenas para as grandes empresas e bancas de advogados, mas também para os pequenos e médios escritórios de advocacia, que são maioria no país.

Conheça abaixo algumas das melhorias apresentadas pela empresa que contribuíram para o seu crescimento ao longo do ano: 

  • Novo modelo de contratação

Dentro da sua estratégia de expansão para as pequenas e médias empresas, a Aurum Software consolidou seu modelo de comercialização através de planos – que atendem dos maiores escritórios de advocacia e departamentos jurídicos até escritórios com apenas 3 advogados – e apresentou um modelo de contratação inovador no mercado, via assinatura mensal, que não implica em custos iniciais com licenciamento.

  • Nova identidade visual do Themis

Comprovando seu investimento em melhoria contínua no Themis, a Aurum apresentou uma nova identidade visual do produto, que pode ser visualizada na imagem abaixo. A identidade, mais clean e objetiva, foi baseada em diversos estudos e pesquisas realizados com usuários do Themis – seu objetivo é melhorar e enriquecer a experiência dos profissionais que utilizam o produto no seu dia a dia.

 

  • Serviços online e gratuitos para clientes:

e-Trainings – a modalidade online de treinamentos do Themis passou a ser gratuita para clientes ativos da Aurum, que podem atualizar os conhecimentos de sua equipe para obter o melhor desempenho possível no uso do sistema.

Suporte técnico online – além do suporte telefônico, os clientes passam a ter mais um canal de relacionamento com os técnicos da Aurum para obter mais agilidade em casos menos complexos, como dúvidas e pequenas dificuldades no uso do sistema.

Emissão de boletos online – para aumentar a conveniência dos clientes, em setembro, além do envio de faturas via correio, a Aurum passou a emitir as faturas eletronicamente para os clientes através de e-mail. Desta maneira, ampliamos as formas de envio e também reduzimos imprevistos com extravios dos impressos.

Andamentos online – o serviço tão útil para os advogados, anteriormente cobrado a parte, passa a fazer parte da assinatura do Themis, possibilitando que cada advogado tenha até 100 processos vinculados para recebimento automático dos tribunais.

A Aurum Software mira um crescimento ainda mais ousado para o ano de 2013, mantendo seus investimentos em inovação e melhoria continua para garantir que os clientes estejam sempre respaldados com o que existe de melhor no que diz respeito a serviços e tecnologia 100% nacional para o mercado jurídico.

Como o Themis pode auxiliar um Departamento Jurídico

Um dos desafios do departamento jurídico é figurar como uma área estratégica da corporação, e não ser encarado como um apagador de incêndios ou até mesmo um gerador de custos. Para que um departamento seja estratégico, o trabalho precisa ser consultivo, pró-ativo e analítico.

Esse misto de qualidades necessárias para um departamento jurídico permite aos advogados, além de reduzir o número de processos, provisionarem um budget periódico para atender os processos que a empresa está envolvida, e só há uma forma de fazer isso de forma eficiente: Software jurídico.

Como a rotina do departamento jurídico não envolve apenas processos, como também contratos e outros trabalhos consultivos, o apoio de um software jurídico é fundamental, independentemente do tamanho da corporação ou do número de processos que ela está envolvida.

Para ser estratégico, o departamento jurídico precisa ir além apenas do trabalho técnico, mas fazer parte do negócio da corporação, estar integrado aos demais departamentos.

Listamos abaixo 5 tópicos essenciais para gestão eficiente do departamento jurídico estratégico:

  • Monitorar o trabalho dos escritórios de advocacia

Ter acesso aos processos que estão em andamento com diferentes escritórios de advocacia é essencial, e a melhor maneira de fazer isso é contar com um sistema que possui tecnologia para fazer o push dos andamentos dos tribunais e permite acessar processos via web. O push de andamentos do Themis permite que o advogado do departamento jurídico acompanhe os andamentos dos processos na tela do sistema e ainda programar que sejam exibidas notificações para facilitar a exibição, de modo a permitir que o departamento jurídico esteja sempre a par da atualização processual e ainda se antecipe ao escritório que o atende.

  • Provisionar despesas com processos

Um dos maiores diferenciais do Themis para um departamento jurídico é a funcionalidade que provisiona os valores dos processos, corrige valores com correção monetária e juros, e ainda balanceia os riscos de perda ou êxito da empresa. Esse balanço permite uma simulação muito próxima à realidade de quanto a corporação desembolsará com processos, o que possibilita ao departamento jurídico determinar metas e budget e ser pró-ativo no controle dos seus custos.

  • Gerenciar contratos

Independentemente do porte da corporação, além dos processos jurídicos que o departamento deve gerir, parte da rotina é dedicada a gestão de contratos, que envolve desde a elaboração até o acompanhamento do mesmo. Para facilitar todo esse trabalho, o Themis armazena os contratos junto a seus respectivos documentos, permite a vinculação de andamentos processuais e ainda a inserção de datas de vigência e vencimento para que a empresa não corra riscos de perder prazos.

  • Compartilhar informações com outros departamentos

Além da possibilidade de integração com sistemas de mercado, o Themis possui uma inteligência de negócio que permite aos profissionais extraírem praticamente quaisquer informações do sistema em forma de relatórios. Essa característica enriquece os advogados do departamento jurídico com informações estratégicas para fornecer feedback para outras áreas, como financeira e diretoria, e ainda embasar decisões no médio e longo prazo.

  • Obter informações estratégicas do negócio

Identificar as áreas que se envolvem em mais processos, bem como os motivos, para tomar medidas preventivas, como melhorias na operação e capacitação das equipes. Mensurar e compartilhar as causas ganhas também pode ser um diferencial para o departamento jurídico na estratégia da corporação. Para ter essas informações, é preciso realizar um trabalho consultivo, e isso é possível dentro do Themis.

Muitas empresas, algumas das maiores do país, trabalham com o Themis para tornar o seu departamento jurídico ainda mais estratégico e eficiente. Confira aqui algumas delas.

Qual é o real poder da informação?

Ter acesso à informação certa, na hora certa, é um diferencial competitivo para qualquer negócio, principalmente jurídico. Seja através de uma consulta pública, ou até mesmo através dos próprios sistemas utilizados pela empresa, a informação deve estar acessível para embasar a tomada de decisões.

Mas, até que ponto a informação em excesso é produtiva? Esse é um questionamento muito comum, em uma era onde qualquer pessoa pode acessá-la, pois as informações estão disponíveis em todos os cantos. Como julgar a veracidade das informações, e mais, como organizar o volume de informações para selecionar o que é relevante? A resposta é: tecnologia.

Convido o leitor, profissional do direito, para trazer essa discussão para nossa realidade. No mundo jurídico, nós podemos dividir o controle da informação em duas vertentes:

A primeira, já bem explorada, é a informação como sua aliada para gerenciamento de seus processos. Neste caso, me refiro à importância de possuirmos todos os dados referentes aos processos para geração de relatórios, controle do dia-a-dia do escritório e atendimento eficaz aos clientes.

Entendo que atualmente o escritório que ainda não possui gestão eletrônica dos processos, não sobreviverá no novo mercado da advocacia.

Exemplos de ganho com a utilização correta destas informações processuais:

  • Aumento na produtividade

Ao invés de envolver 10 pessoas para realizar uma tarefa (relatório, idas a fóruns) envolve-se uma.

  • Rapidez no atendimento aos clientes

Com todas as informações organizadas é possível prestar atendimento ao cliente de forma rápida e precisa.

  • Redução de custos

Com o devido controle de todos os gastos processuais é possível reembolsar dos clientes todos os custos do processo.

  • Acesso à informação

Independente de sua presença no escritório ou não, você terá total controle de todas as atividades do seu escritório.

A segunda, ainda pouco explorada, trata-se do uso da informação como fator decisivo na definição de um planejamento estratégico do escritório, mais voltado para marketing e negócios. É muito difícil encontrar escritórios dispostos a aproveitar da grande base de dados formada pelos seus processos a favor da captação de novos clientes.

Em uma realidade onde a grande maioria dos negócios jurídicos já faz uso de software para gerir seus processos, nos moldes que abordamos acima, destacam-se os que vão além e utilizam essa informação para iniciativas como:

  • Conversão de negócios

Se todo possível caso/processo for devidamente registrado (independente de aceitar o caso ou não) é possível identificar os motivos e focar em ações para aumentar a taxa de conversão de novos clientes e/ou novos negócios nos clientes atuais. O mapeamento das possíveis oportunidades de negócios perdido mune o escritório com informações para possíveis melhorias e ajustes em abordagem, preço, público-alvo etc.

  • Percentual de êxito

Pouco se mostra ao mercado sobre as vitórias dos escritórios. Que tal qualificar e quantificar os casos e apresentar num portfólio o resultado que o escritório pode oferecer por natureza de ação e/ou outros critérios.

  • Taxa de acordo extrajudicial

No caso de clientes que procuram acordos extrajudiciais, que tal produzir e comparar com o mercado o seu número e tempo gasto para fechamento de acordos. Que tal ainda demonstrar a economia estimada com tal ato.

  • Aumento da lucratividade

Por que não parar para analisar qual a forma de pagamento que obtém um lucro maior? Para esta analise se faz necessário ter registrado todo o esforço gasto nos processos, cruzar com os valores recebidos e ainda contemplar a possível ociosidade de profissionais. Identificar clientes mais lucrativos para dedicar mais energia também é um fator crucial no aumento de lucratividade.

Enfim, concluímos que é possível, através de um sistema que permita a gestão de todas estas informações, trazer a realidade de empresas de outros setores para os escritórios de
advocacia. Diferencia-se o escritório que vai além da gestão do processo e encara como um negócio, que precisa de informações estratégicas para marketing, negócios, vendas e
consequentemente aumento na rentabilidade.

O maior desafio é a mudança cultural, a tecnologia atual nos dá os poderes necessários para analisar uma massa bruta de informação em tempo real. Agora nos resta decidir o que fazer com esta análise.

Texto: Fernando Liberato – Gerente regional – Aurum Software RJ

19 anos de Aurum Software – Quase duas décadas de inovação e especialização no mercado jurídico

No próximo dia 28 de Setembro, nós da Aurum Software comemoraremos mais um aniversário, o décimo nono. Ao longo de todos esses anos de trabalho, vimos muitas mudanças, vivenciamos crises mundiais, aproveitamos muitas oportunidades e, principalmente, mantivemos um foco único: atender advogados, escritórios de advocacia e departamentos jurídicos com tecnologia de ponta para gestão.

Esse foco nos levou a cumprir um objetivo: nos tornar a principal empresa a atuar exclusivamente com software jurídico no Brasil. Hoje, com nosso produto sendo utilizado por milhares de empresas do mercado jurídico, é muito difícil encontrar um advogado que não conheça o Themis.

Além da matriz em São Paulo, expandimos nossa atuação para o Rio de Janeiro e Santa Catarina e temos clientes em cada estado do país. Nós crescemos em número de clientes e território e, principalmente, em equipe e conhecimento. Somos formados por uma equipe muito valiosa, que formou centenas de profissionais, e hoje trabalha com uma missão muito clara: fazer o melhor para elevar a si, a empresa e seus clientes a um novo patamar.

Inovação constante

  • Quando software ainda era algo desconhecido, e a tecnologia ainda engatinhava no país, nós já desenvolvíamos o Themis;
  • Quando a necessidade por software de gestão ficou iminente para os escritórios de advocacia, o Themis já era um produto maduro e testado por diversas empresas;
  • Quando surgiram as múltiplas plataformas com diferentes sistemas operacionais, banco de dados e servidores, o Themis já estava preparado para funcionar em diferentes ambientes;
  • Quando, diversas vezes ao longo do tempo, diferentes necessidades surgiram para os clientes do mercado jurídico, o Themis foi adaptado e evoluído para suprir ao máximo essas necessidades;
  • Quando a internet, os tablets e os smartphones passaram as fazer parte da rotina das pessoas, o Themis foi preparado para possibilitar que seus usuários tivessem acesso às informações a qualquer hora, de qualquer lugar.

A inovação está no nosso DNA, e todos os anos, apresentamos algo novo. No ano passado, nós desenvolvemos os planos do Themis para atender diferentes portes e segmentos de empresas do mercado jurídico.

Neste exato momento, estamos apresentando nossa última inovação: o modelo de contratação do Themis por assinatura. Assim como as mais inovadoras empresas de software do mundo, nós possibilitaremos aos nossos clientes contratarem o Themis sem nenhum custo de aquisição de licenças. Acompanhe o nosso blog para saber mais.

Obrigado a todos que estão junto conosco ao longo desses 19 anos de trajetória, crescimento e inovação. Continuem conosco, pois temos muito pela frente!

Um forte abraço de toda equipe Aurum Software