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3 Dicas de produtividade para negócios jurídicos

Produtividade advocacia

A eficiência é a palavra da vez no mundo dos negócios. Todas as empresas buscam reduzir desperdícios financeiros e perda de tempo, ao mesmo tempo que aumentam sua capacidade produtiva e seus lucros. Para uma empresa de serviços, como um escritório de advocacia, o sinônimo da eficiência é a produtividade.

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Tecnologias para compliance em departamentos jurídicos

Um dos desafios das grandes corporações é estar em conformidade com as normas e padrões exigidos pelas fiscalizações e auditorias, além da necessidade de obter certificações, como ISO, em determinados segmentos de mercado.

Quando falamos em assuntos como compliance, governança corporativa, entre outros, um dos departamentos mais envolvidos é o jurídico. Por quê?

O departamento jurídico fornece a retaguarda legal que a empresa necessita para operar dentro da lei, sem cometer infrações, e acionando a justiça quando seus direitos são, de alguma forma, infringidos. Dentro dessa rotina, existem inúmeros procedimentos padrão que são desempenhados por pessoas e que podem ser executados de maneira incorreta, afinal somos humanos e cometemos erros – mas, dependendo do grau, um erro pode comprometer a governança corporativa.

Atividades repetitivas e operacionais tendem a ser substituídas por tecnologias de automação, mas atividades intelectuais permanecerão de responsabilidade das pessoas, como é o caso dos advogados. Nesses casos, a tecnologia serve como apoio para que o profissional faça suas tarefas e siga os processos de forma mais exata e ágil.

Conheça abaixo três tecnologias essenciais para departamentos jurídicos que buscam compliance e governança corporativa:

  • BPM (Gerenciamento de processos de negócio)

Como falado anteriormente, grande parte das atividades das empresas são desempenhados por pessoas, e as pessoas podem cometer erros. Além disso, o conhecimento de um procedimento por estar concentrado em uma pessoa que pode deixar de fazer parte da equipe um dia, ou mudar de atribuição. Para assegurar que os processos de um departamento, ou de toda a empresa, sejam desempenhados da maneira correta, é adequado implantar uma solução de BPM – gerenciamento de processos de negócio – que contribui para qualidade na execução, contingência e melhoria contínua dos processos da empresa.

  • GED (Gestão Eletrônica de Documentos)

Imagine um departamento jurídico que possui dificuldades para encontrar documentos ou contratos, que os armazenam em local que oferece risco, ou que até mesmo perde documentos. Isso acontece com frequência, e uma maneira profissional de evitar é através da digitalização dos processos, documentos e contratos em um sistema capaz de armazenar, organizar e criar workflows da informação. Uma vez com a informação armazenada e indexada, fica fácil localizar um documento desejado, ou realizar um backup para evitar que uma informação importante seja perdida.

  • Software jurídico

O software jurídico existe para ajudar na rotina do advogado que precisa controlar suas atividades diárias relacionadas aos processos e automatizar tarefas mais manuais e exaustivas, como buscar informações e atualizar processos. Além disso, o software contribui para o trabalho em equipe e organiza a rotina de todo o departamento. O software jurídico também é aderente às boas práticas de governança corporativa, pois torna digitais, seguras e acessíveis às informações dos processos.

As tecnologias citadas são realidade em escritórios de advocacia e departamentos jurídicos brasileiros, principalmente de grande porte. No entanto, pequenas empresas também podem beneficiar-se, afinal, os rigorosos padrões de qualidade existem para todos e, na busca contínua por qualidade, eficiência e conformidade com as exigências dos clientes, a tecnologia é uma grande aliada do jurídico.