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Tecnologias para compliance em departamentos jurídicos

Um dos desafios das grandes corporações é estar em conformidade com as normas e padrões exigidos pelas fiscalizações e auditorias, além da necessidade de obter certificações, como ISO, em determinados segmentos de mercado.

Quando falamos em assuntos como compliance, governança corporativa, entre outros, um dos departamentos mais envolvidos é o jurídico. Por quê?

O departamento jurídico fornece a retaguarda legal que a empresa necessita para operar dentro da lei, sem cometer infrações, e acionando a justiça quando seus direitos são, de alguma forma, infringidos. Dentro dessa rotina, existem inúmeros procedimentos padrão que são desempenhados por pessoas e que podem ser executados de maneira incorreta, afinal somos humanos e cometemos erros – mas, dependendo do grau, um erro pode comprometer a governança corporativa.

Atividades repetitivas e operacionais tendem a ser substituídas por tecnologias de automação, mas atividades intelectuais permanecerão de responsabilidade das pessoas, como é o caso dos advogados. Nesses casos, a tecnologia serve como apoio para que o profissional faça suas tarefas e siga os processos de forma mais exata e ágil.

Conheça abaixo três tecnologias essenciais para departamentos jurídicos que buscam compliance e governança corporativa:

  • BPM (Gerenciamento de processos de negócio)

Como falado anteriormente, grande parte das atividades das empresas são desempenhados por pessoas, e as pessoas podem cometer erros. Além disso, o conhecimento de um procedimento por estar concentrado em uma pessoa que pode deixar de fazer parte da equipe um dia, ou mudar de atribuição. Para assegurar que os processos de um departamento, ou de toda a empresa, sejam desempenhados da maneira correta, é adequado implantar uma solução de BPM – gerenciamento de processos de negócio – que contribui para qualidade na execução, contingência e melhoria contínua dos processos da empresa.

  • GED (Gestão Eletrônica de Documentos)

Imagine um departamento jurídico que possui dificuldades para encontrar documentos ou contratos, que os armazenam em local que oferece risco, ou que até mesmo perde documentos. Isso acontece com frequência, e uma maneira profissional de evitar é através da digitalização dos processos, documentos e contratos em um sistema capaz de armazenar, organizar e criar workflows da informação. Uma vez com a informação armazenada e indexada, fica fácil localizar um documento desejado, ou realizar um backup para evitar que uma informação importante seja perdida.

  • Software jurídico

O software jurídico existe para ajudar na rotina do advogado que precisa controlar suas atividades diárias relacionadas aos processos e automatizar tarefas mais manuais e exaustivas, como buscar informações e atualizar processos. Além disso, o software contribui para o trabalho em equipe e organiza a rotina de todo o departamento. O software jurídico também é aderente às boas práticas de governança corporativa, pois torna digitais, seguras e acessíveis às informações dos processos.

As tecnologias citadas são realidade em escritórios de advocacia e departamentos jurídicos brasileiros, principalmente de grande porte. No entanto, pequenas empresas também podem beneficiar-se, afinal, os rigorosos padrões de qualidade existem para todos e, na busca contínua por qualidade, eficiência e conformidade com as exigências dos clientes, a tecnologia é uma grande aliada do jurídico.

6 formas de aumentar a produtividade no seu departamento jurídico

As empresas vivem uma corrida acirrada em busca de eficiência e nós, profissionais, buscamos cada vez mais formas de nos mantermos organizados e produtivos, de modo a cumprir nossas expectativas profissionais, atender nossos clientes internos e externos, e ainda ter tempo para cuidar da nossa vida pessoal.

Para os profissionais de um departamento jurídico, existe ainda um desafio extra que é, além de advogar, fazer parte de uma corporação onde é preciso trabalhar integrado com outros departamentos e prestar contas para a gestão. O profissional do departamento jurídico, seja ele um advogado ou assistente, precisa ser pró-ativo no controle de suas atividades e processos para que seu trabalho seja estratégico dentro da organização.

Confira abaixo as dicas que compartilhamos para ajudar profissionais de departamentos jurídicos a tornarem-se mais produtivos e aumentar a eficiência do departamento como um todo:


1. Controle da agenda de compromissos

É imprescindível que um profissional do meio jurídico seja muito organizado em relação à sua agenda. Um único processo demanda diversos eventos, tarefas, prazos, e é preciso ter o controle de todas as datas; além de outros compromissos não relacionados diretamente aos processos, mas que fazem parte do dia-a-dia de qualquer profissional: reuniões de equipe, visitas aos clientes, entre outros. Para ajudar na organização da rotina do profissional do departamento jurídico, o Themis possibilita controle total da agenda de compromissos, estejam eles vinculados ou não aos processos. Além disso, é possível obter, em poucos instantes, pautas de compromissos para organizar o dia, semana ou mês.

2. Reuniões mais produtivas

Falamos acima sobre o grande volume de compromissos que compõe a rotina dos advogados, mas imagine se conseguíssemos economizar tempo nos compromissos, ou até mesmo reduzir o número de compromissos e o tempo que passamos em trânsito? Utilizar o próprio computador para fazer reuniões à distância, que demandariam horas de trânsito e viagem, é uma prática cada vez mais comum nas empresas. Outra maneira de resolver o problema das reuniões é torná-las mais rápidas e objetivas, estabelecendo previamente uma ATA com o assunto que será tratado e controlando para que o assunto da reunião não desvie do planejado. Por fim, aqui na Aurum nós utilizamos um formato de reuniões internas muito produtivo, chamado stand-up meeting – as reuniões são feitas com os participantes em pé, justamente para não durar muito tempo.

3. Centralização dos processos

Uma das dificuldades dos departamentos jurídicos é gerenciar os escritórios de advocacia que prestam serviços. Em alguns casos, são vários escritórios de advocacia que atendem uma mesma empresa – cada um com uma forma de trabalho diferente. Uma sugestão que damos para minimizar esse impacto é centralizar esses processos através de software. O escritório de advocacia que presta serviço para seu departamento jurídico deve fornecer alguma forma profissional de acompanhamento do processo, preferencialmente através de algum software com interface web que lhe permita visualizar a partir de qualquer local, através de login e senha para garantir a segurança da informação. Dessa forma, o departamento jurídico centraliza o controle dos processos e está sempre atualizado sobre as movimentações, sem despender horas e horas para buscar uma informação.

4. Gerenciamento de tarefas

Com o aumento da busca por produtividade por parte dos profissionais, aumentam as ferramentas disponíveis no mercado. Existem várias opções de software na nuvem, de aplicativos para tablets e smartphones, entre outras formas de controlar suas tarefas. O importante é que, independentemente da escolha que o profissional faz – através de software, planilha, ou caderno – ele consiga controlar o planejamento e a execução de suas tarefas. Uma dica valiosa é sempre organizar todas as tarefas logo no início do dia e fazer o possível para cumpri-las. No final do dia, cabe fazer uma análise do que foi feito, o que não foi e o motivo de ter ficado pendente.

5. Automação de processos

Estamos em 2013 e ainda existem muitos profissionais do direito – de escritórios e departamentos jurídicos – que fazem a busca de processos de forma manual. Mesmo que não seja mais necessário buscar a informação pessoalmente no fórum, só a atividade de entrar no site de cada Tribunal, consultar cada processo e extrair a informação, pode consumir mais de uma hora em único dia. Agora, faça o cálculo dessa hora consumida multiplicado pelo número de funcionários do departamento jurídico, multiplicado pelo número de dias do mês e veja quantas horas são perdidas na simples atividade de atualizar os andamentos dos processos. O Themis tem a função de fazer a atualização dos processos automaticamente e, quando os processos são terceirizados por um escritório, é muito importante que seja estabelecido um meio de comunicação, como e-mail, onde o escritório emita as informações dos andamentos de processos.

6. Mobilidade da informação

Para concluir nosso post, sabemos que os celulares não existem apenas para fazer ligações e enviar SMS. Com o avanço das tecnologias, hoje é possível ter praticamente todas as informações que temos em nosso local de trabalho ao alcance de nossa mão. Portanto, recomendamos o uso de smartphones para dar continuidade ao trabalho, independentemente da localização onde o profissional se encontra. Existem editores de textos e planilhas, aplicativos que sincronizam os arquivos do PC com o celular, entre vários outros que já apresentamos aqui no blog.

O próprio Themis possui uma versão Mobile para que o advogado tenha acesso aos processos onde quer que esteja. Use toda essa tecnologia a favor de sua produtividade!

Continue acompanhando nosso blog onde constantemente abordamos técnicas e tecnologias que nos ajudam a ter uma rotina mais produtiva!