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Fenalaw 2013 – Aurum confirmada para 10ª edição

Fenalaw 2013

A Aurum Software marcará presença mais um ano no mais importante evento jurídico da América Latina – a Fenalaw 2013

Participante de todas as edições anteriores, a Aurum Software tem presença confirmada para a 10ª edição da Fenalaw que ocorrerá entre os dias 15 e 17 de outubro no Centro de Exposições Frei Caneca, localizado em São Paulo.

Em 2013, a edição marca uma década de existência da Fenalaw, enquanto a Aurum comemora suas duas décadas de atuação no mercado jurídico. A Fenalaw é um evento que faz parte dos 20 anos de história da Aurum Software – no total, foram 10 participações com palestras sobre tecnologia para o jurídico, exposição de produtos e inovações para o mercado e apresentação de casos de sucesso no uso do Themis. Durante essas participações, a Aurum realizou milhares de apresentações e construiu incontáveis relacionamentos com clientes e parceiros de longo prazo.

Este ano, a Fenalaw contará com mais de cinco mil metros de espaço para comportar os quatro mil visitantes esperados, advogados que vêm de todo o país para prestigiar o evento e receber atualização em termos de conteúdos e tecnologias. O evento reunirá soluções para escritórios de advocacia e departamentos jurídicos, entre elas o Themis, proverá muito conteúdo relacionado à administração legal e disponibilizará espaço para networking entre empresas e profissionais.

Nós estaremos localizados no estande número 18, localizado próximo à entrada do evento. Será um prazer receber-lhe para apresentar as inovações que temos trabalhado nos últimos meses.

Para visitar a feira:

A visitação na feira é gratuita, evite filas, clique no botão abaixo para fazer o seu credenciamento online:
visitar

Para visitar o congresso:

E se você quiser participar do Congresso e atualizar ainda mais suas estratégias, Clientes Aurum Software tem desconto de 15% garantido. Ligue para o atendimento ao cliente 11 3017 6888 e informe que é nosso cliente. Veja a programação dos congressos clicando no botão abaixo:

congres

Esperamos por você!
Acesse o site para ver a programação completa www.fenalaw.com.br

 

Vem aí o novo site da Aurum Software

Nós da Aurum Software buscamos manter o nosso posicionamento de empresa inovadora e puxadora de tendências no mercado jurídico. Há pouco mais de dois anos, nós apresentamos ao mercado o nosso blog que hoje é lido por milhares de pessoas e recebe posts frequentemente, totalizando um acervo com centenas de artigos escritos e publicados.

Pouco tempo após o blog, veio o lançamento do nosso atual site que marcou uma importante etapa da nossa trajetória: o lançamento dos planos do Themis. Esse site causou um impacto muito positivo em nossa rede, por ser algo realmente novo e diferente de tudo o que existia no mercado. Durante esses dois anos, o site cumpriu muito bem o seu papel de apresentar ao mercado o Themis e suas ricas características.

Temos a incansável necessidade de estar sempre a frente e, assim como trabalhamos continuamente para que o Themis seja o melhor software jurídico do mercado – seja para quem já o utiliza ou para os futuros clientes – nós replicamos esse mesmo esforço em cada coisa que fazemos. Por isso, mesmo com o site atendendo perfeitamente o nosso negócio, nos últimos meses nossa equipe de marketing tem trabalhado duro para lançar um projeto de site totalmente novo, ainda melhor e mais inovador que o atual.

O lançamento está previsto para os próximos dias, mas já queremos deixar compartilhar um pouco do que vem pela frente: 

 

 Design totalmente novo

Temos estudado o que existe de mais atual pelo mundo a fora para trazer para a nossa realidade. Além disso, nossa equipe é formada por verdadeiros artistas que possuem muita competência para criar coisas realmente bonitas! O novo design, além de visualmente bonito, será muito leve e de fácil interpretação, tornando muito clara cada mensagem que queremos passar.

 Tecnologia de ponta

A plataforma escolhida para desenvolver o nosso novo site envolve recursos de ponta para possibilitar o dinamismo e a riqueza de navegação que queremos proporcionar aos visitantes. Agregamos diversos recursos de UX (Experiência do Usuário) que tornarão cada visita ao site da Aurum memorável! Será possível, também, atualizar nossos conteúdos com mais agilidade e possibilitar novos canais de interação com nossos usuários.

 Riqueza em conteúdos

Temos orgulho de ter o blog mais influente entre os fornecedores de software jurídico, onde publicamos histórias dos nossos clientes, artigos sobre fatos do mercado jurídico, entre outros conteúdos. O novo site integrará muito mais esse conteúdo já existente e terá ainda novos canais de atualizações, como divulgação de futuros eventos e treinamentos, pertinentes tanto aos já clientes do Themis quanto aos interessados em conhecer melhor o nosso produto.

Por enquanto, deixamos apenas um draft do nosso projeto para aguçar um pouco mais a curiosidade de todos.

Aguardem a grande novidade para os próximos dias!

Como convencer a gestão da empresa que um software jurídico é fundamental

No nosso último post, nós orientamos sobre os processos que estão envolvidos na avaliação e aquisição de um software jurídico. Esses mesmos conhecimentos podem ser adaptados, também, para outras aquisições, afinal são processos naturais quando vamos comprar algo:

  1. Identificamos nossa necessidade
  2. Levantamos as alternativas
  3. Filtramos e avaliamos algumas delas
  4. Negociamos as que gostamos
  5. Fechamos a que oferece o melhor custo/benefício para nossa necessidade

 

Quando estamos em um processo de compra, nem sempre nós decidimos sozinhos, principalmente dentro de uma empresa. Ao longo do processo, existem diferentes papéis, sendo os mais comuns: o(s) usuário(s), o influenciador, o decisor, o comprador. Muitas vezes, esses papéis se misturam entre as mesmas pessoas, principalmente quando a empresa é pequena.

Para ilustrar melhor, vamos citar os papéis de compra em um escritório de advocacia:

  • Usuários: os advogados que trabalham na rotina dos processos; estagiários, bibliotecárias, recepcionistas e outras pessoas com papéis de organização dentro do escritório.
  • Influenciadores: Os próprios usuários, que são beneficiados com o uso do sistema e, em alguns casos, a gestão – quando enxerga que será beneficiada com uma equipe mais produtiva.
  • Decisores e compradores: Os sócios do escritório, que darão o aval final sobre o produto e serão responsáveis pela compra.

 

Já em um departamento jurídico, o cenário é diferente:

  • Usuários: novamente, são os advogados que trabalham na rotina dos processos.
  • Inflenciadores: a TI da empresa pode influenciar no levantamento da necessidade, por buscar sempre alternativas que automatizam e agilizam atividades da empresa através da informática. Eles também participam do processo avaliando técnicamente os sistemas testados.
  • Compradores: o departamento de compras das empresas é o responsável por negociar com os fornecedores, comparar as propostas e identificar a melhor opção antes de efetuar a compra.
  • Decisores: pode ser uma diretoria jurídica, ou até mesmo uma diretoria geral, quem dá o aval final sobre a compra.

 

Sabendo de todos os processos envolvidos e papéis envolvidos que os profissionais exercem, como você pode exercer um papel importante e de grande influência para a aquisição de um software jurídico? Digamos que você é um advogado em um escritório que ainda não utiliza o software e sabe que o sistema agregaria um grande valor ao negócio. Quais seriam os passos para comprovar para a gestão do escritório que a necessidade existe e que o escritório como um todo seria beneficiado com um sistema?

Apontar os benefícios que o software trará para os usuários

Os usuários do sistema, em sua maioria os advogados que atuam nos processos, são beneficiados com mais organização e agilidade em suas rotinas. Muitas tarefas que antes eram feitas de forma manual passam a ser automáticas, e outras coisas que levavam muito tempo, como encontrar uma informação, passam a ser instantâneas.

Além das vantagens individuais, um software jurídico também impacta na colaboração da equipe, que passa a trabalhar de maneira muito mais integrada.

Tudo isso reflete diretamente na produtividade do escritório como um todo.

Apontar os benefícios que o software trará para a gestão

Os benefícios dos usuários também impactam para a gestão, afinal uma equipe mais produtiva é também mais lucrativa. As informações organizadas dentro de um sistema contribuem para as análises que influenciam nas tomadas de decisão da gestão da empresa.

Analisar a saúde financeira, o histórico os processos, dos clientes, da equipe, fazer análises de desempenho em tempo real e até prever o futuro com mais segurança são itens que podem ser alcançados pela gestão da empresa através do uso de um software jurídico.

Está em suas mãos levantar e comprovar as necessidades e efetuar os processos que impactarão na implantação de um software que fará toda a diferença no escritório de advocacia ou departamento jurídico onde você trabalha.

Caso precise de alguma ajuda em seu processo, os consultores da Aurum estarão a disposição para ajudar-lhe.

Segurança da informação: seu departamento jurídico está protegido?

O volume crescente das informações digitais, bem como do uso de aparelhos eletrônicos, contribuem para o aumento da produtividade e da organização das pessoas e empresas, mas podem ser portas abertas para as ameaças, não apenas externas à empresa, como também internas.

Os departamentos jurídicos tratam informações sensíveis e sigilosas que devem ser mantidas protegidas não apenas de acesso externo, como de outras pessoas da própria empresa.

Quando pensamos em segurança da informação, não devemos considerar apenas a proteção dos documentos, arquivos, dados e informações, mas também a contingência e a disponibilidade de todos esses recursos, pois as ameaças não estão relacionadas apenas às pessoas mal intencionadas que podem acessar essas informações, mas também aos desastres que podem ocorrer em qualquer local de trabalho.

Vamos citar alguns exemplos de formas que os departamentos jurídicos comumente tratam suas informações e quais os riscos e cuidados que devem ser considerados em cada uma delas:

 Controle de processos através de papel

Muitos advogados devem pensar: se eu deixar meus processos em papel, não corro o risco de ter minhas informações vulneráveis caso eu sofra um ataque hacker, ou algo do tipo. Neste caso, o advogado pode pensar que seus documentos estão protegidos ao trancá-los em um arquivo, ou até mesmo em um cofre. Mas, o que acontece no caso de um desastre, como um incêndio, por exemplo? Todos os processos de uma empresa são perdidos! E se o advogado responsável por um processo está viajando e está com a chave do arquivo, ou se ele mesmo está em outro local e precisa de acesso ao documento, qual é a disponibilidade dessa informação?

>> Neste caso, a vulnerabilidade é baixa, porém a contingência e a disponibilidade também. 


 Controle de processos através de Excel

Esse é o caso da maioria dos departamentos jurídicos, e talvez ofereça ainda mais riscos que o caso acima. Qualquer funcionário da empresa pode plugar um pendrive e levar todas as informações para outro local, ou até mesmo acessar a planilha através da rede.

O advogado pode pensar que sua planilha está protegida por uma senha que impede o acesso de qualquer outra pessoa, mas está enganado: os ataques hackers são cada vez mais poderosos, e não é uma grande dificuldade para um “profissional” como esse eliminar uma senha de uma planilha. Além disso, o que acontece caso o computador onde a planilha está sofre uma quebra, é formatado por engano, ou até mesmo é perdido ou roubado, como pode ocorrer com um notebook? Mais uma vez, todas as informações estão vulneráveis e podem ser perdidas com desastres que ocorrem frequentemente nas empresas.

Mesmo quando existe uma solução de backup na empresa, é muito difícil que ela abranja também os computadores dos usuários, pois o custo inviabiliza na maioria dos casos. Portanto, a vulnerabilidade da informação é alta e contingência continua baixa.

 Controle de processos através de software jurídico

Se o software jurídico é instalado unicamente no desktop do advogado, os mesmos problemas das planilhas tende a acontecer: informações são perdidas caso o computador sofra algum dano ou perda, além de ficar vulnerável a ataques.

Já no caso de uma solução mais robusta e profissional, o software jurídico possui apenas interface de acesso nos desktops, e todas as informações de processos ficam armazenadas em servidores – como é o caso do Themis. O ambiente de servidores de uma empresa é muito mais seguro e contingente do que o ambiente dos desktops de usuários, e normalmente possui uma série de recursos dos quais podemos destacar: firewall, antivírus, replicação de dados, restauração, backup, criptografia, entre vários outros que reduzem os riscos de ataques, garantem que a informação continuará existindo mesmo no caso de um desastre e que estarão disponíveis, com o mínimo de impacto, caso ocorra uma falha em algum equipamento.

Concluímos então que a solução mais segura, que oferece menos riscos e vulnerabilidade e mais contingência e disponibilidade é o software jurídico que trabalha no modelo cliente-servidor, mantendo as informações armazenadas nos servidores da empresa, como é o caso do Themis.

Tecnologias para compliance em departamentos jurídicos

Um dos desafios das grandes corporações é estar em conformidade com as normas e padrões exigidos pelas fiscalizações e auditorias, além da necessidade de obter certificações, como ISO, em determinados segmentos de mercado.

Quando falamos em assuntos como compliance, governança corporativa, entre outros, um dos departamentos mais envolvidos é o jurídico. Por quê?

O departamento jurídico fornece a retaguarda legal que a empresa necessita para operar dentro da lei, sem cometer infrações, e acionando a justiça quando seus direitos são, de alguma forma, infringidos. Dentro dessa rotina, existem inúmeros procedimentos padrão que são desempenhados por pessoas e que podem ser executados de maneira incorreta, afinal somos humanos e cometemos erros – mas, dependendo do grau, um erro pode comprometer a governança corporativa.

Atividades repetitivas e operacionais tendem a ser substituídas por tecnologias de automação, mas atividades intelectuais permanecerão de responsabilidade das pessoas, como é o caso dos advogados. Nesses casos, a tecnologia serve como apoio para que o profissional faça suas tarefas e siga os processos de forma mais exata e ágil.

Conheça abaixo três tecnologias essenciais para departamentos jurídicos que buscam compliance e governança corporativa:

  • BPM (Gerenciamento de processos de negócio)

Como falado anteriormente, grande parte das atividades das empresas são desempenhados por pessoas, e as pessoas podem cometer erros. Além disso, o conhecimento de um procedimento por estar concentrado em uma pessoa que pode deixar de fazer parte da equipe um dia, ou mudar de atribuição. Para assegurar que os processos de um departamento, ou de toda a empresa, sejam desempenhados da maneira correta, é adequado implantar uma solução de BPM – gerenciamento de processos de negócio – que contribui para qualidade na execução, contingência e melhoria contínua dos processos da empresa.

  • GED (Gestão Eletrônica de Documentos)

Imagine um departamento jurídico que possui dificuldades para encontrar documentos ou contratos, que os armazenam em local que oferece risco, ou que até mesmo perde documentos. Isso acontece com frequência, e uma maneira profissional de evitar é através da digitalização dos processos, documentos e contratos em um sistema capaz de armazenar, organizar e criar workflows da informação. Uma vez com a informação armazenada e indexada, fica fácil localizar um documento desejado, ou realizar um backup para evitar que uma informação importante seja perdida.

  • Software jurídico

O software jurídico existe para ajudar na rotina do advogado que precisa controlar suas atividades diárias relacionadas aos processos e automatizar tarefas mais manuais e exaustivas, como buscar informações e atualizar processos. Além disso, o software contribui para o trabalho em equipe e organiza a rotina de todo o departamento. O software jurídico também é aderente às boas práticas de governança corporativa, pois torna digitais, seguras e acessíveis às informações dos processos.

As tecnologias citadas são realidade em escritórios de advocacia e departamentos jurídicos brasileiros, principalmente de grande porte. No entanto, pequenas empresas também podem beneficiar-se, afinal, os rigorosos padrões de qualidade existem para todos e, na busca contínua por qualidade, eficiência e conformidade com as exigências dos clientes, a tecnologia é uma grande aliada do jurídico.

Departamentos jurídicos de pequenas e médias empresas precisam de software?

Existe uma dúvida comum entre as pequenas e médias empresas que possuem departamentos jurídicos compostos por poucos advogados, ou até mesmo que terceirizam o seu jurídico: é necessário contratar um software jurídico?

Para responder essa questão, elaboramos esse post que explica em quais situações é adequado contar com um software jurídico e quais as melhores opções em cada caso. Vamos lá:

  • Empresas que terceirizam completamente o seu jurídico

Nestes casos, não existe uma rotina jurídica interna para ser gerida, mas se existem processos. Se existem processo, é preciso ter o controle deles, certo?

É muito importante que uma empresa que opta por terceirizar completamente o seu jurídico com um escritório de advocacia avalie se aquele escritório possui uma boa gestão, e isso envolve o uso de um software jurídico. A vantagem para a empresa que contrata um escritório de advocacia que usa software jurídico é a organização de seus processos, a possibilidade de acessá-los a qualquer momento através da internet e ainda receber informações sobre os andamentos dos processos em seu e-mail.

Portanto, se a sua empresa selecionará um escritório de advocacia que cuidará de seus processos, exija que ele utilize um software jurídico.

  • Empresas que possuem departamentos jurídicos pequenos

Nos casos das empresas que possuem poucos advogados em seu departamento jurídico, ou até mesmo um único advogado, é extremamente recomendável o uso de um software, afinal, além dos processos, existe toda uma rotina a ser gerida, que inclui compromissos, prazos, despesas, entre outros fatores envolvidos nos processos.

Outro ponto fundamental para o departamento jurídico é a possibilidade de efetuar provisões de custos com processos para alocar verba e fornecer informações para outras áreas da empresa, como financeira e diretoria.

A empresa deve considerar também que as poucas pessoas que compõe o departamento jurídico podem ser desligadas em algum momento e, se todo o conhecimento acerca dos processos está nas mãos de um único colaborador, existe o risco de tudo ir embora junto com ele.

O mesmo se aplica as planilhas. Existem empresas que possuem planilhas de controle de processos, porém apenas a pessoa que a criou sabe como operá-la. Se um dia essa pessoa deixa de fazer parte do quadro da empresa, todas aquelas informações podem ser perdidas, ou demandar um tempo enorme para serem interpretadas.

Com um software jurídico, as pequenas e médias empresas eliminam esses riscos e garantes a continuidade dos serviços do seu departamento jurídico, independentemente do profissional que trabalha nele. Além disso, conseguem avaliar o desempenho dos processos e dos advogados através de relatórios originados com através histórico armazenado dentro do software.

O Themis possui um plano desenvolvido para atender departamentos jurídicos com necessidades mais avançadas, como controle de provisão e gestão de contratos, e também um plano mais flexível indicado para departamentos jurídicos com rotinas mais básicas. Acesse a nossa página de planos para conhecê-los e deixe nossa equipe comercial ajudá-lo a tomar a melhor decisão.

Teste o Themis por 30 dias

 

Mais 9 aplicativos úteis para advogados

Aplicativos úteis para advogados

Há cerca de 1 ano, nós fizemos um post sobre aplicativos úteis para advogados que foi um sucesso! No total, tivemos mais de 1.000 leituras do post, que é um dos mais aclamados do nosso blog.

Queremos repetir esse sucesso, porém com uma lista de aplicativos atualizada, afinal, muita coisa aconteceu de um ano pra cá, principalmente na nossa área de tecnologia. Aplicativos realmente incríveis foram lançados, e as tecnologias como tablets e smartphones elas vêm sendo cada vez mais utilizadas. Aliás, é essencial que um advogado tenha tablet ou smartphone – ou ambos – para facilitar suas atividades enquanto estão em mobilidade, e ainda realizarem tarefas que antes só eram possíveis com outros aparelhos, como: fotografar processos, responder e-mails, agendar compromissos, entre outras.

Compartilhamos abaixo uma lista dos aplicativos que utilizamos em nossa rotina e acreditamos ser realmente úteis para os advogados:

1) DocuSign 

Imagine assinar digitalmente documentos de onde quer que você esteja? O DocuSign torna isso possível, de maneira simples e prática. Basta abrir um documento PDF, assinar e enviar para o destino desejado. Em uma versão mais avançada, é possível até criar um workflow de pessoas que precisam assinar dentro de uma ordem estabelecida. A versão mais simples é gratuita e já atende muito bem, mas a versão paga pode ser um excelente investimento para o advogado.

2) Rapportive

Um aplicativo incrível para usuários do Gmail – diga-se de passagem, o melhor gerenciador de e-mails do mercado. Ao instalar o Rapportive no seu navegador Chrome, o Gmail passa a exibir informações completas da pessoa que você está trocando e-mail. Ou seja, ao receber um e-mail de uma pessoa, rapidamente você visualiza foto, informações pessoais, perfil em redes sociais etc. Ninguém mais será anônimo pra você, e você ainda poderá surpreender seus clientes com o quanto você está atualizado sobre eles.

3) Scanner Pro

Este aplicativo permite que você transforme seu dispositivo móvel em um scanner de mão que pode lhe acompanhar para qualquer lugar. Além de recursos para scanear com precisão documentos físicos, ele ainda permite juntar documentos de várias páginas em um único arquivo (diferentemente das fotos), guardar na nuvem (no Drobox, Google Drive, ou outra opção), ou compartilhar por e-mail. Para completar, ele é simples de usar e possui um processamento surpreendentemente rápido. O valor é pífio frente aos benefícios que oferece.

 

4) Skitch

Você gosta de fazer anotações em um documento e tem dificuldades de fazer isso no computador? O Skitch é pra você! Ele permite que você rabisque documentos, fotos, capturas de tela, etc utilizando setas, cores, marcações, ferramentas de traços e texto. Após terminar suas anotações, é possível emitir o documento por e-mail ou armazená-lo em seu dispositivo. As revisões de seus documentos nunca mais serão as mesmas com esse aplicativo, e seu tempo será drasticamente economizado!

  5) HootSuite 

As redes sociais são uma realidade no mundo jurídico, e o advogado moderno utiliza Facebook, Twitter e LinkedIn no seu dia a dia para compartilhar obras e artigos, notícias e opiniões com outros colegas, e ainda manter-se atualizado a respeito de seus clientes, amigos e ente queridos. Mas, com tantas redes sociais e tanta informação, fica difícil gerenciar tudo de forma separada – por isso, o HootSuite foi criado para centralizar tudo em um único painel! Por meio do HootSuite, você visualiza e atualiza todas as suas redes sociais em um único local, e ainda pode programar para que mensagens sejam enviadas automaticamente em horários determinados. Incrível!

6) Feeddler RSS

No artigo anterior, falamos sobre o Google Reader, que é a conta onde os seus feeds de blogs ficarão armazenados. Mas, que tal uma forma mais confortável e visualmente agradável de ler seus blogs e portais favoritos? O Feeddler RSS integra com seu Google Reader e traz os conteúdos em um painel de fácil leitura e gerenciamento, e ainda avisa quando existem novos conteúdos de uma forma discreta, para você manter-se atualizado sobre o que acontece no mundo e, principalmente, nos fornecedores de conteúdos que você escolheu para receber. É disponibilizado em versões para tablets e smartphones que permitem uma leitura confortável em qualquer local.

7) QuoteRoller

O software CRM (gestão de relacionamento com clientes) é uma ferramenta que não apresenta muito custo/benefício para o advogado, afinal, seus contatos de clientes, bem como a rotina de processos, já são gerenciados com um software jurídico como o Themis. No entanto, um aplicativo para emissão profissional de propostas comerciais é extremamente pertinente. O QuoteRoller possibilita a emissão de propostas comerciais detalhadas e com aparência profissional, e ainda permite que você faça a gestão das informações para analisar seu desempenho comercial: número de propostas emitidas, fechadas, perdidas etc. Para agilizar a emissão das propostas, é possível cadastrar serviços e preços mais comumente usados, assim não é necessário realizar esse processo toda vez que emitir uma nova proposta. Fantástico!

 

8) GoToMeeting

O leitor do blog que já leu nosso outro post sobre aplicativos vai se perguntar “de novo o GoToMeeting?”. Pois é! Só quem utiliza um aplicativo de vídeo conferência como o GoToMeeting, ou similar, sabe o quão útil ele é. Por meio do GoToMeeting, você pode fazer reuniões com clientes, colaboradores, filiais ou com quem quer que seja, estejam onde estiver! Imagine quanto dinheiro e tempo são economizados com viagens, e o quanto as reuniões podem ser mais diretas e produtivas. Nos dias de hoje, todo profissional deve ter em seu computador/dispositivo uma ferramenta como essa para ser mais colaborativo e produtivo.

9) Linkedin Today

A Linkedin oferece um serviço de clipping de notícias muito bom, onde você também pode monitorar assuntos por palavra-chave como no Google Alertas, a diferença é que os artigos já aparecem dentro da Linkedin, e o Linkedin Today. O serviço é gratuito e você consegue também tem acesso aos comentários de profissionais e especialistas sobre determinado assunto.

 Esse mundo de aplicativos é realmente incrível, dinâmico e surpreendente. Novos aplicativos nascem todos os dias, e como nós da Aurum somos fanáticos por tecnologia, estamos sempre testando e trazendo para os advogados o que existe de melhor no mercado.

Continuem acompanhando nosso blog para manter-se up-to-date sobre as novas tecnologias, e use o software jurídico Themis que é a base da gestão dos seus processos jurídicos!

Teste o Themis por 30 dias

Organização: fator decisivo no planejamento estratégico dos escritórios de advocacia

Quando pensamos nos aspectos importantes para um negócio jurídico, logo pensamos no nível de especialização de seus advogados nas áreas do direito, a percepção do mercado em relação à imagem e reputação do escritório, como anda o relacionamento com seus clientes, entre outros aspectos sempre voltados para a “linha de frente” do escritório, ou seja, o que é enxergado de fora para dentro. Mas, quão importante é o BackOffice que sustenta toda estratégia? Ele está recebendo o devido peso nesse planejamento?

Nas estratégias para o crescimento do escritório, não é suficiente incluir apenas iniciativas para atrair novos clientes e aumentar a receita nos clientes existentes. É preciso olhar para a retaguarda do escritório e avaliar se a capacidade existente é suficiente para atender o plano de crescimento, e quais recursos serão necessários para tal. Mais do que isso, é importante buscar formas de otimização que permitam ir mais longe sem aumentar recursos e custos, de modo a aumentar a eficiência do que já está disponível.

Sob essa ótica, afirmamos que existe um fator que pode ser extremamente estratégico para 2013: a organização.

A organização é fator vital para o escritório de advocacia que busca crescimento estruturado e sustentável, pois sua ausência afeta, principalmente, a qualidade dos serviços. Se não existe qualidade de serviço, os novos clientes conquistados servem apenas para tapar o buraco deixado pelo último cliente perdido e isso se torna um ciclo vicioso que impede o crescimento e afeta a imagem no escritório no longo prazo – todos os objetivos do plano de negócios vão por água abaixo.

A advocacia é um segmento de mercado que lida com confiabilidade e qualidade de serviço, portanto sua organização é tão importante quanto sua especialização. Um exemplo disso é que as grandes empresas, cada vez mais, realizam auditorias para homologar os escritórios de advocacia que atenderão seus processos, e a organização, entre outros fatores como saúde financeira e reputação no mercado, é extremamente importante.


Como avaliar se um escritório de advocacia é organizado? 

  • As informações estão sempre à mão: Informações de processos e de clientes são fáceis de serem localizadas, sem que seja preciso buscar em pastas físicas, troca de e-mails etc., o que acaba despendendo muito tempo de equipe.
  • Não ocorrem perdas de informações: Seja por ocorrência de falha humana, desastre natural, ou até mesmo um roubo no escritório, as informações estão protegidas em local seguro.
  • A gestão tem o controle do presente e do futuro: Os sócios do escritório têm as informações que precisam para tomar as decisões do dia-a-dia, bem como para saber a direção que o escritório está caminhando.
  • O escritório possui continuidade do negócio: Caso ocorra um imprevisto que pare o funcionamento, o escritório é capaz de continuar operando sem afetar a qualidade dos serviços e o atendimento ao cliente.
  • Os aspectos administrativos estão sempre em dia: Contas a pagar e a receber, fluxo de caixa, timesheet de advogados, cobrança de pagamentos atrasados, solicitações de reembolso e até mesmo a agenda dos advogados.

Sinônimo de organização é tecnologia, e o universo jurídico caminha para uma realidade cada vez mais digital. Embora ainda não seja possível transferir 100% da rotina física para digital, quanto mais próximo dessa realidade o escritório estiver, mais organizada e segura estão suas informações.

Para os escritórios de advocacia interessados em saber sobre as tecnologias disponíveis na atualidade que podem ser consideradas para o planejamento de 2013, acompanhem o blog que faremos um post especial na semana que vem. Até lá!

10 motivos para os advogados utilizarem o Google Drive

Em nosso blog, procuramos publicar o que há de melhor em tecnologia, organização, metodologias, enfim, informações que agregam para a rotina dos advogados e os ajudam a atingir seus objetivos. Além de ajudar os usuários e interessados em conhecer mais o nosso produto, o Software Jurídico Themis, nós também apresentamos outras inovações de mercado de outras empresas que merecem o nosso respeito.

Hoje falaremos sobre um dos principais produtos do Google para as empresas, o Google Drive (evolução do antigo Google Docs), um produto que utilizamos em nosso dia-a-dia na Aurum Software e que sabemos que pode contribuir muito na rotina dos advogados.

O Google Drive (antigo Google Docs) nasceu com a proposta de outros produtos mundialmente conhecidos e utilizados para criação e edição de documentos, planilhas, tabelas etc., porém com recursos muito mais interativos, sociáveis e acessíveis.

Fizemos uma análise completa de todos os produtos/serviços inclusos no Google Drive e listamos abaixo 10 características que o tornam extremamente úteis para advogados, escritórios de advocacia e departamentos jurídicos.

1. Pode ser acessado de qualquer lugar: independentemente de o advogado trabalhar com MAC, PC, desktop ou notebook, o Google Drive é amigável e acessível por todos. Além disso, permite ainda o acesso de dispositivos móveis, ou seja, qualquer aparelho com acesso a internet e browser pode usufruir do produto.

2. Não necessita aquisição: para usá-lo, não é preciso desembolsar nada em um primeiro momento. Ele só é cobrado a partir do 5º gigabite de armazenamento, o que permite a você usufruir de todos os recursos gratuitamente por um longo período, correndo o risco de nunca pagar nada pelo uso. Para completar, ele abre mais de 30 tipos de arquivos diferentes, entre planilhas, documentos, tabelas, imagens etc.

3. Possibilita a sincronização dos documentos: um documento salvo no Google Drive fica na nuvem (cloud computing), o que lhe permite acessar do seu desktop quando você estiver no trabalho, do celular enquanto você estiver na rua ou do notebook quando você estiver em casa. Para o advogado que passa muito tempo fora do escritório, ele possibilita o acesso às peças que estão sendo trabalhadas enquanto espera no aeroporto ou até mesmo no fórum.

4. Compartilhamento com outros usuários: enviar um documento através do Google Drive é ainda mais simples do que anexar no e-mail. Basta enviar um convite por e-mail e liberar o acesso à outra pessoa. É possível ainda determinar se aquela pessoa pode apenas visualizar ou ainda editar aquele documento. Para aumentar a segurança, você poderá escolher entre deixar seus arquivos públicos ou compartilhá-los com quem você desejar.

5. Elimina necessidade de armazenamento de documentos: o seu computador ou dispositivo móvel fica muito mais rápido quando você usa menos a capacidade de armazenamento. Com o Google Drive, isso é possível, pois seus documentos passam a ser armazenados no Datacenter do Google, “desafogando” seu computador.

6. Aumenta a segurança dos documentos: Além de aumentar a segurança contra ameaças e invasões, pois o datacenter do Google é menos vulnerável do que redes de empresas e domésticas, o fato de o arquivo não estar armazenado no aparelho elimina o risco de perda de informações caso o aparelho seja quebrado, perdido ou até roubado.

7. Estimula o trabalho em equipe: No Google Drive, é possível editar, revisar e inserir comentários simultaneamente, ou seja, uma equipe intera pode trabalhar ao mesmo tempo em uma única peça, cada um de seu computador.

8. Facilita a localização de documentos e informações: Imagine usar o recurso do melhor buscador do mundo para encontrar documentos no seu acervo. O Google Drive permite isso. Ele rastreia e encontra qualquer coisa que você esteja procurando entre seus documentos, inclusive informações que estão dentro dos arquivos.

9. Possibilita a recuperação de documentos: Vamos supor que você cometeu um erro em um documento e o salvou em seguida. Não tem problema, você pode solicitar que o Google Docs faça com que o documento volte a ser como ele era ontem, ou até mesmo há 30 dias.

10. Integração com outros produtos Google: para quem já usa o Gmail (gerenciador de e-mail), o Picasa (gerenciador de fotos), o Google+ (rede social), entre outros produtos Google, fica muito fácil sincronizar e armazenar as informações, além de compartilhar seus documentos e receber os de outras pessoas.

Quer que seu escritório de advocacia ou departamento jurídico trabalhe com o que há de melhor na atualidade em tecnologias para organização, produtividade e gestão? Utilize o Themis como seu sistema de gestão jurídica e acompanhe o nosso blog para saber sobre as ferramentas que testamos e compartilhamos frequentemente.

Por que investir em um software jurídico?

No post anterior, falamos sobre retorno de investimento na aquisição de um software jurídico, e ainda demos um exemplo básico de como efetuar um cálculo de ROI (Return of Investiment).

Vamos abordar esse tema falando mais especificamente do nosso produto, o software jurídico Themis, e oferecer algumas comprovações de que ele é o melhor software jurídico, não apenas aspectos tecnológicos, mas em serviços pós-aquisição principalmente em retorno do investimento.

Ao adquirir um software, uma empresa espera solucionar alguma deficiência ou obter uma série de benefícios que permitirão justificar o investimento realizado e ainda trazer retornos do que foi gasto no longo prazo.

Veja abaixo como a Aurum possibilita ao cliente ir além do retorno do investimento inicial:

    • Precificação justa do produto

Nós desenvolvemos o Themis em planos para atender necessidades específicas de cada perfil de cliente. Os planos do Themis permitem que o cliente pague somente pelo que usa, podendo escolher entre 5 opções diferentes que vão desde o mais básico, para atender pequenos negócios, até outros mais completos e customizados, para atender grandes escritórios e departamentos jurídicos de grandes empresas.

O Themis não é o produto mais barato do mercado, pois seu posicionamento é baseado em qualidade, mas é o que possui o preço mais adequado para os diferentes perfis de negócios jurídicos.

    • Preocupação com o uso do software

Um dos diferenciais da Aurum é o comprometimento com a pós-aquisição do Themis. Quando um cliente assina o Themis, ele recebe gratuitamente uma série de serviços que garantem o bom funcionamento do software, como treinamento online para usuários, implantação correta do software em seu ambiente, suporte técnico com equipe de especialistas em caso de problemas e dúvidas, e ainda uma série de canais que vão, do atendimento pessoal ao blog, para garantir que o cliente extraia o que há de melhor no produto.

    • Assinatura mensal sem custos iniciais

Diferente da prática comum de mercado, que é cobrar pela licença e pela manutenção do software, o Themis é comercializado através de assinatura. Ou seja, o cliente não paga uma taxa de licenciamento para começar a usar. A assinatura, paga através de mensalidade, dá direito ao software e também a serviços de apoio ao uso, conforme citamos acima. Isso trás para o cliente uma grande vantagem quando falamos em retorno de investimento, pois ele consegue pagar a assinatura do software como uma despesa mensal, sem mexer no seu caixa.

Como em um aluguel, o cliente tem direito a usar o Themis enquanto paga por ele, pagando apenas pelo que usa. Esse modelo torna o produto mais acessível para o cliente e afirma o compromisso da Aurum em manter o cliente satisfeito e atendido pelo software.

Com o Themis funcionando, em poucos meses o escritório supera o investimento efetuado, e no longo prazo obtém uma série de benefícios em gestão e organização do negócio como um
todo.

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