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10 motivos para os advogados utilizarem o Google Drive

Em nosso blog, procuramos publicar o que há de melhor em tecnologia, organização, metodologias, enfim, informações que agregam para a rotina dos advogados e os ajudam a atingir seus objetivos. Além de ajudar os usuários e interessados em conhecer mais o nosso produto, o Software Jurídico Themis, nós também apresentamos outras inovações de mercado de outras empresas que merecem o nosso respeito.

Hoje falaremos sobre um dos principais produtos do Google para as empresas, o Google Drive (evolução do antigo Google Docs), um produto que utilizamos em nosso dia-a-dia na Aurum Software e que sabemos que pode contribuir muito na rotina dos advogados.

O Google Drive (antigo Google Docs) nasceu com a proposta de outros produtos mundialmente conhecidos e utilizados para criação e edição de documentos, planilhas, tabelas etc., porém com recursos muito mais interativos, sociáveis e acessíveis.

Fizemos uma análise completa de todos os produtos/serviços inclusos no Google Drive e listamos abaixo 10 características que o tornam extremamente úteis para advogados, escritórios de advocacia e departamentos jurídicos.

1. Pode ser acessado de qualquer lugar: independentemente de o advogado trabalhar com MAC, PC, desktop ou notebook, o Google Drive é amigável e acessível por todos. Além disso, permite ainda o acesso de dispositivos móveis, ou seja, qualquer aparelho com acesso a internet e browser pode usufruir do produto.

2. Não necessita aquisição: para usá-lo, não é preciso desembolsar nada em um primeiro momento. Ele só é cobrado a partir do 5º gigabite de armazenamento, o que permite a você usufruir de todos os recursos gratuitamente por um longo período, correndo o risco de nunca pagar nada pelo uso. Para completar, ele abre mais de 30 tipos de arquivos diferentes, entre planilhas, documentos, tabelas, imagens etc.

3. Possibilita a sincronização dos documentos: um documento salvo no Google Drive fica na nuvem (cloud computing), o que lhe permite acessar do seu desktop quando você estiver no trabalho, do celular enquanto você estiver na rua ou do notebook quando você estiver em casa. Para o advogado que passa muito tempo fora do escritório, ele possibilita o acesso às peças que estão sendo trabalhadas enquanto espera no aeroporto ou até mesmo no fórum.

4. Compartilhamento com outros usuários: enviar um documento através do Google Drive é ainda mais simples do que anexar no e-mail. Basta enviar um convite por e-mail e liberar o acesso à outra pessoa. É possível ainda determinar se aquela pessoa pode apenas visualizar ou ainda editar aquele documento. Para aumentar a segurança, você poderá escolher entre deixar seus arquivos públicos ou compartilhá-los com quem você desejar.

5. Elimina necessidade de armazenamento de documentos: o seu computador ou dispositivo móvel fica muito mais rápido quando você usa menos a capacidade de armazenamento. Com o Google Drive, isso é possível, pois seus documentos passam a ser armazenados no Datacenter do Google, “desafogando” seu computador.

6. Aumenta a segurança dos documentos: Além de aumentar a segurança contra ameaças e invasões, pois o datacenter do Google é menos vulnerável do que redes de empresas e domésticas, o fato de o arquivo não estar armazenado no aparelho elimina o risco de perda de informações caso o aparelho seja quebrado, perdido ou até roubado.

7. Estimula o trabalho em equipe: No Google Drive, é possível editar, revisar e inserir comentários simultaneamente, ou seja, uma equipe intera pode trabalhar ao mesmo tempo em uma única peça, cada um de seu computador.

8. Facilita a localização de documentos e informações: Imagine usar o recurso do melhor buscador do mundo para encontrar documentos no seu acervo. O Google Drive permite isso. Ele rastreia e encontra qualquer coisa que você esteja procurando entre seus documentos, inclusive informações que estão dentro dos arquivos.

9. Possibilita a recuperação de documentos: Vamos supor que você cometeu um erro em um documento e o salvou em seguida. Não tem problema, você pode solicitar que o Google Docs faça com que o documento volte a ser como ele era ontem, ou até mesmo há 30 dias.

10. Integração com outros produtos Google: para quem já usa o Gmail (gerenciador de e-mail), o Picasa (gerenciador de fotos), o Google+ (rede social), entre outros produtos Google, fica muito fácil sincronizar e armazenar as informações, além de compartilhar seus documentos e receber os de outras pessoas.

Quer que seu escritório de advocacia ou departamento jurídico trabalhe com o que há de melhor na atualidade em tecnologias para organização, produtividade e gestão? Utilize o Themis como seu sistema de gestão jurídica e acompanhe o nosso blog para saber sobre as ferramentas que testamos e compartilhamos frequentemente.