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Como convencer a gestão da empresa que um software jurídico é fundamental

No nosso último post, nós orientamos sobre os processos que estão envolvidos na avaliação e aquisição de um software jurídico. Esses mesmos conhecimentos podem ser adaptados, também, para outras aquisições, afinal são processos naturais quando vamos comprar algo:

  1. Identificamos nossa necessidade
  2. Levantamos as alternativas
  3. Filtramos e avaliamos algumas delas
  4. Negociamos as que gostamos
  5. Fechamos a que oferece o melhor custo/benefício para nossa necessidade

 

Quando estamos em um processo de compra, nem sempre nós decidimos sozinhos, principalmente dentro de uma empresa. Ao longo do processo, existem diferentes papéis, sendo os mais comuns: o(s) usuário(s), o influenciador, o decisor, o comprador. Muitas vezes, esses papéis se misturam entre as mesmas pessoas, principalmente quando a empresa é pequena.

Para ilustrar melhor, vamos citar os papéis de compra em um escritório de advocacia:

  • Usuários: os advogados que trabalham na rotina dos processos; estagiários, bibliotecárias, recepcionistas e outras pessoas com papéis de organização dentro do escritório.
  • Influenciadores: Os próprios usuários, que são beneficiados com o uso do sistema e, em alguns casos, a gestão – quando enxerga que será beneficiada com uma equipe mais produtiva.
  • Decisores e compradores: Os sócios do escritório, que darão o aval final sobre o produto e serão responsáveis pela compra.

 

Já em um departamento jurídico, o cenário é diferente:

  • Usuários: novamente, são os advogados que trabalham na rotina dos processos.
  • Inflenciadores: a TI da empresa pode influenciar no levantamento da necessidade, por buscar sempre alternativas que automatizam e agilizam atividades da empresa através da informática. Eles também participam do processo avaliando técnicamente os sistemas testados.
  • Compradores: o departamento de compras das empresas é o responsável por negociar com os fornecedores, comparar as propostas e identificar a melhor opção antes de efetuar a compra.
  • Decisores: pode ser uma diretoria jurídica, ou até mesmo uma diretoria geral, quem dá o aval final sobre a compra.

 

Sabendo de todos os processos envolvidos e papéis envolvidos que os profissionais exercem, como você pode exercer um papel importante e de grande influência para a aquisição de um software jurídico? Digamos que você é um advogado em um escritório que ainda não utiliza o software e sabe que o sistema agregaria um grande valor ao negócio. Quais seriam os passos para comprovar para a gestão do escritório que a necessidade existe e que o escritório como um todo seria beneficiado com um sistema?

Apontar os benefícios que o software trará para os usuários

Os usuários do sistema, em sua maioria os advogados que atuam nos processos, são beneficiados com mais organização e agilidade em suas rotinas. Muitas tarefas que antes eram feitas de forma manual passam a ser automáticas, e outras coisas que levavam muito tempo, como encontrar uma informação, passam a ser instantâneas.

Além das vantagens individuais, um software jurídico também impacta na colaboração da equipe, que passa a trabalhar de maneira muito mais integrada.

Tudo isso reflete diretamente na produtividade do escritório como um todo.

Apontar os benefícios que o software trará para a gestão

Os benefícios dos usuários também impactam para a gestão, afinal uma equipe mais produtiva é também mais lucrativa. As informações organizadas dentro de um sistema contribuem para as análises que influenciam nas tomadas de decisão da gestão da empresa.

Analisar a saúde financeira, o histórico os processos, dos clientes, da equipe, fazer análises de desempenho em tempo real e até prever o futuro com mais segurança são itens que podem ser alcançados pela gestão da empresa através do uso de um software jurídico.

Está em suas mãos levantar e comprovar as necessidades e efetuar os processos que impactarão na implantação de um software que fará toda a diferença no escritório de advocacia ou departamento jurídico onde você trabalha.

Caso precise de alguma ajuda em seu processo, os consultores da Aurum estarão a disposição para ajudar-lhe.

Aurum Software apresenta balanço de 2012

O ano de 2012 foi decisivo para a Aurum Software. A empresa, que completou 19 anos de atuação no mercado brasileiro, sempre teve como visão posicionar-se no mercado como o principal fornecedor de software jurídico do país, conquistou esse título ao permanecer uma empresa independente e focada exclusivamente no desenvolvimento de software para o mercado jurídico.

Além de manter o seu foco, a Aurum expandiu sua carteira de escritórios de advocacia e departamentos jurídicos, levando o Themis não apenas para as grandes empresas e bancas de advogados, mas também para os pequenos e médios escritórios de advocacia, que são maioria no país.

Conheça abaixo algumas das melhorias apresentadas pela empresa que contribuíram para o seu crescimento ao longo do ano: 

  • Novo modelo de contratação

Dentro da sua estratégia de expansão para as pequenas e médias empresas, a Aurum Software consolidou seu modelo de comercialização através de planos – que atendem dos maiores escritórios de advocacia e departamentos jurídicos até escritórios com apenas 3 advogados – e apresentou um modelo de contratação inovador no mercado, via assinatura mensal, que não implica em custos iniciais com licenciamento.

  • Nova identidade visual do Themis

Comprovando seu investimento em melhoria contínua no Themis, a Aurum apresentou uma nova identidade visual do produto, que pode ser visualizada na imagem abaixo. A identidade, mais clean e objetiva, foi baseada em diversos estudos e pesquisas realizados com usuários do Themis – seu objetivo é melhorar e enriquecer a experiência dos profissionais que utilizam o produto no seu dia a dia.

 

  • Serviços online e gratuitos para clientes:

e-Trainings – a modalidade online de treinamentos do Themis passou a ser gratuita para clientes ativos da Aurum, que podem atualizar os conhecimentos de sua equipe para obter o melhor desempenho possível no uso do sistema.

Suporte técnico online – além do suporte telefônico, os clientes passam a ter mais um canal de relacionamento com os técnicos da Aurum para obter mais agilidade em casos menos complexos, como dúvidas e pequenas dificuldades no uso do sistema.

Emissão de boletos online – para aumentar a conveniência dos clientes, em setembro, além do envio de faturas via correio, a Aurum passou a emitir as faturas eletronicamente para os clientes através de e-mail. Desta maneira, ampliamos as formas de envio e também reduzimos imprevistos com extravios dos impressos.

Andamentos online – o serviço tão útil para os advogados, anteriormente cobrado a parte, passa a fazer parte da assinatura do Themis, possibilitando que cada advogado tenha até 100 processos vinculados para recebimento automático dos tribunais.

A Aurum Software mira um crescimento ainda mais ousado para o ano de 2013, mantendo seus investimentos em inovação e melhoria continua para garantir que os clientes estejam sempre respaldados com o que existe de melhor no que diz respeito a serviços e tecnologia 100% nacional para o mercado jurídico.

Organização: fator decisivo no planejamento estratégico dos escritórios de advocacia

Quando pensamos nos aspectos importantes para um negócio jurídico, logo pensamos no nível de especialização de seus advogados nas áreas do direito, a percepção do mercado em relação à imagem e reputação do escritório, como anda o relacionamento com seus clientes, entre outros aspectos sempre voltados para a “linha de frente” do escritório, ou seja, o que é enxergado de fora para dentro. Mas, quão importante é o BackOffice que sustenta toda estratégia? Ele está recebendo o devido peso nesse planejamento?

Nas estratégias para o crescimento do escritório, não é suficiente incluir apenas iniciativas para atrair novos clientes e aumentar a receita nos clientes existentes. É preciso olhar para a retaguarda do escritório e avaliar se a capacidade existente é suficiente para atender o plano de crescimento, e quais recursos serão necessários para tal. Mais do que isso, é importante buscar formas de otimização que permitam ir mais longe sem aumentar recursos e custos, de modo a aumentar a eficiência do que já está disponível.

Sob essa ótica, afirmamos que existe um fator que pode ser extremamente estratégico para 2013: a organização.

A organização é fator vital para o escritório de advocacia que busca crescimento estruturado e sustentável, pois sua ausência afeta, principalmente, a qualidade dos serviços. Se não existe qualidade de serviço, os novos clientes conquistados servem apenas para tapar o buraco deixado pelo último cliente perdido e isso se torna um ciclo vicioso que impede o crescimento e afeta a imagem no escritório no longo prazo – todos os objetivos do plano de negócios vão por água abaixo.

A advocacia é um segmento de mercado que lida com confiabilidade e qualidade de serviço, portanto sua organização é tão importante quanto sua especialização. Um exemplo disso é que as grandes empresas, cada vez mais, realizam auditorias para homologar os escritórios de advocacia que atenderão seus processos, e a organização, entre outros fatores como saúde financeira e reputação no mercado, é extremamente importante.


Como avaliar se um escritório de advocacia é organizado? 

  • As informações estão sempre à mão: Informações de processos e de clientes são fáceis de serem localizadas, sem que seja preciso buscar em pastas físicas, troca de e-mails etc., o que acaba despendendo muito tempo de equipe.
  • Não ocorrem perdas de informações: Seja por ocorrência de falha humana, desastre natural, ou até mesmo um roubo no escritório, as informações estão protegidas em local seguro.
  • A gestão tem o controle do presente e do futuro: Os sócios do escritório têm as informações que precisam para tomar as decisões do dia-a-dia, bem como para saber a direção que o escritório está caminhando.
  • O escritório possui continuidade do negócio: Caso ocorra um imprevisto que pare o funcionamento, o escritório é capaz de continuar operando sem afetar a qualidade dos serviços e o atendimento ao cliente.
  • Os aspectos administrativos estão sempre em dia: Contas a pagar e a receber, fluxo de caixa, timesheet de advogados, cobrança de pagamentos atrasados, solicitações de reembolso e até mesmo a agenda dos advogados.

Sinônimo de organização é tecnologia, e o universo jurídico caminha para uma realidade cada vez mais digital. Embora ainda não seja possível transferir 100% da rotina física para digital, quanto mais próximo dessa realidade o escritório estiver, mais organizada e segura estão suas informações.

Para os escritórios de advocacia interessados em saber sobre as tecnologias disponíveis na atualidade que podem ser consideradas para o planejamento de 2013, acompanhem o blog que faremos um post especial na semana que vem. Até lá!

10 motivos para os advogados utilizarem o Google Drive

Em nosso blog, procuramos publicar o que há de melhor em tecnologia, organização, metodologias, enfim, informações que agregam para a rotina dos advogados e os ajudam a atingir seus objetivos. Além de ajudar os usuários e interessados em conhecer mais o nosso produto, o Software Jurídico Themis, nós também apresentamos outras inovações de mercado de outras empresas que merecem o nosso respeito.

Hoje falaremos sobre um dos principais produtos do Google para as empresas, o Google Drive (evolução do antigo Google Docs), um produto que utilizamos em nosso dia-a-dia na Aurum Software e que sabemos que pode contribuir muito na rotina dos advogados.

O Google Drive (antigo Google Docs) nasceu com a proposta de outros produtos mundialmente conhecidos e utilizados para criação e edição de documentos, planilhas, tabelas etc., porém com recursos muito mais interativos, sociáveis e acessíveis.

Fizemos uma análise completa de todos os produtos/serviços inclusos no Google Drive e listamos abaixo 10 características que o tornam extremamente úteis para advogados, escritórios de advocacia e departamentos jurídicos.

1. Pode ser acessado de qualquer lugar: independentemente de o advogado trabalhar com MAC, PC, desktop ou notebook, o Google Drive é amigável e acessível por todos. Além disso, permite ainda o acesso de dispositivos móveis, ou seja, qualquer aparelho com acesso a internet e browser pode usufruir do produto.

2. Não necessita aquisição: para usá-lo, não é preciso desembolsar nada em um primeiro momento. Ele só é cobrado a partir do 5º gigabite de armazenamento, o que permite a você usufruir de todos os recursos gratuitamente por um longo período, correndo o risco de nunca pagar nada pelo uso. Para completar, ele abre mais de 30 tipos de arquivos diferentes, entre planilhas, documentos, tabelas, imagens etc.

3. Possibilita a sincronização dos documentos: um documento salvo no Google Drive fica na nuvem (cloud computing), o que lhe permite acessar do seu desktop quando você estiver no trabalho, do celular enquanto você estiver na rua ou do notebook quando você estiver em casa. Para o advogado que passa muito tempo fora do escritório, ele possibilita o acesso às peças que estão sendo trabalhadas enquanto espera no aeroporto ou até mesmo no fórum.

4. Compartilhamento com outros usuários: enviar um documento através do Google Drive é ainda mais simples do que anexar no e-mail. Basta enviar um convite por e-mail e liberar o acesso à outra pessoa. É possível ainda determinar se aquela pessoa pode apenas visualizar ou ainda editar aquele documento. Para aumentar a segurança, você poderá escolher entre deixar seus arquivos públicos ou compartilhá-los com quem você desejar.

5. Elimina necessidade de armazenamento de documentos: o seu computador ou dispositivo móvel fica muito mais rápido quando você usa menos a capacidade de armazenamento. Com o Google Drive, isso é possível, pois seus documentos passam a ser armazenados no Datacenter do Google, “desafogando” seu computador.

6. Aumenta a segurança dos documentos: Além de aumentar a segurança contra ameaças e invasões, pois o datacenter do Google é menos vulnerável do que redes de empresas e domésticas, o fato de o arquivo não estar armazenado no aparelho elimina o risco de perda de informações caso o aparelho seja quebrado, perdido ou até roubado.

7. Estimula o trabalho em equipe: No Google Drive, é possível editar, revisar e inserir comentários simultaneamente, ou seja, uma equipe intera pode trabalhar ao mesmo tempo em uma única peça, cada um de seu computador.

8. Facilita a localização de documentos e informações: Imagine usar o recurso do melhor buscador do mundo para encontrar documentos no seu acervo. O Google Drive permite isso. Ele rastreia e encontra qualquer coisa que você esteja procurando entre seus documentos, inclusive informações que estão dentro dos arquivos.

9. Possibilita a recuperação de documentos: Vamos supor que você cometeu um erro em um documento e o salvou em seguida. Não tem problema, você pode solicitar que o Google Docs faça com que o documento volte a ser como ele era ontem, ou até mesmo há 30 dias.

10. Integração com outros produtos Google: para quem já usa o Gmail (gerenciador de e-mail), o Picasa (gerenciador de fotos), o Google+ (rede social), entre outros produtos Google, fica muito fácil sincronizar e armazenar as informações, além de compartilhar seus documentos e receber os de outras pessoas.

Quer que seu escritório de advocacia ou departamento jurídico trabalhe com o que há de melhor na atualidade em tecnologias para organização, produtividade e gestão? Utilize o Themis como seu sistema de gestão jurídica e acompanhe o nosso blog para saber sobre as ferramentas que testamos e compartilhamos frequentemente.

Novidades na versão 4.7.1.0 do Themis!

Lançamos nesta semana, novas funcionalidades para a versão 4.7.1.0 do Themis.

As novas funcionalidades da versão foram desenvolvidas com base em estudos de usabilidade e da experiência dos usuários do Themis.

Além do design moderno e amigável, os usuários poderão usufruir de funcionalidades que ajudarão significantemente no dia-a-dia de trabalho como menus de busca rápida, alertas de notificações, atalhos, entre outras novidades que foram desenvolvidas pensando na produtividade e organização de escritórios de advocacia e departamentos jurídicos.

 

Confira as novas novidades da versão 4.7.1.0 do Themis:

  • Menu de busca rápida: Mais agilidade aos usuários do Themis, criamos um menu de busca rápida na parte superior da tela que permite realizar buscas por pastas, títulos, participantes e números do processo. 


  • Menu inteligente:  Criamos um menu inteligente de acesso rápido aos recursos mais utilizados pelos usuários.  Além de ícones personalizados, agora o usuário poderá optar por utilizar o menu simplificado ou completo na barra lateral do Themis.
  • Help online: Ícone de acesso rápido para a tela de dúvidas e respostas do Themis. Consulta ao conteúdo de tutoriais, vídeos, FAQ, Lançamentos de versões etc.
  •  Notificações: Incluímos na parte superior da tela a funcionalidade de notificação, onde são exibidos os andamentos recebidos diretamente do Tribunal.

O processo de atualização é feito de maneira gradativa, e é necessário o agendamento prévio por parte do cliente. Para obter a atualização do sistema, o cliente deverá agendar com nosso departamento de implantação através do e-mail implantacao@aurum.com.br

Clientes com a manutenção em dia recebem as atualizações gratuitamente. Clientes inativos podem solicitar mais informações no e-mail faleconosco@aurum.com.br

Versão demonstrativa do Themis

O Themis não é um software que faz apenas busca de processos nos tribunais ou que faz apenas cadastro de processos e pessoas.

Trata-se de um software jurídico completo que fornece diversas funcionalidades para gerir a atividade jurídica do escritório de advocacia ou departamento jurídico.

Veja abaixo algumas funcionalidades do software:

  • Processos;
  • Andamentos;
  • Agenda;
  • Alocação de horas;
  • Despesas;
  • Honorários;
  • Gerenciamento de documentos;
  • Cadastro de pessoas;
  • Acesso via web (acesso aos dados do sistema de qualquer dispositivo com acesso à internet);
  • Integração com tribunais e diários oficiais (extração de andamentos e publicações para dentro do sistema).

Se você ainda não conhece o software jurídico Themis, ou já conhece, e gostaria de indicar o software, informamos que estas funcionalidades se encontram em nossa versão demonstrativa que está disponível em nosso site.

Nesta demonstração você terá: 

  • 30 dias de utilização;
  • 1000 cadastros de andamentos;
  • 100 cadastros de processos;
  • 150 cadastros de pessoas/usuários;
  • 100 cadastros de alocações;
  • 100 cadastros de honorários;
  • 100 cadastros de despesas;
  • 10 créditos para realizar buscas de processos em tribunais e integrar ao Themis.
Teste o Themis por 30 dias

Conveniência: Após o término do período de demonstração, ao optar pela contratação do Themis, todos os dados que forem cadastrados neste período serão mantidos e poderão ser utilizados normalmente.