Qual o destino do papel na advocacia?

Seria uma grande ousadia dizer que existe uma previsão para a extinção do papel físico na advocacia, até porque são muitas as utilidades entre documentos, processos, livros e anotações. Alguns de nós temos preferência pela leitura através do papel, e isso faz com que ele seja mantido em nossa rotina.

No entanto, não é nenhum sensacionalismo afirmar que o consumo do papel tem sido reduzido – pelo bem do meio ambiente e em prol da produtividade nas empresas. As tecnologias de hoje são capazes de substituir de maneira superior cada uso do papel: a logística dos documentos fica muito mais fácil, o armazenamento, compartilhamento e até a assinatura de documentos e processos é possibilitada pela tecnologia.

Seguindo essa linha de raciocínio, podemos afirmar que existe um destino final para o papel na advocacia, esse destino é a nuvem!

A nuvem é o ambiente computacional onde as informações são processadas e armazenadas e podem ser acessadas pelas pessoas através da internet. Para que o assunto não se torne técnico demais, vamos explicar porque enxergamos dessa maneira:

  • Já nascem em nuvem

Quando um processo é criado dentro de um software jurídico, ele já “nasce em nuvem“, ou seja, todo seu ciclo pode ser realizado sem que ele saia do computador. A maturidade do software jurídico permite que ele seja criado, sofra mudanças, atualizações (inclusive automáticas), e encerrado sem que se seja impresso. A modernização do judiciário contribui muito para isso, afinal, as informações ficam disponíveis na internet. Uma vez que as informações estão em um software, isto é, em servidor/banco de dados, existem tecnologias que permitem o acesso a partir de outros locais, tais como VPN.

O Themis, por exemplo, possui uma interface web que permite aos usuários terem acesso de outras localidades, inclusive em mobilidade.

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  • São migrados para a nuvem

Mesmo quando o processo nasce em papel, ou por alguma razão é impresso, ele pode tornar-se digital através de sistemas de digitalização e passam a ser gerenciados através de GED. Esses sistemas são capazes de criar workflows que guiam os documentos por etapas pré-determinadas, garantindo assim mais agilidade e organização nos processos dos escritório e empresas.

Em ambos os casos acima, os ganhos para o escritório são imensos: 

  • Uma filial, que fica em um estado brasileiro, pode acessar um documento que está sendo trabalhado pela matriz, localizada do outro lado do país ou do mundo;
  • Um advogado que precisa de uma informação imediata pode acessar um documento online a partir de seu celular, esteja ele no fórum, no aeroporto ou em casa;
  • A confecção de relatórios estratégicos, que levariam horas de trabalho consolidando papéis, passa a ser feita em minutos e facilmente compartilhada;
  • Contingência das informações e processos do escritório. Se pega fogo no ambiente físico, o que acontece com toda a papelada? Vira cinzas;
  • A sala que seria dedicada a armazenar arquivos em papel pode ser alocada para mais advogados trabalharem;
  • Os custos com papel, impressão e armazenamento passam a ser alocados em tecnologia e qualificação de pessoas, o que torna o negócio mais inteligente e produtivo.

Há exatamente dois anos, nós fizemos um post muito interessante que teve bastante repercussão e que abordava uma série de dicas para reduzir o papel nos escritórios de advocacia (http://www.aurum.com.br/blog/como-reduzir-o-consumo-de-papel-do-seu-escritorio-de-advocacia/). Após dois anos, o que mudou na sua empresa?

Seria uma ótima ideia se todas as empresas e escritórios estivessem comprometidos com a causa do papel e passassem a controlar melhor o seu uso. A realidade pode parecer distante, mas desde já crie uma metodologia para que, a partir de agora, tudo já nasça em formato digital. Tenha também um cronograma para migrar o que já está em formato físico para o digital e, por último, faça um grande bem ao meio ambiente: recicle toda a papelada!

Existe um caso de cliente do Themis em que o sócio do escritório mandou remover todas as gavetas do escritório para que os colaboradores se adequassem a trabalhar com pouco papel e fizessem mais uso dos sistemas. Ele afirma que os ganhos em produtividade são inestimáveis. Por que não seguir o modelo?