Qual é o real poder da informação?

Ter acesso à informação certa, na hora certa, é um diferencial competitivo para qualquer negócio, principalmente jurídico. Seja através de uma consulta pública, ou até mesmo através dos próprios sistemas utilizados pela empresa, a informação deve estar acessível para embasar a tomada de decisões.

Mas, até que ponto a informação em excesso é produtiva? Esse é um questionamento muito comum, em uma era onde qualquer pessoa pode acessá-la, pois as informações estão disponíveis em todos os cantos. Como julgar a veracidade das informações, e mais, como organizar o volume de informações para selecionar o que é relevante? A resposta é: tecnologia.

Convido o leitor, profissional do direito, para trazer essa discussão para nossa realidade. No mundo jurídico, nós podemos dividir o controle da informação em duas vertentes:

A primeira, já bem explorada, é a informação como sua aliada para gerenciamento de seus processos. Neste caso, me refiro à importância de possuirmos todos os dados referentes aos processos para geração de relatórios, controle do dia-a-dia do escritório e atendimento eficaz aos clientes.

Entendo que atualmente o escritório que ainda não possui gestão eletrônica dos processos, não sobreviverá no novo mercado da advocacia.

Exemplos de ganho com a utilização correta destas informações processuais:

  • Aumento na produtividade

Ao invés de envolver 10 pessoas para realizar uma tarefa (relatório, idas a fóruns) envolve-se uma.

  • Rapidez no atendimento aos clientes

Com todas as informações organizadas é possível prestar atendimento ao cliente de forma rápida e precisa.

  • Redução de custos

Com o devido controle de todos os gastos processuais é possível reembolsar dos clientes todos os custos do processo.

  • Acesso à informação

Independente de sua presença no escritório ou não, você terá total controle de todas as atividades do seu escritório.

A segunda, ainda pouco explorada, trata-se do uso da informação como fator decisivo na definição de um planejamento estratégico do escritório, mais voltado para marketing e negócios. É muito difícil encontrar escritórios dispostos a aproveitar da grande base de dados formada pelos seus processos a favor da captação de novos clientes.

Em uma realidade onde a grande maioria dos negócios jurídicos já faz uso de software para gerir seus processos, nos moldes que abordamos acima, destacam-se os que vão além e utilizam essa informação para iniciativas como:

  • Conversão de negócios

Se todo possível caso/processo for devidamente registrado (independente de aceitar o caso ou não) é possível identificar os motivos e focar em ações para aumentar a taxa de conversão de novos clientes e/ou novos negócios nos clientes atuais. O mapeamento das possíveis oportunidades de negócios perdido mune o escritório com informações para possíveis melhorias e ajustes em abordagem, preço, público-alvo etc.

  • Percentual de êxito

Pouco se mostra ao mercado sobre as vitórias dos escritórios. Que tal qualificar e quantificar os casos e apresentar num portfólio o resultado que o escritório pode oferecer por natureza de ação e/ou outros critérios.

  • Taxa de acordo extrajudicial

No caso de clientes que procuram acordos extrajudiciais, que tal produzir e comparar com o mercado o seu número e tempo gasto para fechamento de acordos. Que tal ainda demonstrar a economia estimada com tal ato.

  • Aumento da lucratividade

Por que não parar para analisar qual a forma de pagamento que obtém um lucro maior? Para esta analise se faz necessário ter registrado todo o esforço gasto nos processos, cruzar com os valores recebidos e ainda contemplar a possível ociosidade de profissionais. Identificar clientes mais lucrativos para dedicar mais energia também é um fator crucial no aumento de lucratividade.

Enfim, concluímos que é possível, através de um sistema que permita a gestão de todas estas informações, trazer a realidade de empresas de outros setores para os escritórios de
advocacia. Diferencia-se o escritório que vai além da gestão do processo e encara como um negócio, que precisa de informações estratégicas para marketing, negócios, vendas e
consequentemente aumento na rentabilidade.

O maior desafio é a mudança cultural, a tecnologia atual nos dá os poderes necessários para analisar uma massa bruta de informação em tempo real. Agora nos resta decidir o que fazer com esta análise.

Texto: Fernando Liberato – Gerente regional – Aurum Software RJ