Produtividade e economia com reuniões online

Reuniões online

As reuniões fazem parte da rotina do advogado, que depende da comunicação com seus clientes, colegas de trabalho, partes envolvidas nos processos e afins. Contudo, ter uma rotina cheia de reuniões pode ser improdutivo, uma vez que grande parte do tempo é despendido no trânsito e em saguões de aeroporto.

Com o avanço tecnológico, surgem diversas soluções para reuniões de negócios online cada vez mais elaboradas. Essas reuniões virtuais fazem uso de recursos de vídeo e áudio e possibilitam a participação de vários participantes simultaneamente, a partir da interface disponibilizada pelo provedor de comunicação escolhido. Para realizá-las, além da contratação de uma ferramenta, basta que o advogado possua uma conexão com a internet e equipamentos multimídia básicos, como câmera, microfone e fone/caixas de som em seu computador, tablet ou outro dispositivo móvel compatível.

A principal vantagem de fazer reuniões online, sem dúvida, é sua capacidade de transcender limitações geográficas, fazendo com que a conferência esteja ao alcance de todas as partes a qualquer momento. Além disso, permite envolver todos os materiais que seriam utilizados presencialmente, de maneira virtual, podendo o líder da reunião enviar a pauta previamente via e-mail, e também exibir arquivos e compartilhar telas importantes durante a conversa. Como benefícios secundários, mas também muito relevantes, temos:

  • Conforto
  • Reuniões virtuais podem ser realizadas em qualquer lugar, inclusive no conforto de casa. Dependendo do caso, o advogado não precisa ir até a empresa para reunir os colaboradores ou até a o cliente apresentar um processo pessoalmente. Em muitos casos, a reunião pode ser feita apenas compartilhando telas com informações processuais, sem a necessidade de visualizar as outras partes envolvidas, o que dispensa, inclusive, o traje social.

  • Custo/benefício
  • Reuniões virtuais são alternativas bastante econômicas, principalmente para advogados e escritórios que atendem clientes de outras cidades, estados e até países. Processos podem ser apresentados e discutidos, sem custos de impressão, e o principal, os custos com transporte são drasticamente reduzidos. Ainda que o cliente esteja no mesmo bairro, seria necessário despender custos com transporte para chegar até ele, o que não acontece no caso de conferências online. Além desse custo logístico, mais fácil de estimar, existe também o tempo que é poupado dos profissionais.

Ferramentas disponíveis no mercado

Para advogados, escritórios de advocacia e departamentos jurídicos que precisam organizar reuniões online, conferências, cursos, treinamentos internos ou outros encontros, elencamos algumas das principais ferramentas disponíveis no mercado, e as classificamos segundo a pesquisa feita pela Online Meeting Tools – vale ressaltar que praticamente todas oferecem um período gratuito para teste – confira:

1. GoToMeeting
2. Adobe Connect
3. Beam Your Screen
4. Cisco Webex
5. GoMeetNow
6. Saba
7. Team Viewer
8. Microsoft Office 365
9. Digital Meeting
10. Global Meet

Ferramentas para reuniões e conferências online são ótimas alternativas para empresas e profissionais que buscam produtividade, economia e praticidade, e podem ser um grande fator na rotina dos advogados.

Na Aurum, nós as utilizamos de várias formas: para apresentar nosso produto para clientes de todo o Brasil, para realizar reuniões entre as filiais e, principalmente, para realizar treinamentos do Themis. Se o seu escritório de advocacia ou departamento jurídico busca usar a tecnologia a seu favor, além de um software de gestão jurídica, deve utilizar ferramentas de conferências online, entre outras que estamos sempre abordando em nosso blog.