Como planejar a otimização da gestão financeira

Grande parte dos escritórios de advocacia possui os mesmos problemas no que diz respeito ao gerenciamento financeiro: identificar custos, mapear receitas, distribuir lucros etc. A solução para todas as questões está centralizada em um processo que podemos chamar de otimização da gestão financeira, que passa por diversos pontos-chave, que descrevemos abaixo:

1. Identifique o que representa, efetivamente, o lucro. Muitas vezes, o escritório registra todos os recebimentos sem a separação e descrição correta. Ao trabalhar dessa forma, o ressarcimento das despesas com processos é entendido como receita, quando, na verdade, é apenas um reembolso. Esse problema ocorre de forma semelhante com honorários: quando não há um gerenciamento adequado, o escritório não consegue estabelecer um fluxo de caixa e prejudica a divisão de lucros, que, caso seja feita inadequadamente, compromete os compromissos financeiros do próximo mês.

2. Adote um sistema de gestão. Através de um sistema de gestão jurídica/financeira é possível mapear a origem, o destino e a movimentação de todo dinheiro do escritório. Um bom sistema de gestão fornece um controle completo de todas as funções financeiras de maneira integrada e possibilita um controle financeiro transparente, o que facilita na elaboração de planejamentos.

3. Crie um plano de contas eficaz. Um plano de contas eficaz é desenvolvido, baseado na previsão de todas as situações, como adiantamentos, impostos, descontos, multas etc. Abaixo, uma sugestão do modelo de plano de contas:

4. Estabeleça padrões de cobrança. É fundamental que as formas de cobrança praticadas pelo escritório sejam padronizadas e adotadas por todos os responsáveis. As práticas mais comuns no mercado são:

• Faturamento por honorário avulso;
• Faturamento por contagem de processos;
• Faturamento por evento (andamento/fase processual);
• Faturamento por horas trabalhadas (timesheet);
• Faturamento de despesas (reembolso de despesas).

5. Organize as finanças por centros de custo. Sem a separação das despesas e receitas por centro de custo, é impossível mensurar a produção, rentabilidade e demais informações necessárias do escritório. Seja o centro de custo uma UN (Unidade de Negócio) ou uma área do escritório, o importante é conseguir mapear de onde surgem os valores, podendo ratear despesas/receitas entre um ou mais centros de custos.

6. Considere as despesas não processuais. Todo escritório tem despesas não relacionadas aos processos, como luz, telefone, salários e outros. Todas essas despesas devem ser lançadas no sistema, para que, numa analise final, estes valores sejam rateados em seus centros de custos e lhe forneçam a real noção do lucro obtido com cada advogado, área, cliente e escritório como um todo.

Com os pontos-chave citados acima alinhados ao bom uso de um completo sistema, é possível retirar todos os relatórios necessários, bem como realizar a distribuição correta dos lucros do escritório.

Caso tenha interesse em mais informações sobre a otimização da gestão financeira ou em conhecer um software capaz de realizar as tarefas aqui descritas, entre em contato conosco.