Paperless na advocacia: dicas para reduzir o uso de papel no escritório

Paperless na advocacia

Muitos advogados autônomos e escritórios de advocacia de menor porte poderiam se beneficiar da não utilização do papel, mas não o fazem. Isso porque se oprimem com a ideia de que isso irá resultar em uma série de novas tarefas às suas já atribuladas “to do lists”. Ou porque, talvez, eles não estejam certos sobre como proceder e adiam a implantação de um novo sistema de processos, que poderia realmente ajudar a melhorar sua eficiência e reduzir seus custos. Seja qual for o motivo, o fato é que muitos escritórios de advocacia ainda não são totalmente adeptos ao fenômeno chamado “paperless“.

Ao contrário do que muitos pensam: paperless na advocacia é barato. A maioria dos advogados não sabe, mas já possui capacidade de armazenamento de documentos digitais, o suficiente para armazenar seus arquivos. Devido ao fato de reduzir a quantidade de arquivo físico, o escritório de advocacia também não precisa pagar um arquivista ou gastar o tempo do paralegal – que poderia estar focado em questões mais relevantes. Com os arquivos, documentos e processos digitalizados, ainda é possível armazenar seus arquivos online, em um ambiente seguro e disponível, como uma nuvem, por exemplo, e pode acessar qualquer documento quando e onde você precisar dele.

Nós já falamos aqui no blog sobre alguns benefícios de reduzir o consumo de papel no escritório de advocacia. Agora, vamos dar algumas valiosas dicas para seu escritório adotar essa postura sustentável – conforme falamos em um artigo anterior – e trabalhar com esta cultura organizacional:

Considere digitalizar só os assuntos que vêm pela frente

Não se preocupe em digitalizar arquivos de casos existentes – 9 entre 10 casos vão lhe proporcional diferença mínima, se estiverem em ambiente digital: nesse caso, irão apenas economizar espaço físico com o armazenamento. Comece a digitalizar cada caso novo que abrir ou assumir e, dentro de aproximadamente 6 meses, seu escritório terá um fluxo de trabalho organizado e, praticamente, sem papel. Caso mais tarde, sejam identificadas pendências ou assuntos já encerrados que são importantes de serem guardados e podem lhe ajudar futuramente, digitalize-os e inclua em uma pasta específica para esse tipo de arquivo.

Adote um bom sistema de gestão, seja para o escritório ou para os documentos

Uma das coisas mais difíceis ao mudar o modelo de trabalho para a prática de paperless, é descobrir como organizar os arquivos eletrônicos. Nós recomendamos a adoção de um sistema de gestão de documentos ou de um software robusto que abranja essa função. Esse tipo de adoção é muito útil para os escritórios de advocacia, principalmente aqueles de médio ou grande porte que possuem muitos colaboradores, clientes, parceiros e fornecedores.

A chave para o sucesso de uma rotina paperless é criar algumas regras que todos os envolvidos sigam e construam um padrão. Nossas dicas são:

1. Considere a criação de um sistema de arquivamento “em árvore”, o mais próximo possível do sistema baseado em papel que você sempre utilizou. Na prática, isso significa: criar uma pasta para cada cliente, subpastas para cada questão individual com a qual você está cuidando para aquele cliente e outras “sub-subpastas” para coisas como correspondências, descobertas, curiosidades e afins.

2. O grande segredo está em como você nomeia e organiza os arquivos, documentos e processos que digitaliza. Isso pode, inclusive, reduzir a necessidade de criar subpastas e formar árvores muito grandes e complexas. Nossa sugestão: Nomeie cada documento com a data em que você ou criou ou recebeu (ano-mês-dia seguido de uma curta descrição do conteúdo do documento). Dessa forma, seus documentos ficarão sempre em ordem cronológica dentro do arquivo.

3. Estabeleça uma política para a digitalização de todos os documentos recebidos, crie um conjunto eficaz de convenções de nomeação de arquivos e apresente as técnicas e padrões de organização dos arquivos digitalizados aos seus colegas. Você irá economizar uma grande quantidade de tempo e reduzir significativamente sua frustração procurando documentos perdidos.

Conclusão

Seguir a rotina sem papel está mais fácil do que nunca. Esteja ciente de que todos são passíveis de falhas, mas comprometa-se com a mudança e cobre todos os envolvidos. Assim, além de contribuir com o meio ambiente, você tornará o seu trabalho mais produtivo e, por consequência, melhor visto pelos seus clientes.

Nós, da Aurum, somos desenvolvedores de um dos primeiros softwares jurídicos do Brasil e lidamos diariamente com o trâmite de processos jurídicos no meio digital. Por isso, podemos te ajudar com mais dicas sobre organização e produtividade. Comente abaixo e nos conte qual o maior desafio do seu escritório na gestão da rotina dos colaboradores e na organização dos documentos. Teremos o prazer em ouvi-lo e ajudá-lo a implantar técnicas produtivas de trabalho.