Organização: fator decisivo no planejamento estratégico dos escritórios de advocacia

Quando pensamos nos aspectos importantes para um negócio jurídico, logo pensamos no nível de especialização de seus advogados nas áreas do direito, a percepção do mercado em relação à imagem e reputação do escritório, como anda o relacionamento com seus clientes, entre outros aspectos sempre voltados para a “linha de frente” do escritório, ou seja, o que é enxergado de fora para dentro. Mas, quão importante é o BackOffice que sustenta toda estratégia? Ele está recebendo o devido peso nesse planejamento?

Nas estratégias para o crescimento do escritório, não é suficiente incluir apenas iniciativas para atrair novos clientes e aumentar a receita nos clientes existentes. É preciso olhar para a retaguarda do escritório e avaliar se a capacidade existente é suficiente para atender o plano de crescimento, e quais recursos serão necessários para tal. Mais do que isso, é importante buscar formas de otimização que permitam ir mais longe sem aumentar recursos e custos, de modo a aumentar a eficiência do que já está disponível.

Sob essa ótica, afirmamos que existe um fator que pode ser extremamente estratégico para 2013: a organização.

A organização é fator vital para o escritório de advocacia que busca crescimento estruturado e sustentável, pois sua ausência afeta, principalmente, a qualidade dos serviços. Se não existe qualidade de serviço, os novos clientes conquistados servem apenas para tapar o buraco deixado pelo último cliente perdido e isso se torna um ciclo vicioso que impede o crescimento e afeta a imagem no escritório no longo prazo – todos os objetivos do plano de negócios vão por água abaixo.

A advocacia é um segmento de mercado que lida com confiabilidade e qualidade de serviço, portanto sua organização é tão importante quanto sua especialização. Um exemplo disso é que as grandes empresas, cada vez mais, realizam auditorias para homologar os escritórios de advocacia que atenderão seus processos, e a organização, entre outros fatores como saúde financeira e reputação no mercado, é extremamente importante.


Como avaliar se um escritório de advocacia é organizado? 

  • As informações estão sempre à mão: Informações de processos e de clientes são fáceis de serem localizadas, sem que seja preciso buscar em pastas físicas, troca de e-mails etc., o que acaba despendendo muito tempo de equipe.
  • Não ocorrem perdas de informações: Seja por ocorrência de falha humana, desastre natural, ou até mesmo um roubo no escritório, as informações estão protegidas em local seguro.
  • A gestão tem o controle do presente e do futuro: Os sócios do escritório têm as informações que precisam para tomar as decisões do dia-a-dia, bem como para saber a direção que o escritório está caminhando.
  • O escritório possui continuidade do negócio: Caso ocorra um imprevisto que pare o funcionamento, o escritório é capaz de continuar operando sem afetar a qualidade dos serviços e o atendimento ao cliente.
  • Os aspectos administrativos estão sempre em dia: Contas a pagar e a receber, fluxo de caixa, timesheet de advogados, cobrança de pagamentos atrasados, solicitações de reembolso e até mesmo a agenda dos advogados.

Sinônimo de organização é tecnologia, e o universo jurídico caminha para uma realidade cada vez mais digital. Embora ainda não seja possível transferir 100% da rotina física para digital, quanto mais próximo dessa realidade o escritório estiver, mais organizada e segura estão suas informações.

Para os escritórios de advocacia interessados em saber sobre as tecnologias disponíveis na atualidade que podem ser consideradas para o planejamento de 2013, acompanhem o blog que faremos um post especial na semana que vem. Até lá!