O escritório cresceu! E agora, como abandonar as planilhas?

Manter baixos os custos da operação é o maior desafio do empreendedor quando inicia o seu negócio. Com um volume baixo de processos, clientes e advogados, a maioria dos escritórios iniciam sua operação fazendo uso de planilhas para gerir o negócio de forma barata.

No início, as planilhas parecem atender. O escritório controla os primeiros processos, organiza documentos físicos e consegue controlar suas informações. Com o aumento do volume de clientes e processos, e com o crescimento do negócio, a busca de informações começa a ficar mais complicada, os profissionais começam a se perder no misto de planilhas, agendas e outras ferramentas que não se conectam. É nesse momento que o gestor do negócio chega à conclusão de que é preciso encontrar um especialista no mercado para resolver seu problema.

Partindo do princípio que é essencial que um negócio conte com um software de gestão, compartilhamos abaixo três pontos importantes na hora de abandonar as planilhas e adotar uma solução profissional:

Avalie e encontre o software que melhor atenderá sua necessidade. Quando o gestor do negócio nota que as planilhas não dão mais conta de atender sua necessidade e crescimento, ele busca por tecnologias que o auxiliem. Um erro comum é o escritório contratar um software que atenda apenas uma necessidade específica, como buscar andamentos nos tribunais, por exemplo, e manter o restante sendo controlado através de planilhas. O ideal é ele avaliar todo o seu negócio e buscar por um software que o atenda por completo e substitua todas as suas planilhas, além de oferecer recursos muito mais avançados e automatizados do que elas. Em casos mais avançados, é importante que o software possua um módulo financeiro para gerir também essa área.

Contrate um consultor ou especialista para auxiliar na migração. Caso o fornecedor não disponha de serviços para realizar a migração dos dados das planilhas para dentro do software, é importante buscar um consultor no mercado que efetue esse trabalho. No caso de planilhas financeiras, é importante contar com um especialista que consiga interpretar e abastecer o módulo financeiro do software, de modo que o escritório consiga seguir sozinho após o serviço.

Discipline a equipe para abandonar completamente as planilhas. É muito comum ver escritórios que adotam um software de gestão, porém não conseguem se desvencilhar por completo das planilhas e continuam realizando controles paralelos em planilhas. O resultado disso é uma mistura heterogênea de dados que impossibilita a extração de informações estratégicas do negócio e causa perda de tempo na busca de informações, e até a perda das informações. É muito importante que todos tenham consciência que é essencial fazer uso completo do software e, por isso, devem encontrar o software que melhor atende a sua rotina.

A empreitada não é fácil e exige muito trabalho e disciplina, mas é consequência do crescimento. É importante contar com profissionais que possam apoiar o seu negócio durante essa fase e cuidar para que o projeto seja realizado por completo.

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