4 Mudanças na logística do processo jurídico na era digital

Logística do processo digital

Até um tempo atrás, cada novo processo demandava reuniões com o cliente para coleta de informações, o cadastro do processo junto ao Fórum e/ou Tribunal era feito de forma manual, assim como o acompanhamento e emissão de documentos, o que onerava o processo logístico, bem como o tornava lento.

Com a modernização do judiciário, bem como informatização dos escritórios jurídicos, o processo foi tornando-se digital até atingir o estágio que está hoje – que não é 100% digital, porém muito mais eficiente e online do que no passado.

Essa evolução na logística do processo jurídico agilizou a rotina e contribuiu para trazer toda uma categoria de profissionais para a era digital. Nós da Aurum Software contribuímos para esse movimento há mais de 20 anos. Por isso, contaremos o que sabemos sobre a logística do processo jurídico na era digital, de uma forma mais abrangente e focada na gestão, sem nos aprofundar nos detalhes técnicos – até para não ficar redundante com o que os senhores advogados já conhecem melhor do que nós.

1. Entrada do processo

Hoje, muitos processos ainda funcionam de forma tradicional, através de reuniões entre os clientes e seus advogados. Contudo, a maioria dos novos processos são gerados sem que haja contato presencial. O sistemas de informação permitem que as informações sejam emitidas e integradas entre uma ponta da empresa cliente com a outra ponta do escritório de advocacia. As estratégias e detalhes dos processos são discutidos por telefone ou conferências online, sem que haja necessidade de custos e tempo com locomoção.

No caso de processos de pessoa física, informações são trocadas por e-mail entre o advogado e seu cliente, sendo que uma reunião presencial ocorre somente se realmente necessário.

2. Cadastro do processo

Uma vez que o os pormenores do processo estão alinhados entre cliente e advogado, o cadastro deste na Justiça também é feito de forma ágil e online. Todas as informações do processo podem ser cadastradas no site do Tribunal relacionado, cabendo ao advogado fazer a inserção das informações devidamente no sistema.

Para realização deste procedimento, bem como os que abordaremos a seguir, é necessário possuir o certificado digital cadastrado no STJ, ter alguns programas instalados no computador, bem como um cadastro no e-STJ (sistema eletrônico de tramitação de processos judiciais). Outra vantagem que o advogado obtém em sua logística é que o e-STJ está disponível 24h/dia.

3. Andamento do processo

O processo cadastrado na Justiça possui um número que pode ser consultado publicamente no site do Tribunal. Como os advogados, escritórios de advocacia e departamentos jurídicos lidam com um volume muito grande de processos, é pertinente que exista um sistema que realize o push desses andamentos forma automática.

No caso do Themis, nosso software jurídico, além de trazer automaticamente os andamentos dos processos, no momento em que eles são lançados, esses andamentos são relacionados no processo que está cadastrado no software, fazendo com que a informação esteja integrada com tudo o que é relacionado ao processo. Essa funcionalidade é muito adequada para os escritórios e departamentos que buscam organização e agilidade na logística do processo, bem como uma integração dessa rotina com o negócio como um todo.

Mesmo quando o processo muda de instância, o que é muito comum, é possível que o processo continue sendo acompanhado automaticamente.

4. Movimentação de documentos e petições

Outra grande vantagem da logística digital do processo é que os anexos, adendos, documentos e petições também são tramitadas de forma digital, o que elimina necessidade de emissão postal que aumentavam o prazo do processo. A cada nova informação inserida junto ao processo, é gerado um novo andamento que pode ser visualizado pelas partes e, as que possuem um sistema de andamentos, é avisada quase imediatamente.

É claro que, para que esses documentos trafeguem através da internet, é necessário que estejam em formato digital. A logística de um único documento pode envolver impressão, assinatura de diferentes pessoas, em diferentes momentos, o que gera várias versões de um mesmo documento. Essa logística desperta, em casos onde o volume é grande, a necessidade de um sistema que oriente um fluxo (workflow) dos documentos, bem como os organize de forma a facilitar sua localização, e também armazene em ambiente seguro – necessidades atendidas por um sistema GED (gestão eletrônica de documentos).

Uma informação importante: o certificado digital, necessário para tramitar o processo conforme transcorremos acima, é um documento de pessoa-física, ou seja, cada advogado de um escritório ou departamento deve possuir o seu, devidamente cadastrado no STJ. Já para realizar consultas dos processos, o certificado digital não se faz necessário, o que possibilita que as partes envolvidas verifiquem os andamentos no site do Tribunal.

As tecnologias que mencionamos neste artigo – software jurídico e GED – não são requisitos para que um advogado realize a logística de seus processos de forma digital. Elas são, na verdade, grandes aliadas para negócios jurídicos que lidam com maior volume de processos e buscam eficiência para manterem-se mais produtivos e competitivos.

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A partir da regulamentação da Emenda Constitucional, o eSocial terá caratér obrigátorio. Esteja preparado com a nova atualização do software jurídico Themis tornando o processo mais ágil e seguro para o departamento, evitando futuros problemas à empresa. Para adquirir essa funcionalidade:

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