Escritório implementa o Themis, integra áreas jurídica e financeira e aumenta a rentabilidade

Caso de Sucesso - Garcia, Angrisani, Bezerra & Advogados Associados

Sócios do Garcia, Angrisani, Bezerra & Advogados AssociadosProcessos não cobrados, custos ocultos, falta de informações sobre a rentabilidade de cada cliente, perda de dados. Esses, e outros, eram os problemas que o escritório de advocacia Garcia Angrisani Bezerra e Associados (GAB) enfrentava, dificuldades que abrangiam desde as atividades jurídicas do escritório até sua gestão administrativo-financeira. Essas questões decorriam basicamente do crescimento em volume de clientes e faturamento, que não foi acompanhado de um desenvolvimento administrativo correspondente. A situação comprometia a rentabilidade e a expansão do escritório.

A implementação do Themis, da Aurum Software, com consultoria da CSC Finanças, foi a resposta para superar essas dificuldades. Conheça mais detalhes sobre o problema, a solução escolhida e os benefícios, em termos de informações e uma sensível melhora de faturamento, obtidos pelo escritório ao adotar um sistema integrado de administração jurídica e financeira.

Uma situação comum

A experiência da Aurum Software junto a clientes do setor jurídico mostra que a raiz das dificuldades administrativas dos escritórios de advocacia, entre eles o GAB, costuma ser a separação entre o controle de processos e o controle financeiro. Geralmente existe um sistema de banco de dados para administrar os processos, enquanto a parte financeira é feita em planilhas, assim todas as informações financeiras relativas aos processos precisam ser digitadas manualmente, o que gera uma carga extra de trabalho e cria o risco de perda de informações. São necessárias várias planilhas (reembolsos, honorários, conta-corrente etc), e retirar informações desses dados dispersos é trabalhoso e sujeito a erros.

O Themis Jurídico e o Themis Financeiro, da Aurum Software, são dois sistemas integrados e complementares, que permitem administrar essas duas áreas de forma paralela. Isso evita retrabalho, inconsistência nas informações e poupa muito tempo e frustração por parte dos profissionais, que ganham disponibilidade para o atendimento aos clientes e a ampliação dos negócios.

Fernando Ribeiro, sócio-consultor da CSC FinançasEscolha do Themis

O escritório de advocacia Garcia Angrisani Bezerra e Advogados Associados (GAB), especializado em processos cíveis e trabalhistas, tem cinco sócios e 20 advogados associados, distribuídos em três escritórios: São Paulo, Rio de Janeiro e Vinhedo (SP). Em 2008, o GAB contratou os serviços da CSC Finanças, uma consultoria especializada em gestão administrativo-financeira, para aperfeiçoar seu sistema de controle de processos, que não estava mais atendendo às necessidades do escritório. O pedido principal do GAB era por uma solução que atendesse suas necessidades de documentação e controle de processos, agregando recursos para que os clientes pudessem acompanhar os processos online, remotamente. Ou seja, buscavam uma solução apenas para o controle de processos.

Embora o pedido inicial do escritório fosse para um sistema jurídico, os consultores da CSC Finanças perceberam que uma solução que tratasse apenas dos processos seria incompleta.  Ao analisar a gestão do GAB, a CSC Finanças percebeu que o ideal seria que o sistema englobasse também a área administrativo-financeira, de forma integrada com a jurídica. Seria mais trabalhoso e mais demorado, mas traria resultados muito superiores. “Se você vai arrumar uma área é melhor arrumar todas, poupa trabalho no futuro”, diz Fernando Ribeiro, da CSC Finanças.

“Pelo porte do escritório, eles já precisavam de muito mais informação do que dispunham na época”, explica Marcos Honda, da CSC Finanças, “eles tinham poucos dados sobre seu próprio negócio”. Depois de estudar várias alternativas disponíveis, e até mesmo um desenvolvimento próprio, o GAB decidiu-se por implementar o Themis Jurídico e o Themis Financeiro, da Aurum Software, que atendiam os requisitos necessários, tinham a melhor relação custo/benefício e integravam plenamente as áreas jurídica e financeira do sistema.
Com consultoria da CSC Finanças e apoio da Aurum Software, fabricante do Themis, o GAB implementou um sistema abrangente. “As mudanças não aprimoraram apenas a área administrativa, como também jurídica”, diz Gilson Garcia Junior, sócio fundador do Escritório, “por exemplo, haviam processos lançados de forma equivocada no sistema, e que acabavam não sendo lidos, e se não eram lidos, não eram cobrados”.

Contagem de processos

O principal benefício da adoção do software Themis no GAB foram os recursos de faturamento por contagem de processos. “A contagem do número de processos em andamento para cada cliente é uma modalidade de cobrança que muitos escritórios de advocacia utilizam”, explica Ailton Marcelino Junior, um dos consultores da Aurum Software que participaram do atendimento ao Escritório. Segundo ele, é uma forma de cobrar bastante adequada para processos trabalhistas e cíveis, já que nesses casos o volume costuma ser considerável, na casa das dezenas ou centenas. Com o Themis Financeiro, o escritório pode modificar facilmente o valor do honorário conforme o cliente, o contrato e o tipo de atendimento.

Outra modalidade de cobrança que o Themis oferece é por horas de atendimento, com valores variáveis segundo o contrato de prestação de serviços e também pela categoria de profissional envolvido, por exemplo, estagiário, advogado júnior, pleno, sênior e até mesmo sócio.

Implementação

A parte mais trabalhosa do processo de implementação foi a migração dos dados para o novo sistema. “Foi preciso ter o respaldo de todos os sócios para implementar, porque  sabíamos que seria trabalhoso, mas não podíamos abrir mão dessa etapa do processo. Era necessário disponibilizar no novo sistema as informações que já tínhamos de nossos clientes”, explica Ribeiro. Houve mudanças também na própria administração, de modo que foi necessário oferecer treinamento para os usuários.

Segundo Marcelino, um dos itens mais importantes da implementação de um novo sistema jurídico-financeiro é a migração dos dados herdados, que costumam estar armazenados na forma de planilhas. A Aurum Software oferece serviços de consultoria para trazer os dados antigos para o novo sistema.

BenefíciosSócios do Garcia, Angrisani, Bezerra & Advogados Associados

O pedido inicial do GAB, por um melhor sistema de controle jurídico, foi totalmente atendido, de modo que hoje todos os processos são efetivamente mostrados pelos sistemas. Com as áreas jurídica e financeira integradas, toda vez que um processo é inserido, imediatamente ele é visto no financeiro.

Mas os resultados mais positivos foram resultantes justamente dessa integração: o Escritório passou a contar com informações de que não dispunha antes e que mostram claramente onde estão a rentabilidade e os custos. “Eles descobriram, por exemplo, que o cliente A, que imaginavam ser mais rentável, era tão rentável quanto o cliente B”, diz Honda, “eles puderam ver pela primeira vez a realidade de seus negócios”.

Os sócios calculam que, com as informações do Themis, foi possível aumentar a rentabilidade em algo em torno de 15%. Eles passaram a enxergar custos e faturamento, de acordo com cada cliente, de uma forma que não conseguiam fazer antes. “Anteriormente, nossa administração financeira acabava sendo como uma gaveta, onde entrava o dinheiro das receitas, e de onde saíam os pagamentos, mas na verdade não sabíamos quanto havia dentro da gaveta”, diz Luiz Antonio Bezerra, sócio do GAB.

O ganho de rentabilidade foi devido, principalmente, a notas que deixavam de ser cobradas, porque, por um problema ou outro, simplesmente não eram facilmente mostradas no sistema antigo. Segundo Marcelo Angrisani, sócio fundador do Escritório, a cobrança tornou-se mais detalhada e informativa, o que agradou aos clientes, que recebem mais informação sobre o que estão contratando.

O tempo gasto em administração também caiu, porque as informações são entregues na forma de relatórios de tomada de decisão. Essas mesmas informações antes precisavam ser extraídas de planilhas, em um processo tão trabalhoso que não compensava o esforço, de modo que a maioria das decisões financeiras era feita praticamente às cegas. “Hoje, com o Themis, é fácil achar as informações, de forma rápida e clara”, diz Angrisani.

Conhecendo seus custos e suas metas, até mesmo a tarefa de determinar preços de honorários torna-se mais simples. “Agora sabemos inclusive quanto devemos cobrar de um novo cliente, e como renegociar honorários com os antigos”, afirma Garcia. Segundo ele, a integração entre a área jurídica e a financeira proporcionou uma visão mais ampla e ao mesmo tempo mais detalhada do escritório.

A consultoria das empresas Aurum Software e CSC Finanças teve um papel indispensável no sucesso da implementação do Themis no GAB. Sem consultoria e treinamento não teria sido possível perceber a necessidade de mudanças administrativas, e a transição do antigo para o novo sistema enfrentaria muito mais dificuldades. “Cada cliente tem características diferentes, é preciso ajustar os processos ao sistema e vice-versa”, diz Ribeiro, “e facilitar o processo de adaptação”.

Crescimento é algo positivo, que todo escritório de advocacia almeja, mas é possível conquistar mais clientes e ainda assim ter prejuízo com isso, se não houver um bom sistema administrativo-financeiro integrado ao jurídico dando respaldo à empresa. Para Bezerra, a maioria dos escritórios de médio porte tem dificuldades semelhantes às que eles enfrentavam, e embora os grandes escritórios tenham departamentos inteiros dedicados a isso, muitas vezes têm também os mesmos problemas.

Sobre o Garcia Angrisani Bezerra & Advogados Associados

O Escritório Garcia Angrisani Bezerra e Associados (GAB) surgiu em 2000, com a parceria de Gilson Garcia Junior e Marcelo Angrisani, sob a razão social de Garcia e Angrisani Advogados. Em 2008 Luiz Bezerra tornou-se sócio. Hoje, além dos três, há mais dois sócios no Escritório, e cerca de 20 advogados associados. Atuam em aproximadamente 2.500 processos, para clientes empresariais, nos setores trabalhista e cível, e vêm ampliando a atuação em processos da área tributária.

O Escritório está há oito anos na Avenida Paulista, há cinco anos no Rio de Janeiro e há um ano criaram uma filial em Vinhedo (SP). A criação da filial de Vinhedo foi, inclusive, uma das consequências da implementação do novo sistema jurídico-financeiro, que mostrou as vantagens da operação.

Áreas de atuação do escritório

Cível, Conciliação-Mediação-Arbitragem, Contratual, Direito Eletrônico, Imobiliário, Penal, Preventiva, Propriedade intelectual, Trabalhista, Tributária.

Benefícios para o escritório

Informação centralizada, Segurança de dados e backup incremental, Controle de despesas e reembolso, Conciliação bancária, Controle dos caixas, Contas a pagar / receber, Aumento da rentabilidade, Informação sobre a rentabilidade de cada cliente, Aperfeiçoamento da cobrança.

Soluções Aurum Software

Themis JurídicoThemis Financeiro.

Serviços Aurum Software

Consultoria pré-venda, Implementação do software, Capacitação da equipe e Suporte técnico.