Digitalização de documentos: uma questão muito além da organização

Digitalização de documentos

A necessidade por gestão nos escritórios de advocacia é cada dia maior, devido à natureza de cada processo e tantos detalhes que neles estão inclusos. Quando a gestão não é eficiente, torna-se menos competitivo e, consequentemente, não atinge-se a lucratividade esperada. Para os escritórios que buscam viver de maneira saudável no mercado e não apenas sobreviver no dia-a-dia, é premissa básica o investimento em tecnologias que possibilitem planejar, organizar e administrar o negócio.

Pelo fato de muitas dessas coisas não serem ensinadas em nenhum curso de faculdade ou pós-graduação, é necessário ficar atento às evoluções e movimentações do mercado para estar sempre um passo à frente. Conforme já falamos em artigos anteriores, para possuir a devida eficiência que um negócio saudável demanda, é necessário reduzir tempo realizando tarefas que não estejam ligadas ao core business – principalmente quando se trata do jurídico, onde a rotina do advogado é extremamente atribulada. O tema do artigo de hoje é a digitalização de documentos e nosso intuito é mostrá-lo o quanto isso pode fazer a diferença na rotina de um advogado, bem como na forma como o escritório opera.

Ao contrário de antigamente, a tecnologia não limita-se mais a grandes processos ou demanda grandes investimentos. Tarefas do dia-a-dia, como organizar documentos, já podem ser realizadas de maneira muito mais eficiente, impactando positivamente a curto e longo prazo. Tudo isso é devido, principalmente, à agilidade na busca e localização de informações e a possibilidade de cruzar informações com muito mais facilidade. Pense na rotina de um advogado e imagine com quantos processos de clientes e naturezas diferentes ele trabalha ao longo de sua semana. Além do mais, é importante lembrar que algumas dessas informações são absolutamente sigilosas.

É por tudo isso que a digitalização de documentos é muito mais do que uma questão de organização, é sinônimo de produtividade e segurança. Com os processos e documentos em meio digital, não corre-se o risco da degradação do papel impresso, é possível enviar e receber documentos com criptografia – onde apenas o remetente e o destinatário têm acesso ao conteúdo -, e ainda, no caso de um arquivo ser deletado acidentalmente, existem chances de recuperá-lo – caso exista um backup -, o que não é possível no meio físico, como quando um papel é rasgado ou jogado fora, por exemplo.

Quando as soluções de digitalização começaram a difundir-se no mercado, podia-se notar um certo receio por parte dos advogados em relação à manter todo o seu acervo processual no meio digital. No entanto, com o passar do tempo, os mitos que tangiam a segurança da informação digital caíram por terra e, hoje, já existem muitos escritórios de advocacia que mantém todos os seus documentos em meio digital, pois não querem mais perder tempo procurando documentos. E sim, ter tudo em mãos quando necessário.

Como uma empresa de tecnologia para o jurídico, nós fazemos questão de incentivar nossos leitores a darem este importante (e simples) passo para otimizar a produtividade e segurança na sua rotina de trabalho. Agora, se você já possui seus documentos em ambiente digital, já está pronto para dar um passo ainda mais importante: implantar um software jurídico para fazer a gestão desses documentos. Conheça o Themis e descubra como ele pode ajudar a estruturar o crescimento do seu escritório de advocacia.