Digitalização de documentos e GED: Qual a importância para o âmbito jurídico

GED

Por menor que seja, qualquer escritório de advocacia lida com altos volumes de informação, entre documentos de processos, dos clientes, provas, cálculos contábeis, fichas financeiras, comprovantes de pagamento, e-mails importantes, trechos de leis, entre outros. Durante muito tempo, essas informações estavam disponíveis apenas em meio impresso, ou seja, em papel, o que traz dificuldades em termos de manuseio, localização das informações, alimentação das planilhas e preservação do papel, para uma análise minuciosa das informações jurídicas.

Tudo o que falamos acima diz respeito à organização do escritório. Se levarmos em consideração a segurança dessas informações, uma vez que estão disponíveis somente em papel, o problema torna-se muito maior. Para reduzir essa vulnerabilidade, foram desenvolvidas tecnologias que possibilitam gerenciar e organizar as informações de maneira mais fácil e segura, como é o caso da digitalização de documentos, que realiza a migração do impresso para o digital. Este procedimento consiste em escanear o documento em papel e gerar um arquivo eletrônico que reproduz fielmente cada detalhe do impresso original. A solução pode trazer inúmeros benefícios para a empresa, das quais listamos abaixo algumas das principais:

  • Colaboração: é possível compartilhar arquivos e informações processuais com outros advogados e clientes, independentemente da localização do mesmo;
  • Organização: a organização dos documentos digitalizados pode ser feita por hierarquia de pastas, para que o advogado encontre rapidamente o que precisa;
  • Integridade: quando estão no ambiente virtual, os processos e documentos ficam imunes à degradação, seja por amassar, molhar e rasgar, seja pela simples ação do tempo;
  • Economia: com os documentos digitalizados, o escritório libera o espaço ocupado pelos arquivos físicos e reduz custos com impressão, compra de papel etc.

A digitalização pode ir além quando combinada com um GED

As informações podem – e devem – ser uma vantagem competitiva para o negócio, mas quando seu volume é alto, apenas digitalizá-las pode significar transferir a bagunça do meio físico para o digital. Por isso, é importante que o escritório esteja apoiado por ferramentas específicas como o GED, metodologias e boas práticas de implementação, junto com o apoio profissional especializado para que as informações sejam administradas de forma que se tornem acessíveis e utilizáveis.

O GED – Gestão Eletrônica de Documentos – trata-se de um conjunto de tecnologias que possibilita capturar, administrar, armazenar, preservar e entregar documentos e informações relacionados com os processos organizacionais. Estes documentos por sua vez, podem ser de diversas origens, como imagem, som, planilhas eletrônicas, arquivos de texto etc. e as informações podem ser tanto estruturadas, quanto desestruturadas. Uma vez que o escritório utiliza uma solução de GED, ele otimiza as funcionalidades da digitalização de documentos e gera novas oportunidades para o escritório, que vão além das citadas acima, veja:

  • Produtividade: oferece ilimitadas possibilidades de indexação de documentos, para otimizar a velocidade e precisão das buscas de processos, provendo altos ganhos em produtividade;
  • Segurança: os documentos são protegidos não só das vulnerabilidades do ambiente físico, mas também virtual. Com as informações no ambiente de servidores, é possível protegê-las com firewall, antivírus, entre outras soluções de defesa. Ainda com o backup, a existência da informação é garantida, mesmo que ocorra um incidente, sendo possível restaurar rapidamente os arquivos caso necessário;
  • Mobilidade: é possível acessar os documentos de qualquer lugar e a qualquer momento, através da nuvem. Isto viabiliza um trabalho em equipe, independentemente da localidade das filiais e clientes, e também possibilita o acesso à informação em mobilidade, o que evita a retirada de documentos sigilosos do escritório;
  • Conformidade: com o fluxo de processos por conta de um sistema de gestão automatizado, são reduzidos os erros operacionais por falhas humanas e mantém o escritório sempre em conformidade com normas vigentes e exigências de clientes.

Conforme falamos, se o escritório digitaliza seus processos mas não faz desse fluxo processual, inteligente, os problemas serão reduzidos mas ainda existirão. Ainda mais adequado do que utilizar um GED, é que o escritório utilize uma solução completa, capaz de gerenciar não só o fluxo de documentos como a rotina jurídica de ponta a ponta. Conheça o Themis, um software jurídico para escritórios de advocacia e departamentos jurídicos que vai muito além de um GED.