3 Dicas de produtividade para negócios jurídicos

Produtividade advocacia

A eficiência é a palavra da vez no mundo dos negócios. Todas as empresas buscam reduzir desperdícios financeiros e perda de tempo, ao mesmo tempo que aumentam sua capacidade produtiva e seus lucros. Para uma empresa de serviços, como um escritório de advocacia, o sinônimo da eficiência é a produtividade.

Para que um negócio seja considerado eficiente, a produtividade precisa estar presente em todas as camadas: da gestão, passando pelo administrativo, até o corpo de advogados que lida diretamente com os processos jurídicos. E, para atingir altos níveis de produtividade, é necessário que haja controle e integração entre os processos que ligam todas essas áreas.

Para que um negócio jurídico atinja um nível de produtividade elevado, nós elencamos cinco (5) alicerces que listamos abaixo:

1. Uso de ferramentas para gestão do tempo

Quando o assunto é trabalho intelectual, como é o caso do advogado, a gestão do tempo é fator essencial na produtividade. Existem vários conceitos e metodologias para gestão do tempo que visam aumentar o controle sobre o tempo aplicado no trabalho, aumenta o foco individual do profissional, bem como contribui para o trabalho em equipe.

  •  Hoje, existe um bombardeio de informações e ferramentas sobre gestão do tempo. Mas, sugerimos que faça o básico: trabalhe com calendário, lista de tarefas e timesheet. Essas ferramentas, se aplicadas de forma correta e consisa, funcionam perfeitamente para os advogados.
  • Procure usar as ferramentas que mencionamos acima de forma informatizada. Ou seja, se o trabalho funciona em equipe, é importante ter visibilidade das agendas dos companheiros, poder delegar e receber tarefas e afins. E, como o trabalho gira em torno dos processos, é essencial que as tarefas, compromissos e horas alocadas estejam relacionadas aos seus respectivos processos e clientes.

2. Automação de processos repetitivos

O momento que vivemos na atualidade é o da automação de processos. Não faz sentido, principalmente em negócios enxutos com mão de obra qualificada, alocar pessoas em tarefas manuais e que se repetem dia após dia. Deve ser foco da gestão de um negócio combater os processos manuais e repetitivos – não eliminando-os, e sim automatizando-os. O que um escritório de advocacia faz de manual e repetitivo? Várias coisas, afinal, um processo jurídico envolve muita burocracia e, com isso, aloca pessoas, que poderiam estar desempenhado papéis estratégicos, em funções secundárias.

  • Escritórios de advocacia lidam com milhares de processos e o trâmite da informação não pode ser manual. Movimentação de pastas, delegação de tarefas, coleta de assinaturas – tudo deve funcionar dentro de um sistema que integre as áreas responsáveis e facilite o acesso à informação.
  • Esses mesmos milhares de processos recebem atualizações constantes de órgãos externos, os Tribunais. Para evitar que advogados ou paralegais gastem tempo consultando e atualizando processos manualmente, existem ferramentas que fazem isso de forma automática e integrada ao processo.

3. Assertividade nos compromissos

A rotina de um advogado é repleta de compromissos – reuniões com clientes, audiências, eventos jurídicos, reuniões em outras unidades, enfim, boa parte da rotina se passa fora do escritório. A mobilidade da informação, através de sistemas e dispositivos móveis, facilita muito a vida. Contudo, vale o esforço de tentar reduzir o tempo que se passa no trânsito e em reuniões dispersas.

  • Se a presença física dos participantes não se faz necessária, procure resolver o assunto via telefone ou conferência online. Reuniões à distância tendem a ser mais curtas e diretas ao ponto, sem contar que elimina a necessidade de passar horas no trânsito.
  • Quando a presença é necessária, faça o possível para que a reunião seja objetiva. Para isso, convide somente as pessoas essenciais para aquela reunião e trabalhe em cima de uma pauta de assuntos – sem uma pauta, o assunto da reunião tende a se perder. Por fim, procure fazer reuniões de alinhamento interno em pé e com até 15 minutos de duração.

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