Como reduzir os custos de TI do seu escritório de advocacia

 reduzir os custos de TI do escritório de advocacia

Em momentos de crise, como o que estamos vivendo nesse ano de 2015, qualquer custo extra ou excessivo deve ser analisado calmamente, pois, possivelmente, parte deles pode ser eliminado e/ou reduzido.

Muitos escritórios de advocacia contam com equipamentos de TI robustos ou até mesmo com uma equipe composta por muitos colaboradores que são designados para funções específicas. Isso, somado a diversos outros fatores, pode gerar custos excessivos para o escritório, que podem ser reduzidos e otimizados.

Para nosso artigo de hoje, preparamos algumas dicas sobre como o seu escritório de advocacia pode reduzir os custos de TI.

Aumentar a disponibilidade

Sofrer com paradas constates no sistema e que atrapalham as operações do escritório, pode representar um grande prejuízo. Indisponibilidades, além de travarem o fluxo de atividades, geram impactos financeiros, pois ao ficar com sistemas e aplicações fora do ar por muito tempo, processos podem ficar estacionados. Além disso, atendimentos a novos clientes podem deixar de acontecer, o que faz com que o escritório perca sua credibilidade e perca novos contatos.

O ideal é que o escritório conte com plataformas e aplicações que garantam o maior índice de disponibilidade possível ou contar com fornecedores que possam assegurar essa disponibilidade, além de um atendimento completo em caso de paradas ou falhas, para que se mantenha a continuidade de negócios.

Terceirizar parcial ou integralmente o setor de TI

Ter uma equipe interna de TI pode ser muito burocrático e oneroso para o escritório, ainda mais se cada parte da equipe for responsável por atividades específicas. Em situações como essa, o ideal é terceirizar parte ou totalmente o setor de TI.

Uma estratégia como essa repassa a responsabilidade pela infraestrutura, pelas aplicações e pela manutenção dos servidores e sistemas para as mãos de uma empresa especializada nessa atividade, algo que, além de reduzir os custos com colaboradores, também diminui a sobrecarga de trabalho e o impacto dentro do escritório. Ao contar com uma empresa terceirizada para cuidar do seu setor de TI, o escritório elimina todos os transtornos relacionados com o setor interno.

Equipamentos atualizados

Equipamentos obsoletos necessitam de constantes manutenções e atualizações para continuar atendendo todas as demandas do escritório. Tudo isso gera gastos extras e constantes.

Investir em equipamentos atualizados e novos elimina a recorrência com relação às constantes manutenções o que diminui drasticamente os gastos com esses recursos.

Migras as aplicações para a nuvem

Dentro de um escritório de advocacia a demanda de papéis pode atingir altos níveis. A quantidade de processos atendidos e o número de papéis que isso gera pode agregar custos desnecessários, como custos com impressão, com espaço para armazenagem desse montante, além dos custos com o próprio papel.

Além disso, possuir tudo em formato físico pode significar atrasos com relação às atividades diárias ou emergências do escritório. Por exemplo: um dos advogados precisa fazer uma viagem de emergência ou visitar um cliente em outra cidade. Caso ele esqueça os papéis no escritório ou caso ele não tenha acesso aos arquivos, o atendimento e a continuidade da operação fica inviabilizada, algo que gera a perda de ganhos para o escritório, que deixou de atender um cliente e, mais do que isso, passou uma imagem ruim.

Ao contar com as aplicações, arquivos e dados na nuvem, esses problemas e gastos extras são eliminados, já que não é mais necessário espaço físico para a armazenagem, visto que tudo está na nuvem. Outro ponto importante é que todos os advogados que compõem o corpo do escritório poderão ter acesso às informações que forem necessárias para suas atividades e isso de qualquer lugar e a qualquer momento, sem maiores transtornos.

Contar com um software jurídico

Reduzir ou cortar custos nem sempre é o a melhor ou a única solução para o seu escritório. Buscar maneiras de aumentar a lucratividade pode ser um outro caminho viável e um software jurídico ajuda a realizar práticas que trilham esse caminho. Através dele, a gestão do escritório pode garantir um controle centralizado de todas as informações, proporcionando uma análise completa e abrangente sobre como andam os negócios e identificar quais atividade são mais lucrativas e investir naquelas que geram maior faturamento. Além disso, possuir todos os dados em um único lugar permite um acesso fácil e rápido a todos os arquivos, algo que poupa tempo do escritório e otimiza a rotina de atividades.

Outro fator importante que precisa ser levado em conta é que ao manter uma gestão centralizada através de um software jurídico, o escritório possui visibilidade de tudo aquilo que entra e sai, contas que precisam ser pagas, prevenindo possíveis riscos de esquecimentos que geram gastos “irresponsáveis”.

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