Como os escritórios conseguiram reduzir custos com o software jurídico Themis

software juridico

Em outro artigo nós falamos como um software jurídico pode ser um ótimo aliado na hora de reduzir custos dentro do escritório de advocacia. Porém, somente dizer do que ele é capaz pode não ser suficiente para exemplificar o quanto ele é, de fato, útil. Por isso, hoje, nós mostraremos alguns cases de sucesso em escritórios de advocacia que optaram pela implantação do software de gestão jurídica – Themis.

Case 1: Redução de gastos excessivos com despesas não reembolsáveis

Durante a implantação do Themis em um escritório que contava com um quadro de 40 advogados, a equipe da Aurum Software identificou que pequenos gastos relativos ao dia-a-dia dos processos não eram devidamente mensurados.

Para solucionar o problema, foi desenvolvido todo um fluxo de trabalho dentro do software jurídico, em que todas as despesas, independentemente de valor, deveriam ser registradas, classificadas e vinculadas aos respectivos processos.

Resultado: Após alguns meses foi possível identificar que havia um gasto de R$100 mil reais em cópias e xerox, classificados como despesas não reembolsáveis.

Conclusão: A partir do momento em que existe um controle total de tudo o que é gasto dentro do escritório, é possível decidir o que repassar ao cliente e até mesmo quais tipos de processos não são lucrativos para o negócio.

Case 2: Otimização de espaço físico e redução de desperdícios homem X hora para geração de cartas de auditoria

No decorrer de uma visita a um escritório de advocacia para demonstração do Themis, foram identificadas algumas questões que necessitavam atenção. A primeira delas foi que no decorrer da visita percebeu-se que a sala de reuniões estava completamente tomada por pastas processuais. Após questionamentos de quais eram as razões para tantas pastas, o escritório disse que aquilo ocorria a cada trimestre. A razão era gerar um relatório de auditoria de processos para um grande cliente.

Com a implantação do Themis, houve uma redução de custo não somente na relação homem x hora gasta, já que era necessário um maior emprenho da equipe para gerar cartas de auditoria, mas também na redução de espaço. Com a possibilidade de armazenar os documentos de forma digital, através do Themis, o escritório pôde seguir crescendo, sem a necessidade de aumentar o ambiente físico.

Resultado: Com o Themis devidamente implantado, o relatório de auditoria passou a ser gerado em apenas cinco minutos, algo que antes era realizado em cerca de dez dias.

Conclusão: Através de um processo automatizado, é possível obter controle sobre todos os arquivos e documentos do escritório, além de proporcionar facilidades a rotina de negócios. Mais do que isso, através de um software jurídico pôde-se reduzir espaço e manter o crescimento do escritório.

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Case 3: Redução de desperdícios homem X hora na atualização de andamentos dos processos

Outro fator trabalhado pela equipe da Aurum Software através do Themis foi a diminuição da utilização de uma grande equipe de estagiários responsáveis por realizar pesquisas referentes às movimentações dos mais de 8 mil processos relativos ao escritório.

Resultado: Com a utilização dos andamentos de maneira automática, um dos cinco maiores escritórios de advocacia do país conseguiu reduzir drasticamente a carga horária dos estagiários destinados à essa tarefa. Anteriormente a equipe era formada por mais de 30 estagiários, hoje ela conta com apenas dois colaboradores responsáveis por monitorar todo o funcionamento do sistema.

Conclusão: Através de um software jurídico que mantém todos os processos automatizados elimina-se a necessidade de contar com uma grande equipe responsável, o que impacta diretamente nos custos do escritório de advocacia.

Case 4: Redução de custos com numerários e prestação de contas

Um dos escritórios que procurou a equipe Aurum não contava com um sistema de solicitação de numerário e sua consequente prestação de contas. Isso gerava uma perda de controle sobre qual advogado estava ou não com dinheiro do escritório e este montante transitório gerava enorme prejuízo.

Com a implantação do Themis, o fluxo de numerário passou a ser diretamente relacionado à conta de cada colaborador.

Resultado: Nenhum colaborador voltou a receber adiantado caso ainda houvessem valores pendentes de prestação de contas.

Conclusão: Com a devida prestação de contas, o escritório consegue obter todo o reembolso do cliente final.

Através desses quatro cases reais é possível perceber as diferentes maneiras e casos em que um software jurídico, como o Themis, pode reduzir os custos de seu escritório. Se o seu escritório também deseja otimizar a rotina de negócios, entre em contato com a equipe de especialistas Aurum e conte com todo o respaldo necessário para esse novo passo.

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