Como implantar a alocação de horas no escritório

alocar horas no escritório
Em nosso artigo anterior, falamos sobre a importância de gerar relatórios de timesheet no escritório, que traz benefício não somente para o escritório e seus advogados, como também para os clientes.

Na verdade, a prática do timesheet (alocação de horas no escritório) é muito mais do que somente “gerar relatórios”. Diz respeito, muitas vezes, ao modelo de negócios praticado pelo escritório e mexe com a estrutura organizacional. Trabalhar com timesheet exige disciplina e comprometimento dos envolvidos, principalmente no caso de escritórios já acostumados a faturar seus honorários em outros formatos, como fee mensal ou valor sobre cada processo.

Para que o escritório consiga implantar a alocação de horas, ou aumentar a aderência em casos em que o modelo já está implantado, existe um elemento fundamental, que é envolver as pessoas. Quando a equipe não é acostumada a apontar horas, receber mais essa atribuição pode soar como mais uma obrigação e, caso as pessoas não vejam vantagem em fazer isso, pode causar uma grande insatisfação. Imagine o caso de um advogado sênior, que há 20 anos possui seus próprios métodos de trabalho e tem plena convicção de que funciona.

Se um dia o escritório decide mudar a forma de trabalho, precisa levar em consideração os diferentes comportamentos das pessoas: os mais jovens, normalmente menos disciplinados; os mais sêniores, normalmente presos ao seu próprio modelo. E, para que o modelo de alocação de horas funcione por completo, todos os envolvidos precisam praticar. Confira abaixo três pontos chave que preparamos para ajudar a implantar alocação de horas ou aumentar sua aderência:

Tempo de implantação

Toda mudança requer assimilação e o projeto já começa errado caso o escritório queira empreender uma mudança do dia pra noite, principalmente de algo que depende tanto do comportamento das pessoas. A primeira ordem do escritório soará como uma imposição. Durante os primeiros dias, as pessoas tentarão seguir os procedimentos, mas em poucas semanas já os terão abandonado.

O ideal é que o escritório implante o modelo e forneça de 1 à 3 meses para as pessoas se acostumarem considerando que, quanto maior o número de pessoas, maior o desafio e o tempo de assimilação. Durante esse período, se possível, usar a alocação de horas em paralelo ao modelo já usado, para somente depois de bem implantado associar os honorários ao timesheet.

Análise e acompanhamento

Só é possível melhorar aquilo que é medido. Não somente no período de implantação, mas enquanto o escritório trabalhar com alocação de horas, é preciso medir e acompanhar. Alguns indicadores de medição são:

  • Estoque de horas das pessoas: quantas horas cada profissional está disponível para o escritório por mês? (ex.: 8 horas por dia x 22 dias úteis no mês = 172 horas por mês);
  • Percentual de alocação: das horas disponíveis no mês, quantas horas foram realmente alocadas em clientes e lançadas no controle? (ex.: das 172 horas mês, apontou 112 horas em clientes, ou seja, 65% do tempo);
  • Percentual de horas faturadas: em caso de escritórios que cobram por horas, das horas disponíveis, quantas realmente se tornaram honorários (ex.: das 172 horas do mês, 99 horas foram faturadas, ou seja, 57%).

O acompanhamento por parte dos responsáveis ajuda com que os envolvidos entendam a importância de alocar as horas, ato que representa mais honorários para o escritório.

Ferramenta de alocação

Fazer o acompanhamento em papel impossibilita a análise, pois causa bagunça e dificulta muito o cálculo. Para escritórios com poucos advogados, é possível fazer esse controle através de planilhas, embora seja difícil obter um detalhamento das horas que foram apontadas – ponto normalmente exigido pelos clientes e que pode reduzir o número de horas faturadas do escritório.

Ferramentas próprias para gestão das atividades jurídicas, como o software jurídico Themis, possuem a alocação de horas como essência de seu funcionamento, o que facilita o trabalho do advogado em planejar sua jornada e fazer a alocação de forma simples – no caso do Themis, existe até um cronômetro para que o advogado acione durante o trabalho. Além de facilitar o apontamento das horas, essas são diretamente relacionadas aos processos e clientes, o que facilita a extração de relatórios por advogados, por clientes, entre outros.

Benefícios atrelados

As pessoas são motivadas por incentivos e ter benefício atrelados à alocação de horas pode garantir o sucesso do modelo. O escritório pode determinar um percentual mínimo de horas alocadas e fornecer benefícios para os que mais alocam horas, assim como aqueles que mais possuem horas faturadas em clientes.

Existem empresas que criam programas de incentivo relacionados aos indicadores da alocação de horas e conseguem aumentar drasticamente a produtividade e o comprometimento das equipes. Vale ressaltar que esse incentivo não precisa ser somente monetário, mas algum reconhecimento já pode estimular um melhor comportamento dos colaboradores.

Nós disponibilizamos uma planilha simples para escritórios que desejam iniciar a alocação de horas. A planilha funcionará até um determinado tamanho de escritório e/ou nível de complexidade da análise das informações. Para escritórios que precisam de ferramentas que facilitem o apontamento de horas por parte dos profissionais, análises mais minuciosas e diversos formatos de relatórios para apresentar aos clientes, o mais recomendado é o uso de um software jurídico.

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