Como extrair o máximo de um software jurídico

Já é de conhecimento comum que um dos maiores passos para a evolução de um escritório de advocacia ou departamento jurídico é a aquisição de um software para gerenciar os processos e o negócio como um todo.

O fato é que apenas adquirir o software não é suficiente para obter os benefícios da solução, e muitos projetos de software, não apenas no mercado jurídico, falham pela falta de atenção em procedimentos fundamentais que abordaremos mais detalhadamente neste artigo.

Quando esses procedimentos não são adotados, o que acontece em grande parte dos casos, o software não é devidamente explorado e torna-se um custo, ao invés de uma solução. Abaixo, 6 passos importantes para extrair o máximo de seu software jurídico:

1- Crie a cultura de “software jurídico” dentro da empresa

O software jurídico é essencial para o escritório ou departamento jurídico, porém é apenas uma ferramenta tecnológica que apoiará todo um conceito de gestão de processos de forma automatizada. É necessário criar uma cultura antes mesmo de adquirir o software, entender todo o ciclo dos processos e informações do negócio para realizá-la dentro desta ferramenta, além de envolver toda a equipe na empreitada.

2- Estipule boas práticas de uso do software

Comprometa todos os colaboradores que alimentarão o software (usuários) com a qualidade dos dados que serão lançados dentro dele, crie padrões adaptados para sua realidade e certifique-se que todos os usuários seguirão esses padrões. Dessa forma, toda a informação se manterá organizada e fácil de encontrar.

3- Designe um colaborador como responsável pelo software

É fundamental que um profissional seja responsável pelo software dentro da empresa. Esse profissional cuidará para que as boas práticas sejam seguidas, zelará pelo bom funcionamento do software bem como cuidará do relacionamento com a empresa desenvolvedora do software para reportar possíveis problemas, realizar as manutenções e manter o software atualizado.

4- Treine a equipe para usar o software

Muitos projetos de software falham, pois as empresas não treinam as pessoas que utilizarão o sistema. O principal responsável pelo sucesso do software é o próprio usuário, que deve entender a necessidade do software, bem como ser treinado para extrair o máximo da ferramenta. Muitas equipes se negam a usar o software, alegando o não funcionamento, porém na maioria dos casos a equipe não foi preparada para utilizá-lo.

5- Desaprove o uso de papel, planilhas e afins

Assegure-se de que qualquer método externo ao software, como documentos físicos, planilhas em Excel, entre outros, deixem de ser utilizados na empresa. Um software jurídico que se preza deve atender totalmente a necessidade de um escritório ou departamento, e se ainda existe algo que seja necessário utilizar um meio externo ao software, reporte à empresa que o desenvolve. Um software só funciona por completo quando toda a rotina é feita dentro dele. O software jurídico deve atender do momento do cadastro dos processos e atualizações dos mesmos juntos aos Órgãos, até a emissão dos relatórios e cobrança dos clientes.

6- Estreite o relacionamento com a empresa que desenvolve o software

Ter um canal aberto de relacionamento com a empresa que desenvolve o software é vital para mantê-lo sempre em pleno funcionamento. Uma empresa de software comprometida com o cliente preocupa-se em treinar os usuários do sistema, dispor uma equipe de suporte técnico para atendê-los, e principalmente manter o software em constante evolução, lançando novas versões que solucionam problemas e acrescentam novas funcionalidades ao software.

Quando explorado da melhor maneira, o software jurídico torna-se o coração do escritório ou departamento, e traz dezenas de benefícios, como redução de custos e riscos, aumento na produtividade e lucratividade, e o retorno do investimento é garantido.