Como executar reuniões mais eficazes no escritório

Reuniões mais produtivas

Você já ouviu a citação: “Diga-me como são as reuniões na sua empresa
 e eu te direi em que empresa você trabalha”? Brincadeiras à parte, quem nunca participou de uma reunião para discutir o que já havia sido discutido, ou constatar que nada foi feito a respeito das decisões tomadas na reunião anterior? Como já falamos anteriormente, é preciso tomar muito cuidado com as reuniões, pois elas representam um dos maiores “vícios” do mercado corporativo, principalmente em segmentos como o jurídico, que atua com serviços e lida diretamente com clientes.

O problema é que, na maioria das vezes, as reuniões não são planejadas e ocorrem de última hora, sem levar em consideração a agenda dos participantes, o que pode atrapalhar a rotina do escritório como um todo. Ainda assim, quando a reunião é planejada, muitas vezes não são definidas pautas e estipulado um tempo para facilitar a organização de todos e agilizar o encontro. Enfim, muitos são os pontos problemáticos por trás daquelas reuniões improdutivas, que exige vários encontros em dias diferentes para, finalmente, conseguir resolver o assunto em questão. Para te ajudar a melhorar a eficácia das reuniões no escritório, propomos que você responda algumas questões, quando pensar em fazer uma nova reunião:

1. Qual será o tipo da reunião? (Um brainstorming para gerar ideias, identificação dos próximos passos a seguir rumo à um determinado objetivo, levantamento de tarefas para concluir um determinado serviço, entre outros)
2. Os participantes terão um tempo definido para falar?
3. A reunião deverá solucionar um desafio urgente ou é referente à um assunto de longo prazo, que pode aguardar um agendamento para os próximos dias ou semanas?
4. Qual a finalidade da reunião? Dentro disso, chamar muitas pessoas pode acabar atrapalhando ou chamar poucas – ou, eventualmente, as pessoas erradas – pode acabar travando o processo?

Se você pensa nestes pontos antes de propor uma reunião no escritório, você está no caminho certo e, com certeza, suas reuniões surtem o efeito esperado em tempo hábil. Agora, se você é daqueles que faz reuniões em cima da hora, para discutir todo e qualquer assunto e não estipula um objetivo claro a ser atingido, você pode estar gastando o tempo dos colaboradores e gerando frustração quando os resultados da reunião não são atingidos.

Antes da reunião

Crie uma ata para a reunião, com temas a serem discutidos e pessoas responsáveis. Mostre que você respeita os horários de todos os envolvidos e estabeleça limites para a discussão, com horários de início e encerramento bem estipulados – e cumpra-os! Deixe bem claro a todos os participantes os objetivos e metas da reunião para que possam se preparar e solicite que todos confirmem sua presença, através de invites por e-mail. É importante também enviar um lembrete, com aproximadamente um dia de antecedência.

Durante a reunião

Comece a reunião no horário combinado e frise o objetivo para todos os presentes. Caso alguma questão não relacionada ao tema seja levantada durante a reunião, sugira discutirem sobre isso em um próximo encontro – e anote na sua agenda para não esquecer, afinal, se o assunto surgiu, ele é importante.

O ideal é fazer reuniões curtas – de, no máximo, 1 hora – e precisas, porém, caso seja preciso tratar sobre um assunto que demanda mais tempo e possui algumas frentes diferentes, defina quem é pertinente participar de qual etapa da reunião e dispense os demais – não há nada mais improdutivo do que permanecer em uma reunião que não diz respeito às suas atribuições. Além disso, para obter o máximo de participação, faça uma reunião que permita às pessoas expressarem suas opiniões sem julgamentos e dê a cada um sua oportunidade para falar – não deixe que apenas um ou dois participantes tomem conta da reunião.

Ações pós reunião

Após a reunião, procure pontos de concordância e desenvolva um plano de ação com os próximos passos. Estabeleça prazos para as tarefas levantadas e atribua responsabilidades às pessoas ou grupos específicos. Certifique-se de que os principais objetivos, decisões, prazos e responsabilidades determinadas durante a reunião são comunicadas depois que ela acaba, para tornar as futuras reuniões mais produtivas ainda – mesmo para aqueles que não puderem comparecer.

Esperamos poder ajudar o seu escritório a ser mais produtivo com reuniões efetivas que o ajudem a alinhar os processos e alavancar os serviços. Gostaríamos de saber: como são as reuniões na sua empresa?