Como criar KPIs e mensurar resultados

KPIs

Os escritórios de advocacia e departamentos jurídicos das empresas não estão imunes à crescente pressão por resultados e eficiência. A adoção de métricas de desempenho tem uma forte participação neste contexto, pois reforça a eficiência do planejamento e, como já dizia Peter Drucker, o pai da administração, o que não é medido não pode ser gerenciado – e consequentemente melhorado.

KPI é a sigla Key Performance Indicatores, que são os indicadores utilizados para medir os níveis de desempenho e sucesso de uma empresa ou determinado processo, e de uma maneira geral podem ser comerciais, financeiros e/ou operacionais, devendo ser medidos periodicamente para direcionar mensagens claras visando ações diretas. Dando um zoom no âmbito jurídico, os KPls existem para auxiliar na administração dos negócios, e podem ser divididos basicamente em:

Quantitativos

Como número de processos, contratos e consultas, valores dos processos, quantidade de processos em que a empresa ou escritório é ré, entre outros.

Qualitativos

Processos por área, Impactos no resultado da empresa/escritório, PDD e depósitos judiciais, entre outros.

Estratégicos

Quantidade de ações e respectivas informações, número de contratos/área/evolução, planejamento societário/tributário, entre outros.Informações financeiras, como ganhos e perdas com os processos – a ser analisados por áreas do direito, por cliente, por período.

Desempenho

Quantidade de ações novas e encerradas, quantidade de acordos e condenações, velocidade na resposta de contratos e consultas, restituição de tributos, entre outros.

Na maioria dos segmentos de mercado, os indicadores são de domínio geral e possuem um conceito padronizado e é muito comum que sejam comparados entre diferentes empresas do ramo para avaliar como está o seu desempenho frente à concorrência, as medidas do mercado etc. O jurídico é um mercado muito singular com particularidades que outros negócios não possuem, por isso ainda existe muita resistência em compartilhar com o mercado seus indicadores – neste âmbito tudo ainda é muito confidencial.

Acreditamos que o indicador de desempenho mais comum de ser avaliado em um escritório de advocacia seja o de Horas Trabalhadas, isto inclui horas debitadas (gastas durante atividades diárias/gerais no escritório), horas faturadas (efetivamente gastas na prestação de um serviço ao cliente) e horas recebidas (pagas pelo cliente), e envolve de advogados sócios à estagiários do escritório. É muito comum que os escritórios controlem apenas as horas debitadas, prática que pode levar a interpretações pouco precisas e consequentemente resultados não verdadeiros e análises equivocadas.

Contingências trabalhistas, cíveis e tributárias podem ser mapeadas com bons indicadores, como por exemplo a incidência de rotatividade de pessoal, reclamações de clientes e atendimento de obrigações fiscais. Todos os critérios do planejamento jurídico devem ser objetivos e mensuráveis e é necessário transformar em números, assuntos críticos como a satisfação do cliente. Enfim, os indicadores de desempenho são uma ferramenta importante, desde que produzam informações úteis para a gestão do escritório ou departamento jurídico – se no fim das contas um KPl não for convertido em lucro, de nada valerá.

Apesar de os indicadores jurídicos ainda serem algo confidencial para expor externamente, é importante que o seu escritório ou departamento jurídico utilize estas informações como critério de autoavaliação e melhorias. Ciente disto, nós da Aurum desenvolvemos um software jurídico que além de gerenciar toda a rotina dos advogados, possibilita a geração de relatórios estratégicos para analisar praticamente todos os indicadores jurídicos. Se você é um escritório de advocacia ou um departamento jurídico e ainda não conhece o Themis, visite agora o site com mais informações.