BYOD e seu impacto na advocacia

BYOD

A popularização de smartphones e tablets deu início à um fenômeno global que expressa o uso de dispositivos pessoais no ambiente de trabalho, cujo nome é BYOD – sigla para o termo “Bring Your Own Device” – que em português significa “traga o seu próprio dispositivo”. Além de utilizar estes dispositivos para gerir a vida pessoal, agora com a consolidação do BYOD, é possível que os colaboradores acessem os dados da empresa, e passem a controlar também suas rotinas profissionais. Este fenômeno vem se difundindo cada dia mais e tem o intuito de deixar os colaboradores mais independentes e à vontade para trabalharem. O BYOD é um fenômeno crescente, portanto, a grande questão aqui não é como proibi-lo, mas sim, como adapta-lo às rotinas do escritório e dos advogados. Se por um lado, o BYOD já não pode ser ignorado – ao menos que sejam implantados detectores de metal nas portas da empresa, incluindo as dos banheiros – por outro, há uma grande preocupação em relação à segurança das informações, uma vez que estão vulneráveis à cópias, exclusões ou até mesmo ataques virtuais – a maioria dos smartphones e iPads hoje em dia não possuem antivírus.

Segurança e produtividade

Sabemos que este novo fenômeno tende a causar certa tensão dentro dos escritórios de advocacia, uma vez que é tido como ameaça à segurança das informações, e os escritórios lidam com informações sensíveis e sigilosas. A primeira hipótese da gestão pode ser um controle extremo do uso desses aparelhos, ou até decretar o não uso. Porém, esse a medida pode soar como uma represália e não ser o caminho ideal. Para que os escritórios possam aderir ao BYOD sem colocar em risco a produtividade da equipe e a segurança da informação, nós elencamos os prós e os contras do BYOD, para então, chegarmos a uma conclusão realmente palpável.

Prós

  • Mobilidade que permite ao colaborador acessar informações estratégicas a qualquer momento e em qualquer lugar.
  • Melhoria no relacionamento com os clientes, que podem recorrer ao advogado em casos emergenciais – fora do expediente.
  • Trabalho no modelo home-office, permitindo ao colaborador adiantar tarefas, ou mesmo não atrasá-las quando precisar faltar.
  • Maior produtividade e economia, eliminando gastos com novos equipamentos e permitindo ao colaborador trabalhar, através da tecnologia que estiver adaptado.

Contras

  • É importante estar atento aos direitos trabalhistas dos funcionários, pois em alguns casos é possível cobrar hora extra pelo trabalho além do expediente.
  • Dificuldade para controlar o acesso à sites impertinentes à rotina jurídica, redes sociais, e outros, que impactam na produtividade.
  • Aumento na vulnerabilidade dos end-points da rede, uma vez que um dispositivo pode ser plugado no computador, e realizar a transferência de processos e planilhas.
  • O escritório precisará ter uma maior controle da TI, bem como investir em novos aparelhos de segurança de rede.

Como agir perante este cenário?

O BYOD possui seus pontos positivos e negativos, e seu impacto no exercício jurídico depende total e diretamente da pró-atividade com que os escritórios de advocacia responderão a ele. O grande segredo do BYOD está em controlar os acessos e permissões através da implantação de melhores políticas de mobilidade, estratégias de segurança e estabelecimento de cultura nos colaboradores. Uma boa idéia é comprometer a equipe com o bom uso dos dispositivos,para que não seja necessário restringir o seu uso – como ilustramos no início do artigo, colocando “detectores de metal” para barrar colaboradores com dispositivos móveis. O ideal é criar um documento de boas práticas para orientar os colaboradores sobre o bom uso de seus dispositivos, em prol da produtividade e da segurança da informação. Dessa forma, os colaboradores ficam a vontade com seus próprios dispositivos, cientes de como eles devem ser utilizados no ambiente de trabalho, minimizando assim os riscos e pontos negativos do BYOD. O uso de um sistema como o Themis influencia no bom uso do BYOD, principalmente no aspecto da segurança, uma vez que as informações (bancos de dados) ficam nos servidores e os colaboradores têm níveis de permissões de acordo com suas atribuições. Um funcionário que tem acesso para apenas visualizar uma informação não conseguirá, por exemplo, extrair um planilha que contém informações vitais do escritório e levar para outro local. O BYOD é irreversível, cabe ao seu escritório lidar bem com ele, ou ser levado por ele. Adote algumas práticas deste artigo e compartilhe conosco suas experiências.