6 segredos de produtividade no e-mail que vão facilitar a sua vida

Produtividade com o e-mail

Às vezes você sente como se o e-mail estivesse tomando conta da sua vida? Bem, considerando que ler e responder e-mails toma cerca de 28% da semana de trabalho da maioria dos profissionais e que você está lendo esse artigo, vamos entender isso como um “sim”. A boa notícia, é que existem formas práticas e comprovadas para te ajudar a reduzir o tempo desnecessário que você gasta com o e-mail, e você só vai precisar de um pouco de planejamento e comprometimento, pois todas são muito fáceis de praticar.

Sabemos que a rotina dos advogados é muito atribulada e, para eles, tempo é dinheiro. Por isso, é importante usufruir de algumas boas práticas que otimizem a produtividade e, as dicas de hoje, são justamente sobre o e-mail, um vício do meio corporativo, com o qual nem todos os escritórios e profissionais sabem lidar, assim como as reuniões, das quais falamos em um artigo anterior. Confira:

1. Crie um sistema de arquivamento que priorize suas tomadas de ação

Existem algumas possíveis formas de organizar o e-mail, mas a que mais gostamos é a de dividir tudo em duas pastas “exige ação” e “exige resposta”. Na primeira, você arquiva aqueles e-mails que requerem uma ação da sua parte, não apenas resposta – caso seu escritório possua um software jurídico, você pode lançar uma tarefa, o que é ainda mais garantido. Na segunda pasta, você arquiva os e-mails que exigem resposta – é claro que, se você não estiver atribulado, não há problema em parar para respondê-lo para reduzir gargalos e manter a caixa limpa.

Os demais e-mails, como aqueles nos quais você é copiado apenas para seu conhecimento, devem ser arquivados em suas respectivas pastas. E por fim, lembre-se: aquilo que não exige sua atenção, não deve prendê-la!

2. Cancelar as inscrições em tudo o que não for pertinente à rotina jurídica

Sabemos e concordamos que existem sites que podem ser indiretamente interessantes no seu dia-a-dia. O que estamos sugerindo, é que você separe um tempo para cancelar as assinaturas que não agregam valor algum – sempre existe um site no qual você se inscreveu apenas para poder avançar com a navegação ou que insiste em te mandar publicidade sabe-se lá porque. Pergunte-se: Eu já recebi dicas valiosas desse site? Se a resposta for não, você já sabe o que fazer! Nossa dica: ferramentas como o Unroll.me, pode lhe ajudar a descobrir os sites onde o seu e-mail está cadastrado.

3. Desative as notificações

Resista à tentação de receber notificações em seu computador e dispositivos móveis. Foi comprovado que, quando você é interrompido em uma tarefa por qualquer que seja o motivo, gera-se uma perda extrema de concentração e declínio nos níveis de produtividade. Se você teme por receber um e-mail crítico, configure uma mensagem automática, indicando que, contatos urgentes devem ser feitos através do seu telefone.

4. Limite o comprimento de suas respostas

Mentenha seu e-mail curto e direto. Qual é o ponto principal do seu e-mail? O que você deseja que o destinatário faça? O que não pode deixar de ser citado? Caso te chamem para fazer alguma brincadeira no chat do e-mail, tente não desviar o foco, pois isso impacta em perda de tempo e improdutividade. Estipule um limite rígido, pode ser por caracteres ou frases, e se policie para não passar dele.

5. Utilize as regras de e-mail

A maioria das pessoas sabe da existência das regras de e-mail, como os filtros, no entanto, nem todos as utilizam de maneira eficaz. Regras são ações que você configura, para que o seu e-mail responda automaticamente diante de determinadas situações. Algumas delas que podem te ajudar, são:

  • Mover todas as newsletters automaticamente para uma pasta que determine arquivos que você não precisa ver agora, mas são importantes de você ler;
  • Mover todos os e-mails em que você só está em cópia oculta para uma pasta especial – eles normalmente não vão demandar qualquer ação sua;
  • Mover todos os e-mails pessoais que chegam no seu e-mail corporativo, para um arquivo pessoal.

6. Defina um tempo para verificar e responder todos os e-mails

Está é uma daquelas dicas que, com certeza, você já ouviu, mas que ninguém realmente faz. Porém, dada a quantidade de tempo e concentração que se pode perder com a má utilização do e-mail, vale a pena fazer. Escolha dois momentos no dia para destinar ao e-mail – recomendamos a parte da manhã e no final da tarde. Você sabia que Tim Ferrys, autor do bestseller “Trabalhe 4 horas por semana”, já revelou que possui uma mensagem automática configurada em seu e-mail, indicando que ele verifica o e-mail pessoal uma vez por dia, e o e-mail de negócios a cada 7 ou 10 dias? Tudo bem, sabemos que nem sempre podemos nos dar esse luxo, mas serve para vermos o quanto essas medidas são efetivas.

Por fim, nunca deixe e-mails parados na caixa de entrada e crie o hábito de começar o dia apenas com a carga de mensagens do próprio dia – que, convenhamos, já é mais do que suficiente. Se você configurar pastas prioritárias, conforme falamos no ITEM 1, e aproveitar as regras do ITEM 5, é muito simples de fazer.

Nós da Aurum não somos especialistas em e-mail, mas entendemos muito de tecnologia e produtividade, afinal, somos desenvolvedores de um dos principais softwares jurídicos do Brasil, o Themis. Então, caso você queira mais dicas, não hesite em entrar em contato conosco e aproveite para saber como o Themis pode ajudar, não só na produtividade com o e-mail, mas na rotina de escritórios de advocacia de ponta-a-ponta.