6 maneiras de reduzir custos em escritórios de advocacia

Para ser lucrativo, como qualquer outro negócio, um escritório de advocacia precisa trabalhar com custos reduzidos e controlados. A redução de custos é uma maneira inteligente de operar apenas com o necessário, tornar o negócio mais lucrativo e prepará-lo para o crescimento.

O termo ‘redução de custos’ assusta, mas é importante ressaltar que quando falamos nesse assunto, não significa que estamos falando em downsizing ou fechamento de unidades. Um escritório de advocacia possui certos ativos que não devem ser alterados em uma redação de custos estratégica, e o mais importante deles são as pessoas, que detém a propriedade intelectual e são responsáveis pelo core business do escritório.

A seguir, 6 maneiras de reduzir os custos em um escritório

Encare como uma estratégia. O primeiro passo é encarar a redução de custos como uma estratégia. É preciso passar a mensagem certa dentro do escritório, que não soar como uma medida de risco, mas sim uma estratégia de apoio ao crescimento.

Envolva as pessoas na causa. Envolva todos os colaboradores, independente da função e nível hierárquico. Convoque os gestores os envolva na missão – peça que eles levantem todos os custos de seus departamentos e apresentem planos com sugestões de redução. Custos desnecessários aparecerão aos montes.

Repasse suas despesas. Muitos dos custos de um escritório são processuais, que envolvem locomoção, cópias de documentos, entre outros, e se o escritório arca sozinho com eles, cada processo torna-se menos lucrativo. A melhor maneira de resolver isso é apresentar esses custos de uma maneira profissional para o cliente, através de um relatório organizado e detalhado, e solicitar o reembolso. É importante ter alinhado esse repasse previamente com o cliente e estar preparado para os questionamentos na hora da cobrança.

Reduza o número de viagens. Viagens envolvem passagens, hotéis, refeições e gastos imprevistos, além do tempo dos profissionais. Com o avanço da tecnologia, é possível assinar documentos eletronicamente, realizar uma conferência com um sócio que está em uma filial em outro estado e fazer reuniões com clientes de outras cidades. Caso ainda não faça uso de tecnologias para conferências online, leia o post Skype vs GoToMeeting.

Não gaste com o desnecessário. O escritório realmente precisa de mobiliário novo nesse momento? É essencial para o negócio levar clientes para almoçar em lugares caros? Esses questionamentos são de extrema importância. É possível fazer as mesmas coisas com menos dinheiro e, inclusive, manter o status. Para demonstrar bom gosto, não é preciso ter altos gastos, e sim criatividade.

Invista no que traz retorno. Gastar o caixa do escritório com grandes estruturas físicas, mobiliário caro e artigos de decoração, traz ainda mais custos no longo prazo. Ao invés disso, procure investir em tecnologias que oferecem redução de custos e sustentabilidade, como servidores modernos que oferecem ainda mais desempenho com menos consumo de energia, por exemplo. Contratar um software jurídico pode contribuir fortemente para a redução de custos e controle das despesas. No longo prazo, o escritório tem o retorno do investimento realizado e mantém seus custos baixos.

Uma dica adicional: Pequenos atos podem fazer a diferença. Apagar as luzes e desligar os aparelhos quando encerrar o expediente; pensar duas vezes antes de imprimir qualquer coisa; abrir as janelas do escritório e desligar o ar condicionado quando o clima permite, entre outras.

Reduzir custos exige disciplina e envolvimento, mas os resultados compensam muito do médio ao longo prazo.

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