6 formas de aumentar a produtividade do escritório de advocacia

Produtividade do escritório de advocacia

Vamos iniciar esse artigo com uma reflexão: Se a lei é uma só para todos, o que faz uma pessoa/empresa escolher um escritório de advocacia em detrimento de outro? Fatores como a credibilidade do escritório no mercado, o peso da marca e o preço dos serviços, são apenas alguns dos motivos. Além desses fatores, a balança pende para o escritório que possui profissionais competentes e produtivos, que negociam prazos, alinham expectativas e dão feedbacks, corrigem rotinas para evitar o desperdício de tempo e dinheiro, entre outras qualidades.

A mesma exigência das pessoas e empresas ao correrem atrás de seus direitos, se faz presente no momento de buscar por um escritório de advocacia para assumir e defender sua causa. Todos buscam por rapidez, eficiência, confiança e querem ser bem atendidos e cativados. Para o seu escritório atingir esse patamar exigido pelos clientes, nós elencamos 6 dicas para alavancar a produtividade do escritório de advocacia:

Dica 1 – Pergunte-se: “Isso é realmente o que eu fui fazer na faculdade de direito?”

Pense em todas as coisas aparentemente insignificantes que você faz durante o dia e lhe faz perder um precioso tempo, que, por sua vez, poderia ser melhor aproveitado em outra atividade. Tenha como objetivo gastar menos tempo com funções administrativas e mais tempo advogando. Pode não parecer muita coisa, mas pense na somatória de todos os minutos gastos buscando informações dos clientes em meio à tanta papelada no escritório. Buscar arquivos em papel é apenas um exemplo de uma lista de atividades que poderiam ser feitas de maneira mais eficiente, através da tecnologia.

Dica 2 – Reconheça a ineficiência, mesmo quando o tempo desperdiçado não é o seu

É muito comum alocar assistentes (paralegais) em executar tarefas repetitivas no dia-a-dia, como encontrar processos, ir até o fórum buscar documentos, entre outras atribuições. Por mais que, para o escritório, isso não pareça causar um impacto negativo, tanto o cliente quando o advogado são afetados: o cliente terá que esperar para ter suas informações e o advogado, por sua vez, perderá a agilidade para a decisão do próximo passo no processo. Se o escritório conta com uma gestão prática e correta, as informações estão sistêmicas e disponíveis rapidamente, o que possibilita que o auxiliar seja alocado em atividades voltadas para o exercício da advocacia.

Dica 3 – Use a tecnologia para tarefas de tecnologia, e pessoas para dar o toque pessoal

Quando insistimos na ideia de que é necessário utilizar a tecnologia sempre que possível, não sugerimos que seu escritório se livre do toque pessoal que só profissionais podem dar. Na verdade, alocar pessoas em tarefas de relacionamento com o cliente (como atender o telefone, por exemplo), pode suprir a necessidade de dar feedbacks sobre o processo. Entretanto, as possibilidades do escritório ao utilizar um software de gestão especializado no jurídico são muitas, dentre elas: trabalhar de onde estiver, através de dispositivos móveis; acessar todas as informações relacionadas a um caso em um só lugar; integrar o software com outros programas (como o de contabilidade, por exemplo); entre outras.

Dica 4 – Poupe sua mente de detalhes, deixe-os por conta da tecnologia

O armazenamento de dados não é um trabalho para o cérebro, secretários ou mesmo blocos de notas. Lapsos de memória acontecem, funcionários podem ter imprevistos e o café pode manchar um bloco de notas, quando derramado. Com um software de gestão para o jurídico, o escritório não só economiza a atenção de seus colaboradores que poderão focar 100% no exercício, como mantém o controle de tudo o que acontece no dia-a-dia do advogado, desde os mínimos detalhes, criando uma base de dados que pode ser acessada a qualquer momento pelo advogado, seja durante uma reunião ou uma viagem para fora do país.

Dica 5 – Tenha o controle de cada minuto do seu tempo, mesmo que não seja faturável

Você nunca vai saber realmente o quão produtivo, até que você esteja controlando fielmente como o seu tempo é gasto em todas as atividades do dia-a-dia, mesmo as mais rápidas. Essa é a melhor maneira de eliminar ineficiências em processos internos e gerar dados necessários para estruturar os novos processos e fazer o escritório lucrar mais. Apesar de existir muitos programas de timesheet na internet, muitas vezes, eles não se integram ao software de gestão, o que demanda mais tempo para marcar as informações corretamente – portanto, opte sempre por um software jurídico que possua o recurso de timesheet e elimine preocupações.

Dica 6 – Comece ao menos considerando a ideia de um escritório sem papel

Sabemos que pode soar um pouco drástico e até assustador, mas quando você considera que tudo o que é feito em papel pode ser gerido de maneira muito mais eficiente em computadores, essa sensação passa. Sempre há quem discorde e alegue que o computador pode quebrar, a energia cair ou vírus invadirem a rede, mas, acredite, recursos simples como backup, redundância, firewall e afins, superam essas alegações.

O dia-a-dia do advogado não se limita a defender peças processuais ou ir à audiências. Dentro do escritório, existe uma rotina de gestão e contato com o cliente, que também precisa de algumas técnicas para que seja eficiente e produtiva. Gostou do artigo ou tem mais dicas para ajudar os colegas de profissão a serem mais produtivos? Comentários e outras dicas serão muito bem vindos.